(C)Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа системы «1C Архив» фирмы «1С»
(Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.)
|
Архитектура системы и ее общее описание
Основными назначениями системы «1САрхив» являются централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, быстрый поиск информации. «1САрхив» может хранить документы любых типов -- офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как утверждает производитель, «1САрхив» чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.
В системе «1САрхив» документы хранятся в папках-рубрикаторах. На каждый документ в «1САрхиве» ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.
Документы в системе можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки «1САрхива». Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере «1САрхива» в фоновом режиме и реализована на основе ABBY FineReader Engine.
В «1САрхиве» пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.
Для просмотра и редактирования документов «1САрхив» использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в «1САрхиве», не переключаясь в другое приложение.
В системе «1САрхив» можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.
Система обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов. При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в «1САрхиве». К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.
Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документам помощью обычных веб-браузеров.
«1САрхив» позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО. Полнотекстовое индексирование выполняется сервером «1САрхива» в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).
Каждому объекту «1САрхива» (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям -- просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов «1САрхива» или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.
В состав «1САрхива» входят механизмы интеграции с внешними приложениями, позволяющие, добавить к уже существующим системам функциональность «1САрхива», разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки, создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1САрхиве, разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.
Вызов функций «1САрхива» можно осуществлять из «1СПредприятия» версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.
Протокол обследования по направлениям
| Название | Выявленные свойства или отсутствие важных свойств |
| Регистрационные формы делопроизводства | + карточки входящих, исходящих, создаваемых документов + связи карточек - карточки заданы жестко и не могут быть изменены |
| Стандартные контуры делопроизводства и документооборота | + входящие и исходящие - других нет |
| Гибкость нумерации документов | - можно задавать только номера входящих/исходящих - механизм нумерации не гибкий |
| Поддержка словарей и справочников (классификаторы) | - не поддерживаются в явном виде |
| Гибкость ведения журналов документов | +- журналы совпадают с папками системы; |
| Качество поддержки регистрации основных типов делопроизводственных документов | +- для входящих поддерживаются все основные возможности, кроме гибкости нумерации и приписывания к делу. Поле подсказки списка контрагентов устроено так, что с ним неудобно работать при накоплении большого числа вариантов выбора. Можно переправить адресату для рассмотрения и вынесения резолюции +- для входящих поддерживаются все основные возможности, кроме гибкости нумерации и приписыванию к делу. Поле подсказки списка контрагентов устроено так, что с ним неудобно работать при большом числе вариантов выбора. Нельзя поставить на контроль получение ответа +-создаваемые поддерживаются, но на самом простейшем уровне |
| Особенности процессов регистрации протоколов заседаний | - нет, реализуется вручную, через неструктурированные файлы и стандартные поручения |
| Возможности ведения «дел» и архивов | - возможностей ведения дел нет; - номенклатура дел не поддерживается; |
| Организация хранилища | Все документы хранятся в защищенных файловых папах, а их карточки в базе данных системы. Для оптимизации хранилища применяется механизм томов (размещения наборов документов в раздельных файловых папках) - других возможностей нет |
| Управление документами и связями | +- блокировка документа при редактировании; + автоматическое сохранение любого числа редакторских версий документа, возврат к любой из них; + любые форматы хранения; - управление данными вне хранилища; - связывание документов и их версий; + многоязычность версий документов в явном виде не поддерживается; +- иерархические папки (они же и единственный рубрикатор) |
| Поисковые возможности | + есть довольно развитый поиск по реквизитам; +- система папок является рубрикатором; + поиск полнотекстовый + учет морфологии русского + виды (подборки) документов +- рубрикация -- по папкам системы +- индексирование только в фоновом режиме (не сразу) + комментирование документа |
| Внесение, создание на базе шаблонов | + Внесение в систему готовых документов + поддерживается на базе шаблонов Word - не поддерживается генерация шаблонов на базе заполняемых реквизитами форм |
| Сканирование | поддерживается по документный и потоковый ввод используется FineReader |
| Полнота использования возможностей E-mail | - полнофункционального управленческого взаимодействия по E-mail не поддерживается |
| Взаимодействие по факсу | - нет |
| Сценарии и особенности выдачи поручений | - имеются только простые сценарии выдачи поручений, нет отмены поручений, делегирования полномочий, перепоручения и т.п. - нет ролевого поручения (по должности, подразделению) + есть входящие и исходящие поручения + есть важность поручения - нет относительных сроков поручений - нельзя регулировать кто и кому выдает поручения |
| Уведомления, напоминания и контроль исполнения поручений | + можно посылать любые уведомления пользователям системы +- имеются только простые сценарии контроля (через карточки и списки задач пользователя) +- этапность работ не поддерживается (позволяет лишь измерять выполнение в процентах) - E-mail практически никак не используется в поручениях - контроль может осуществляться только пользователем системы |
| Регистрация состояния документа | + поддерживается текущий статус - набор статусов ограничен (не включает визирование и пр.) - нет цепочек связанных документов, кроме как для входящих/исходящих + на документ может быть наложена резолюция |
| Простые маршруты (листы согласования) | - нет |
| Workflow-подобная обработка документа | - нет |
| Возможности протоколирования и генерации отчетов | - все действия пользователей протоколируются - отчеты сводятся к просмотру протоколов действий и почти не настраиваются |
| Проектные площадки | - нет |
| Функции ECM | нет |
| Использование механизма ролей и специализированных АРМ | - ролевой доступ в смысле участия в процессах неточно определенных субъектов отсутствует + можно разграничивать права доступа на основе групп - Нельзя задавать специализорованные АРМ |
| Полнота использования сведений о штатной оргструктуре в системе | - не используется |
| Безопасность | + права назначаются каждому документу и папке + поддерживаются группы пользователей + поддерживается наследование прав папок и документов + права включают просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, + перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление + все действия с документами протоколируются (аудит действий) + устаревание пароля; - поддержка аутентификации не по паролю; - поддержка ЭЦП; |
| Рабочие места (клиентские компоненты) системы | + толстый клиент (полная функуиональность); + веб-браузер (просмотр документов); - выбор языка интерфейса невозможен; + кэширование данных на клиенте + поддержка ICQ |
| Интеграция холдинга, репликация данных | централизованная архитектура, репликации нет |
| Архитектура. технологическая основа и ее ограничения | * клиент-сервер; +- собственная (нестандартная) иерархическая СУБД; + возможность использования SQL-СУБД; +- явных ограничений на число и размер документов нет; - возможностей переноса в ленточный архив нет; +- все управление централизованное; - расписания только через программирование API; +- «большое» число документов +- формирование распределенных многотомных хранилищ |
| Открытость системы и средства интеграции | + есть относительно полноценый API; + Вызов функций 1САрхива можно осуществлять из 1СПредприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки. - Web-сервисы не используются; - интеграции с SAP R/3 нет; |
| Лицензионная политика | не доступа |
| Свойства поставщика | - в основном автоматизация мелких и средних фирм; - другие приложения производителя не масштабируемы; |
| Производительность и надежность | - не ясна, по косвенным признакам она не может быть высокой |
| Оценки сложности внедрения | - не проводились |
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
1С является стабильной компанией с сотнями клиентами. Компания ориентирована на сектор малого и среднего бизнеса. Основной продукт -- 1С:Предприятие (Бухгалтерия). Как правило архитектура создаваемых решений не масштабируема.
Анализ референтных внедрений
Сведений об успешном использвании «1С Архив» найти не удалось.
Выводы о применимости
Продукт «1САрхив» является коробочным и не настраиваемым. У него есть следующие недостатки:
- средства делопроизводства не развиты, отсутствует такие важные особенности как поддержка дел, номенклатуры дел, справочников;
- настройка на другие задачи, такие как подготовка заседаний и регистрация их протоколов отсутствует;
- нет базовых возможностей документооборота -- согласования документов, workflow и т.п.;
- возможности в области выдачи и контроля поручений слабые;
- возможности ролевой работы с системой неразвиты: нет специализированных АРМ, невозможно выдавать поручения ролевым субъектам;
- продукт ориентирован на работу только на одной площадке, нет средств репликации и т.п.;
- неясна масштабируемость системы, вероятно, она ориентирована на малые внедрения;
Продукт, по всей видимости, эффективно применять только для упрощения складирования документов и их поиска в отдельной небольшой структуре (например, бухгалтерия).
