(C)Олег Форминов, участие: Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа продуктов «ЕВФРАТ-Документооборот» и «ЕВФРАТ-Архив» фирмы Cognitive Technologies
Основными назначениями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, быстрый поиск информации, организация контроля над исполнением поручений и формирование различных отчетов и журналов.
В системе большое внимание уделено сохранению конфиденциальности работы с документами. Для этого всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.
Имеются средства поиска по РКК и полнотекстового поиска, по прикрепленным файлам.
Система контроля исполнения достаточно гибка и позволяет воспроизвести порядок прохождения документа в почти любой организации организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подчиненных поручений, исходящих от ответственного исполнителя. Достаточно развита и подсистема уведомлений и напоминаний, в частности, позволяющая контролировать весь процесс прохождения поручения (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки).
В состав системы «ЕВФРАТ-Документооборот» входят следующие обязательные модули:
Дополнительно в систему могут входить:
Систем документооборота следует концепции единого централизованного хранилища документов. Использует для хранения документов нестандартную иерархическую базу данных «Ника», созданную самой компанией, хотя утверждается возможность функционирования и поверх других СУБД (Oracle, MS SQL, IBM DB/2).
Система «Электронный Архив ЕВФРАТ» по своей функциональности дополняет систему «ЕВФРАТ-Документооборот». «Электронный Архив ЕВФРАТ» позволяет регистрировать и индексировать весь накопленный объем документов, сканировать и распознавать бумажные документы, работать с документами сложной структуры (проводя их классификацию и описание), организовывать и поддерживать резервные копии архива, а также при необходимости осуществлять восстановление данных из резервных копий. Одной из особенностей системы является мощная подсистема ввода и обработки структурированных бумажных документов (анкет, описей, опросных листов, результатов голосования), в том числе с достаточно сложными проверками правильности вводимых данных и их целостности. Для данного проекта ключевыми возможностями «Электронный Архив ЕВФРАТ» является потоковое сканирование документов и возможность работы с структурированными бумажными формами
Существуют две версии архивной системы, «Евфрат @SOHO» и «Евфрат Office», для крупного проекта подходит лишь «Евфрат Office».
Основной проблемой использования «Евфрат Office»является отсутствие сколь-нибудь плотной интеграции между «Евфрат Office» и «ЕВФРАТ-Документооборот», несмотря а то, что они используют одинаковую подсистему хранения документов. В принципе, путем использования открытых API возможность интеграции может быть реализована, однако это заметно усложнит внедрение и повысит стоимость общей системы.
В результате, в дальнейшем при анализе функциональности возможности системы «Евфрат Office» будут рассматриваться в минимальной степени.
На сайте производителя приведен следующий список внедрений «ЕВФРАТ-Документооборот», содержащий порядка 70 внедрений в разных отраслях экономики.
Одним из крупных внедрений является созданная для Южного Федерального округа разработки совместно с ООО «Интеллект-Информ» на базе «ЕВФРАТ-Документооборот» комплекса автоматизации документооборота для предприятий железнодорожного транспорта «ЕВФРАТ-Документооборот.РЖД». Комплекс отлаживался на базе ОАФ «Северокавказская железная дорога».В рамках пилотного проекта установлено около 50 рабочих мест системы и еще 25 мест подсистемы «Архивариус».
Общее число участников подчиненных СКЖД компаний, планируемых к обслуживанию «ЕВФРАТ-Документооборот.РЖД», составляет около 500.
На ОАО «Негуснефть», ведущем разработку Варынгского нефтяного месторождения, «ЕВФРАТ-Документооборот» была развернута для борьбы с наметившимися в результате роста филиальной сети компании проблемами с согласованием документов. В результате было развернуто централизованное хранилище документов.
ООО «Балттранснефтепродукт» приял решение о б автоматизации документооборота под воздействием нестабильной рыночной обстановки 2000 г. Результатом стало детальная проработка маршрутов передачи документов и создание на их базе схем работы сотрудников, а также интеграция с системой документооборота специализированных приложений. Внедрение всего проекта с момента подписания договора заняло 3 месяца, и велось совместно с компанией DisplayBaltika.
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
Компания Cognitive Technology является стабильной компанией с сотнями клиентами. Исторически основной сферой деятельности компания являлись системы распознавания, в первую очередь – печатного текста, однако компания одной из первых начала расширять сферу своей деятельности сначала на системы безбумажного хранения и обработки документов, а затем и на полноценные системы документооборота.
Компания разрабатывает и внедряет целый ряд программных продуктов разной ориентации, причем продукты семейства «Еврат» рассматриваются как одни из самых важных. Небезынтересно, что эти продукты получили по результатам сравнения с конкурентами награды от нескольких изданий, в числе которых «РБК», «CIO-Worls», «Экономика и жизнь», «Деловые вести», «Мир ПК», «Комптютер-Пресс», «БОСС» и др.
Компания обладает достаточно разветвленной сетью филиалов и партнеров, способных провести работы по внедрению практически в любой точке СНГ.
Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой хорошее решение на как по функциональности, так и по стоимости. Более того, компания-производитель готова провести адаптацию продукта под нужды заказчика, что также повышает привлекательность этой СДО.
К недостаткам можно отнести:
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа продуктов «ЕВФРАТ-Документооборот» и «ЕВФРАТ-Архив» фирмы Cognitive Technologies
|
|
Общие сведения
Основными назначениями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, быстрый поиск информации, организация контроля над исполнением поручений и формирование различных отчетов и журналов.
В системе большое внимание уделено сохранению конфиденциальности работы с документами. Для этого всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.
Имеются средства поиска по РКК и полнотекстового поиска, по прикрепленным файлам.
Система контроля исполнения достаточно гибка и позволяет воспроизвести порядок прохождения документа в почти любой организации организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подчиненных поручений, исходящих от ответственного исполнителя. Достаточно развита и подсистема уведомлений и напоминаний, в частности, позволяющая контролировать весь процесс прохождения поручения (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки).
В состав системы «ЕВФРАТ-Документооборот» входят следующие обязательные модули:
- АРМ Пользователя;
- АРМ Администратора;
- Модуль "Графический дизайнер маршрутов" – позволяет проектировать типовые маршруты движения документов в организации;
- Дизайнер форм -- средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
- Менеджер журналов и отчетов -- средство настройки отчетов;
- Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей.
Дополнительно в систему могут входить:
- "НТТР-сервер", который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера;
- "Архивариус", предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов.
Систем документооборота следует концепции единого централизованного хранилища документов. Использует для хранения документов нестандартную иерархическую базу данных «Ника», созданную самой компанией, хотя утверждается возможность функционирования и поверх других СУБД (Oracle, MS SQL, IBM DB/2).
Система «Электронный Архив ЕВФРАТ» по своей функциональности дополняет систему «ЕВФРАТ-Документооборот». «Электронный Архив ЕВФРАТ» позволяет регистрировать и индексировать весь накопленный объем документов, сканировать и распознавать бумажные документы, работать с документами сложной структуры (проводя их классификацию и описание), организовывать и поддерживать резервные копии архива, а также при необходимости осуществлять восстановление данных из резервных копий. Одной из особенностей системы является мощная подсистема ввода и обработки структурированных бумажных документов (анкет, описей, опросных листов, результатов голосования), в том числе с достаточно сложными проверками правильности вводимых данных и их целостности. Для данного проекта ключевыми возможностями «Электронный Архив ЕВФРАТ» является потоковое сканирование документов и возможность работы с структурированными бумажными формами
Существуют две версии архивной системы, «Евфрат @SOHO» и «Евфрат Office», для крупного проекта подходит лишь «Евфрат Office».
Основной проблемой использования «Евфрат Office»является отсутствие сколь-нибудь плотной интеграции между «Евфрат Office» и «ЕВФРАТ-Документооборот», несмотря а то, что они используют одинаковую подсистему хранения документов. В принципе, путем использования открытых API возможность интеграции может быть реализована, однако это заметно усложнит внедрение и повысит стоимость общей системы.
В результате, в дальнейшем при анализе функциональности возможности системы «Евфрат Office» будут рассматриваться в минимальной степени.
Протокол обследования
| Название | Выявленные свойства или отсутствие важных свойств |
Стандартные контуры делопроизводства и документооборота | в системе для описания контуров вводится понятие «потока документов», каждый из которых независим с точки зрения прав доступа к ему. + входящие и исходящие + общий поток создаваемых внутри организации документов ОРД + любые другие, создаваемые администратором (скажем, «Приказы») |
Регистрационные формы делопроизводства | в системе принята концепция, что документ состоит из регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки + карточки входящих, исходящих, создаваемых документов + связи карточек - карточки заданы жестко и не могут быть изменены |
Гибкость нумерации документов | + можно задавать номера по каждому контуру документов + механизм нумерации достаточно гибкий, настраиваемый |
Поддержка словарей и справочников (классификаторы) | +- поддерживаются при выдаче поручений и поиске документов |
Гибкость ведения журналов документов | + стандартно имеются журналы и отчеты по каждому из потоков (контуров) документов + имеется средство генерации шаблонов для любых других типов отчетов и журналов + возможно создание общедоступных и локальных (в данном АРМ) журналов/отчетов и |
Качество поддержки регистрации основных типов делопроизводственных документов | + для всех контуров поддерживаются все основные возможности, удобство функционирования на приемлемом уровне |
Особенности процессов регистрации протоколов заседаний | - нет, реализуется вручную, через неструктурированные файлы и стандартные поручения |
Возможности ведения «дел» и архивов | - возможностей ведения дел нет; - номенклатура дел не поддерживается; + есть средства списания документов в архив (централизованный) + есть специфические средства поиска в архиве (по дате списания, по сроку хранения и т.д.) + возможен совместный поиск данных по активным и архивным документам + архив хранится на отдельном сервере, и обслуживается подсистемой «Архивариус» |
Управление документами и связями | + блокировка документа при редактировании; -? по-видимому, отсутствует версионность документа (кроме вручную создаваемой путем введения копий документов) + любые форматы хранения; - управление данными вне хранилища; + связывание документов («в ответ на», «в замену», «в связи с») и их версий; - многоязычность версий документов в явном виде не поддерживается; - нет средств удобной организации больших объемов документов (папки, дела и т.д.) |
Поисковые возможности хранилища | + поиск полнотекстовый + учет морфологии русского + виды (подборки) документов + рубрикация + индексирование + комментирование документа + специфические поля для поиска в архиве + есть довольно развитый поиск по реквизитам; |
Оптимизация хранилища | -? не ясно |
Функции ECM | нет |
Сканирование | + поддерживается подокументный ввод, в том числе с автоматическим распознаванием при переносе образа докуента в окно АРМ |
Создание документов на базе шаблонов | +- при помощи общей подсистемы создания электронных форм, иногда оказывающейся излишне мощным средством |
Внесение в систему готовых документов | + |
Полнота использования возможностей E-mail | + в системе имеется аналог переписки между пользователями по E-mail - полнофункционального управленческого взаимодействия по E-mail не поддерживается |
Взаимодействие по факсу | - нет |
Сценарии и особенности выдачи поручений | + поддерживаются практически любые типы поручения и управления ими (кроме полного делегирования прав) + есть ролевое поручение + есть важность поручения - нет относительных сроков поручений + есть четкая организация структуры кто и кому выдает поручения |
Уведомления, напоминания и контроль исполнения поручений | + можно посылать любые уведомления пользователям системы + развитые сценарии контроля (через карточки, списки задач пользователя, напоминания и статусы обработки по каждому поручению) + этапность работ поддерживается - есть аналог E-mail при работе с поручениями - контроль может осуществляться только пользователем системы |
Регистрация состояния документа | + поддерживается текущий статус -+ набор статусов несколько ограничен (не включает визирование) + есть достаточно гибкая связанность документов + на документ может быть наложена резолюция |
Простые маршруты (листы согласования) | + поддерживаются любые незамкнутые листы согласования + имеется развитое графическое средство дизайна маршрутов согласования, в том числе с применением ролей |
Workflow-подобная обработка документа | +- ограничена только согласованием, визированием, исполнением поручений и контролем поручений, однако в этих рамках довольно полна - отсутствуют циклические структуры маршрутов |
Использование механизма ролей и специализированных АРМ | +ролевой доступ в используется при описании функциональных обязанностей и при описании маршрутизации документов + функциональная роль регистратор (создает поручения или согласования по документу, назначает контролера, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям согласно резолюции и устным указаниям руководителя, выбирает для документа маршруты выполнения поручений или согласований, выполняет связывание документов и присоединяет файлы документов к регистрационной карточке документа); + функциональная роль руководитель (принимает решения по обработке документов и распределяет работы по документу, налагает резолюции и визирует документы ЭЦП); + функциональная роль исполнитель (выполняет поручение по документу, визирует документы ЭЦП, при выполнении согласований принимает решение по документу: одобрить или отклонить); + функциональная роль ответственный исполнитель (создает подпоручения, визирует документы ЭЦП, при выполнении согласований принимает решение по документу: одобрить или отклонить) + функциональная роль контролер (контролирует ход исполнения работ по документу, создает новые поручения и согласования, переназначает исполнителей по поручениям, изменяет сроки исполнения поручений, прерывает исполнение поручений, возвращает поручения ответственным исполнителям на доработку, снимает поручения с контроля); + любой сотрудник, не являющийся контроллером, может контролировать созданные им поручения + можно разграничивать права доступа на основе групп -+ специализированных АРМ (кроме администратора и дизайнеров форм и маршрутов) в комплекте поставки нет – все пользователи используют универсальный АРМ + есть средство создания специальных электронных форм (в том числе с развитыми программами на специальном языке скриптов), при помощи которых можно строить довольно сложные специальные АРМ. |
Полнота использования сведений о штатной оргструктуре в системе | -+ внешние источники данных не используются, в самой системе создаются справочники оргструктуры и функциональных групп пользователей, между которыми вводятся соответствия |
Возможности протоколирования и генерации отчетов | + все действия пользователей протоколируются + стандартные отчеты достаточно гибки + есть средства создания собственных отчетов |
Проектные площадки | - нет |
Безопасность | + права обычно назначаются по функциональным обязанностям + возможно задание прав для отдельных работников + при получении поручения автоматически получаются соответствующие временные права на документ + поддерживаются группы пользователей + все действия с документами протоколируются (аудит действий) + устаревание пароля; + списание пароля; + поддержка ЭЦП; |
Рабочие места (клиентские компоненты) системы | + толстый клиент (полная функциональность); + веб-браузер (просмотр поручений, некоторые действия по их исполнению, ответ на сообщения, просмотр документов, некоторая административная работа); - выбор языка интерфейса невозможен; |
Интеграция холдинга, репликация данных | - централизованная архитектура, репликации нет |
Архитектура, технологическая основа и ее ограничения | * клиент-сервер; +- собственная (нестандартная) иерархическая СУБД; +- заявлена без детализации возможность использования SQL-СУБД Oracle, MS SQL, IBM DB2; +- явных ограничений на число и размер документов нет; + возможностей переноса в ленточный архив при помощи продукта-компаньона; +- все управление централизованное; - расписания только через программирование API; +- «большое» число документов +- формирование распределенных многотомных хранилищ (средствами системы) |
Открытость системы и средства интеграции | + есть относительно полноценный API; - Web-сервисы не используются; - интеграции с SAP R/3 нет; |
Лицензионная политика | Отдельно продаются лицензии на сервер и клиент систему «ЕВФРАТ-Документооборот», при этом необходимо приобрести соответствующее число лицензий и на сервер, и на клиента. Цены за сервер составляют от $100 за однопользовательскую лицензию ($100/место) до $1800 за 51-100-пользовательскую ($18/место), в дальнейшем действуют специальные цены. Цены за клиента составляют от $199/место за однопользовательскую лицензию до $100/место за 100-пользовательскую, в дальнейшем действуют специальные цены. Программа работы с архивами «Архивариус» стоит дополнительно $350 долл. Стоимость системы «Электронный Архив ЕВФРАТ» составляет от $169 за единственную лицензию до $85 на место при числе мест от 51 до 100. |
Свойства поставщика | - в основном автоматизация мелких и средних фирм; - другие приложения производителя не масштабируемы; |
Производительность и надежность | - не ясна, по косвенным признакам она не может быть высокой |
Оценки сложности внедрения | не проводились |
Анализ референтных внедрений
На сайте производителя приведен следующий список внедрений «ЕВФРАТ-Документооборот», содержащий порядка 70 внедрений в разных отраслях экономики.
Одним из крупных внедрений является созданная для Южного Федерального округа разработки совместно с ООО «Интеллект-Информ» на базе «ЕВФРАТ-Документооборот» комплекса автоматизации документооборота для предприятий железнодорожного транспорта «ЕВФРАТ-Документооборот.РЖД». Комплекс отлаживался на базе ОАФ «Северокавказская железная дорога».В рамках пилотного проекта установлено около 50 рабочих мест системы и еще 25 мест подсистемы «Архивариус».
Общее число участников подчиненных СКЖД компаний, планируемых к обслуживанию «ЕВФРАТ-Документооборот.РЖД», составляет около 500.
На ОАО «Негуснефть», ведущем разработку Варынгского нефтяного месторождения, «ЕВФРАТ-Документооборот» была развернута для борьбы с наметившимися в результате роста филиальной сети компании проблемами с согласованием документов. В результате было развернуто централизованное хранилище документов.
ООО «Балттранснефтепродукт» приял решение о б автоматизации документооборота под воздействием нестабильной рыночной обстановки 2000 г. Результатом стало детальная проработка маршрутов передачи документов и создание на их базе схем работы сотрудников, а также интеграция с системой документооборота специализированных приложений. Внедрение всего проекта с момента подписания договора заняло 3 месяца, и велось совместно с компанией DisplayBaltika.
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
Компания Cognitive Technology является стабильной компанией с сотнями клиентами. Исторически основной сферой деятельности компания являлись системы распознавания, в первую очередь – печатного текста, однако компания одной из первых начала расширять сферу своей деятельности сначала на системы безбумажного хранения и обработки документов, а затем и на полноценные системы документооборота.
Компания разрабатывает и внедряет целый ряд программных продуктов разной ориентации, причем продукты семейства «Еврат» рассматриваются как одни из самых важных. Небезынтересно, что эти продукты получили по результатам сравнения с конкурентами награды от нескольких изданий, в числе которых «РБК», «CIO-Worls», «Экономика и жизнь», «Деловые вести», «Мир ПК», «Комптютер-Пресс», «БОСС» и др.
Компания обладает достаточно разветвленной сетью филиалов и партнеров, способных провести работы по внедрению практически в любой точке СНГ.
Выводы по системе
Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой хорошее решение на как по функциональности, так и по стоимости. Более того, компания-производитель готова провести адаптацию продукта под нужды заказчика, что также повышает привлекательность этой СДО.
К недостаткам можно отнести:
- ориентацию на строго централизованное хранение данных без возможности репликации хранилищ документов;
- невозможность организации нескольких площадок с канцелярией на базе данного продукта, обменивающихся исчерпывающими данными по стандартным каналам;
- достаточно плохо организованную работу с большими объемами хранения;
- несовершенная работа с номенклатурой дел;
- несовершенная подсистема работы с «бумажными» документами (потоковый ввод реализован плохо стыкуемой отдельной системой, нет учета рассылки бумажных документов);
- использование нестандартной базы данных с неясными ограничениями по надежности и масштабируемости (заявления производителя о поддержке SQL-СУБД не находят серьезного подтверждения);
