(С)Олег Фоминов, Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа системы Enterprise Document Management (DM) фирмы Hummingbird
История развития Enterprise DM
Системы обработки документов компании Hummingbird известны достаточно давно и широко применяются многими западными компаниями из практически любых сфер деятельности. Компания достаточно активно продолжает развитие систем как своими силами, так и путем приобретения сторонних компаний, в результате чего «портфель» решений в рамках одной архитектуры постоянно увеличивается.
Первой системой Hummingbird, получившей распространение в России, стала многоплатформенная система DOCS Open (полученная компанией в результате поглощения в 1999 г. фирмы PC DOCS, которая выпустила первую версию данного ПО еще в 1990 г.). Данное ПО представляло достаточно примитивное по меркам сегодняшнего дня решение, направленное почти исключительно на решение задач хранения данных и лишь в небольшой мере – на документооборот (точнее, workflow как оно понимается на Западе). Оно позволяло вводить документы в хранилище из самых различных прикладных программ (в том числе имелась совместимость с ODMA) и путем сканирования «бумажных» документов, автоматически отслеживать изменения документов во внешних файловых каталогах, осуществлять поиск документов (атрибутивный, по ключевым словам, полнотекстовый), организовывать документы в иерархически организованные проекты без физического перемещения или копирования самих документов, просматривать и аннотировать документы, осуществлять слежение за версиями документов. Функции документооборота были не столь развиты, и предусматривали лишь пересылку сообщений (возможно, с простой маршрутизацией), при этом концепция ролей и функциональных групп не использовалась. Начиная с 1997 г. компания выпускает модуль CyberDOCS, обеспечивающий базовую функциональность по работе с C DOCS посредством Интернет-браузеров.
Способность системы работать с данными практически любого типа (в первую очередь – крупноформатной и сложной проектной документацией в форматах, принятых в системах автоматического проектирования, а также сканированных образов с подобной документации), простая интеграция с заказными модулями и несложная русификация привели к тому, что несколько лет DOCS Open была чрезвычайно популярна в России качестве системы организации архивов документов. В настоящий момент DOCS Open продолжает кое-где применяться, однако ее цикл развития завершен, и компания Hummingbird прекратила ее дальнейшую разработку, обеспечивая лишь поддержку и настоятельно призывая к переходу на более новые поколения ПО.
В результате дальнейшего развития ПО DOCS Open возникла система DOCSFusion (вышла в 1998 г.). Основными чертами DOCSFusion, отличающими ее от DOCS Open, стало гораздо более серьезная ориентация на обеспечение полноценного документооборота, концентрация усилий на развитии Windows-версий системы (в частности интеграции со службой каталогов NT Domain и (позже) ActiveDirectory, Microsoft BackOffice, DCOM, модели расширения функциональности браузеров на базе ActiveX/ASP, а также частичном использовании возможностей MMC, MTS и MSMQ), а также обеспечение полного объема функциональности при работе в распределенных сетях при помощи технологий Интернет/интранет. Также DOCSFusion позволяет создавать распределенные архивы, возможно – чрезвычайно большого объема (в частности, допускается хранение большого числа звуковых и видео-материалов).
Поскольку DOCSFusion совместима с DOCS Open по основным методам хранения документов и API, удалось обеспечить достаточно простой переход с DOCS Open на DOCSFusion для клиентов, пожелавших это сделать. Поскольку DOCSFusion ориентирована на Интернет-применение, в ней использована трехзвенная архитектура, что обеспечивает более успешную масштабируемость системы и возможность повышения ее надежности.
Пользователь взаимодействует с DOCSFusion через «толстого» клиента PowerDOCS или Интернет-клиента CyberDOCS. PowerDOCS обеспечивает тесную интеграцию с интерфейсом Windows, по сути обеспечиваю работу с документами в стиле, присущем работе с локально хранимыми документами. Клиент также обеспечивает поддержку ODMA 2.0, что заметно упрощает работу с документами неизвестных DOCSFusion типов.
В DOCSFusion появилась лицензированная у российского интегратора «ВестьМетатехнология» подсистема DOCSFusion Routing (созданная первоначально как модуль DOCS Open). Данная подсистема позволяет задавать достаточно сложные маршруты прохождения документа, в том числе последовательные и параллельные пути, обеспечивать контроль выполнения и изменение маршрута в процессе исполнения. Также появилась возможность включать в документооборот не только отдельные документы, но и целые проекты. Наконец, обеспечивается поддержка схемы разграничения доступа к документам DOCSFusion и рассылка уведомлений по электронной почте.
Среди других новых модулей следует отметить DOCS Binder, обеспечивающих создание «подшивок» документов под общей дополнительной РКК (при этом возможно включение одного документа в разные «подшивки» и разграничение доступа внутри подшивки), DOCS Imaging, улучшающий процесс сканирования документов, и модуль интеграции с базами знаний Fulcrum Knowledge Network.
Заказные решения на базе DOCSFusion можно считать достаточно современными системами документооборота, вполне способными обеспечить базовую функциональность для очень многих компаний. Однако не стоит забывать, что практика работы с документами в России и на Западе существенно различается, что может существенно затруднить внедрение подобных систем. Подчеркнем еще раз, что переход от DOCS Open к DOCSFusion связан с изменением концепции компании Hummingbird по управлению документами в компании – вместо простого архивного хранения была предложена масштабируемая система документооборота, позволяющая получить к ней доступ из любой точки мира.
В 2002 г. компания Hummingbird выпустила новое поколение технологии управления информационными ресурсами корпорации. Семейство продуктов, ее реализующих, получили общее название Hummingbird Enterprise, и включали следующие продукты: Hummingbird Portal, Hummingbird DM, Hummingbird BI, Hummingbird RM, Hummingbird Collaboration, Hummingbird Web Publishing, and Hummingbird DM Workflow.
С выходом семейства Hummingbird Enterprise в очередной раз кардинально меняется модель управления информационными ресурсами корпорации, более того, высказывается мысль, что в рамках исповедуемого Hummingbird подхода возможно наконец-то реализация действительно действующей в масштабе корпорации и общеполезной системы управления контентом, включающей цикл создания, получения, изменения, согласования, утверждения, публикации, хранения, архивирования и уничтожения документов вне зависимости от их типа. Таким образом, мы приходим к идее управления циклом жизни документов. Кроме того, в рамках Hummingbird Enterprise заметное внимание уделено организации бизнес-процессов.
Особенно велики преимущества от перехода с DOCSFusion к Hummingbird Enterprise для компаний, род деятельности которых связан с длительными циклами хранения и изменения документов. Самыми яркими примерами являются государственные учреждения, юридические компании а также любые подразделения компаний, связанные со всеми фазами работы по контрактам – их подготовкой, согласованием, утверждением, исполнением, изменением и завершением.
Близким функциональным аналогом DOCSFusion в семействе Hummingbird Enterprise является продукт Hummingbird DM. Среди существенно новых функций Hummingbird DM по сравнению с DOCSFusion следует отметить более тесную интеграцию клиента с Windows, возможность более удобной и гибкой организацией деревьев документов, настраиваемых пользователем параметров поиска и просмотра документов, логическое связывание документов, заметно более развитая интеграция с почтовым клиентом, более развитая система разграничения доступа и т. д.; кроме того, появились совершенно новые компоненты, обеспечивающие взаимодействие Hummingbird DM с другими продуктами Hummingbird Enterprise.
После выхода Hummingbird Enterprise дальнейшее развитие DOCSFusion по сути прекратилось, выходят лишь апдейты, синхронизирующие базовую функциональность продуктов и исправляющие замеченные ошибки; ровно такова же ситуация и с поддержкой DOCS Open.
Таким образом, при рассмотрении продуктов компании Hummingbird стоит ориентироваться лишь на комплекс решений на базе Hummingbird Enterprise и не рассматривать решений на базе DOCSFusion и тем более DOCS Open. Следует отметить, что российские интеграторы достаточно долгое время рассматривали концепцию Hummingbird Enterprise как экстравагантную, «слишком современную» и требующую заметной перестройки привычного образа мышления (что, впрочем, не слишком далеко от истины), и продолжали поставлять решения на базе DOCSFusion и даже DOCS Open. Ситуация начал меняться только самое последнее время, и сегодня использование Hummingbird Enterprise начинает выходить из стадии пилотных проектов.
О преемственности DOCS Open, DOCSFusion и Hummingbird DM говорит множество фактов, в частности, «сквозная» нумерация версий.
Архитектура системы и ее общее описание Hummingbird Enterprise
Основной задачей Hummingbird Enterprise является управление контентом в рамках корпорации (Enterprise Content Management – ECM) на всем протяжении всего цикла жизни информации, причем вне зависимости от того, имеет ли эта информация структурированную или неструктурированную форму.
Под управлением циклом жизни контента (Content Lifecycle Management) понимается способность систематизировано получать, создавать, управлять, пересматривать, распределять, публиковать, хранить и архивировать информацию в соответствии с ролями, определенными в организации или выделенными в соответствии с принятыми процедурами.
В модели Hummingbird Enterprise эти задачи распадаются на несколько подзадач. В соответствии с ними Hummingbird Enterprise распадается на следующие компоненты:
- Hummingbird DM
- Hummingbird RM
- Hummingbird Enterprise Workflow
- Hummingbird KM
- Hummingbird Enterprise Webtop
- Hummingbird E-mail Management
- Hummingbird Collaboration
- Hummingbird IM
- Hummingbird BI Query
- Hummingbird Content Integration
- некоторые сопутствующие продукты.
Подсистема Document Management обеспечивает создание, получение и хранение контента. Ее основными чертами являются универсальное хранилище (способное надежно хранить информацию любого типа, обеспечивать быстрый доступ к ней в контексе запроса, контроль версий, безопасность, поиск, работу с изображениями и взаимодействие с Web), мощная подсистема разграничения доступа (обеспечиваемая соответствующей моделью доступа и хранения, а также использованием служб каталогов с возможностью аутентификации), а также тесной интеграции со службой электронной почты (обеспечивающей помещение в хранилище получаемой и отправляемой по электронной почте информации от сервером и почтовых программ всех распространенных типов).
Подсистема Record Management обеспечивает сопровождение всей информации на всем протяжении ее цикла жизни. Основной чертой ее является высокая степень разграничения доступа, поскольку даже не имея доступа к самим документам только по анализу метаинформации о документах возможно получить достаточно много информации. Подсистема Knowledge Management обеспечивает поиск по всему объему накопленных данных все зависимости от их типа и места хранения. Среди важных особенностей является способность поиска в разных типах документов (в том числе в мультимедийных), работа с хранилищами большого объема, возможность задавать предопределенные шаблоны поиска и многоязычный поиск, когда при проведения поиска по запросу обеспечивается доступ к информации независимо от языка оригинала.
В соответствии с западной моделью процесс работы с документами распадается на две подсистемы – Enterprise Workflow и Collaboration. Для обеспечения оперативного взаимодействия имеется подсистема Instant Messaging. Взаимодействие с мобильными устройствами обеспечивает подсистема Mobility. Для получения отчетов и журналов, а также интеграции с подобными средствами сторонних компаний служит подсистема BI Query. Для обеспечения переноса в ECM накопленных в различных специфических хранилищах данных служит подсистема Content Integration.
Наконец, подсистема Portal Framework служит для интеграции всех компонентов в единую персонализируемую среду, способную предоставить клиенту доступ к контенту, возможностям взаимодействия посредством набора «видов» или «виртуальных рабочих пространств», базирующихся на функциональных ролях пользователя в бизнес-процессах. Кроме того, обеспечивается Web-интерфейс.
Пользователь может получить доступ к системе посредством одной из нескольких подсистем. Подсистема Webtop представляет собой Интернет-клиента, использующего портальные технологии Hummingbird Enterprise.
Подсистема Desktop – «толстый» клиент, обеспечивающий тесную интеграцию с «Рабочим столом» и «Навигатором» Windows, программами пакета Microsoft Office, AutoCAD, продуктами Adobe и др. Подсистема E-mail Client позволяет получать доступ к Hummingbird Enterprise посредством почтовых клиентов Microsoft Outlook или Lotus Notes. Пи этом автоматически для всех почтовых сообщений будет проводиться необходимая для функционирования ECM обработка.
Подсистема Mobility позволяет получить доступ к Hummingbird Enterprise посредством КПК, смартфонов, устройств типа BlackBerry и т. д., что повышает доступность системы ECM для ее пользователей. Возможно также использование заказных порталов, обеспечивающих расширение функциональности порталов Hummingbird Enterprise (например, путем использования технологии Web-сервисов).
Hummingbird Enterprise как система документооборота
С точки зрения организации полноценной системы документооборота основную функциональность обеспечивает продукт Hummingbird DM, а также, в несколько в меньшей степени, Hummingbird RM (в первую очередь – обеспечение работы с архивами), Hummingbird Enterprise Workflow (графические средства разработки и контроля маршрутов) и Hummingbird KM (развитые средства поиска информации).
Также возможно использование Hummingbird E-mail Management (автоматизированные средства сопряжения с подсистемой рассылки сообщений электронной почты) и Hummingbird Collaboration (в частности, средства публикации документов в общедоступных извне местах (порталах) с возможностью их синхронизации с изменениями основного документа).
Если отвлечься от существенных различий западной и российской моделей документооборота, функции Hummingbird Enterprise вполне достаточно для обеспечения функционирования любой системы работы с документами. Среди недостатков Hummingbird Enterprise стоит отметить отсутствие развитой подсистемы работы с «бумажными» документами; в частности, здесь нет потокового ввода и обработки «бумажных» документов (особенно явно это проявится при больших объемах входной «бумажной» корреспонденции), крайне ограниченны средства контроля за исходящими «бумажными» документами и крайне сложно организовать документооборот, часть звеньев которого представлена в бумажном виде.
Еще одним недостатком Hummingbird Enterprise является некоторый недостаток в интеграции различных подсистем; в первую очередь это касается подсистем Collaboration и Instant Messaging.
Протокол обследования по направлениям
| Название | Выявленные свойства или отсутствие важных свойств |
Регистрационные формы делопроизводства | + карточки документов + иерархические структуры документов +- связи карточек достаточно ограничены +- карточки могут быть изменены путем исполнения достаточно сложно процедуры -+ используется концепция профилей документов, в зависимости от которых могут меняться некоторые дополнительные функции РКК |
Стандартные контуры делопроизводства и документооборота | +- все документы рассматриваются как поступающие в хранилище из единого потока, однако допускается их различная обработка в зависимости от их источника и роли пользователя (на базе правил) |
Гибкость нумерации документов | + механизм нумерации настраиваемый при внедрении |
Поддержка словарей и справочников (классификаторы) | + поддерживаются во многих местах в явном виде |
Гибкость ведения журналов документов | +- журналов как таковых нет (нет российской метафоры), их заменяет мощная подсистема генерации отчетов |
Качество поддержки регистрации основных типов делопроизводственных документов | -+ система в первую очередь ориентирована на хранение документов и участи их в бизнес-процессах, поэтому концепция канцелярии с входящими и исходящими документами на нее ложится плохо + вместе с тем, все базовые функции поддерживаются |
Особенности процессов регистрации протоколов заседаний | +- нет, реализуется вручную, через неструктурированные файлы и стандартные поручения + есть достаточно мощная подсистема планирования встреч как звеньев бизнес-процесса |
Возможности ведения «дел» и архивов | - иная концепция документов + однако в рамках выбранной концепции работа с архивными документами реализована хорошо |
Организация хранилища | + для реализации функций хранилища РКК и структурированной информации используются корпоративные базы данных Microsoft SQL Server 2000 или 7.0, Oracle 9i (9.2.0) или 8i (8.1.7), Sybase System 12.5 или 12 -+ для хранения самих документов используется файловые системы Windows 2000 Server/Advanced Server, Windows NT 4.0 SP6A, Novell NetWare 6.X или 5.X, Unix Generic с продуктом Hummingbird NFS Maestro. +-функции оптимизации не описаны, однако утверждается, что может быть обеспечена достаточная производительность; |
Управление документами и связями | + блокировка документа не нужна, поскольку полностью поддерживается версионность; + автоматическое сохранение любого числа редакторских версий документа, возврат к любой из них; + любые форматы хранения; + управление данными вне хранилища; + связывание документов и их версий; + многоязычность версий документов поддерживается; |
Поисковые возможности | + поиск по реквизитам + поиск полнотекстовый -+ учет морфологии русского (дополнительные продукты) + виды (подборки) документов +- рубрикация + индексирование + комментирование документа + очень мощная система поиска по реквизитам, в том числе многоязыкового; |
Функции ECM | + повсеместно и активно применяются |
Сканирование | -+ поддерживается подокументный и потоковый вводсредствами сторонних фирм (ABBYY) +- имеются развитые средства других СДО, интегрируемых с DM и обеспечивающих потоковый ввод |
Создание документов на базе шаблонов | -+ явно не отмечаются, однако позволяют использовать шаблоны любой интегрирующейся системы, в частности, MS Office |
Внесение в систему готовых документов | + |
Полнота использования возможностей E-mail | + крайне тесная интеграция с почтовыми клиентами MS Outlook и Lotus Notes, позволяющая реализовать все каждодневные функции документооборота не покидая клиента и не запуская дополнительных приложений +- достаточно неплохая интеграция по E-mail со сторонними участниками процесса |
Взаимодействие по факсу | +- есть продукты сторонних фирм (Kofax), возможно также использование решений, ориентированных на работы с MS Exchange или Lotus Notes |
Сценарии и особенности выдачи поручений | + имеются достаточно сложные сценарии выдачи поручений (описываемые как предопределенные маршруты исполнения), есть отмены поручений, делегирования полномочий, перепоручения и т.п. + есть ролевые поручения - различия по входящим и исходящим поручениям нет, используется другая концепция + есть важность поручения + есть относительные сроки поручений -+ регулирование кто и кому выдает поручения крайне ограничено + имеется развитые средства создания предопределенных поручений, в том числе с указанием их участников по ролям или в явном виде, а также без такового |
Уведомления, напоминания и контроль исполнения поручений | + можно посылать любые уведомления пользователям системы + имеются детальный контроль за поручениями + этапность работ поддерживается + E-mail может использоваться для рассылки уведомлений - контроль может осуществляться только пользователем системы |
Регистрация состояния документа | + поддерживается текущий статус - набор статусов ограничен (не включает визирование и пр.) - нет цепочек связанных документов, используется несколько другая модель - на документ может не может быть наложена резолюция – используется другая модель |
Простые маршруты (листы согласования) | + есть |
Workflow-подобная обработка документа | + есть, любые незамкнутые маршруты |
Использование механизма ролей и специализированных АРМ | + ролевой доступ имеется + можно разграничивать права доступа на основе групп + можно создавать различные «рабочие пространства», являющиеся некоторым аналогом специализированных АРМ + имеется развитый API, позволяющий стоить заказные рабочие места |
Полнота использования сведений о штатной оргструктуре в системе | + может быть использована, посредством подключения к службе каталогов |
Возможности протоколирования и генерации отчетов | + все действия пользователей протоколируются + отчеты могут иметь достаточно высокую степень детализации и хорошо настраиваются + возможно создание шаблонов отчетов как общесистемных или для определенных групп пользователей, так и личных для каждого пользователя + отчет является стандартным документом и автоматически вводится в документооборот |
Проектные площадки | + используются достаточно мощные средства класса Collaboration и Instant Messaging + возможно создание замкнутых в виртуальной группе потоков документооборота + есть средства назначения и согласования совещаний/заседаний + возможно создание специализированного хранилища документов для каждой площадки с общей доступностью находящейся там информации - отдельных протоколов деятельности площадок нет, но система генерации отчетов позволяет ее реализовать |
Безопасность | - невозможно назначение прав каждому документу и папке + поддерживаются группы пользователей + поддерживается наследование прав папок и документов + все действия с документами протоколируются (аудит действий) + устаревание пароля; +- поддержка аутентификации не по паролю (средствами сторонних компаний) +- поддержка ЭЦП (средствами сторонних компаний) + возможность регулирования прав доступа в процессе работы над документами + наличие «официальных версий» документов (не подлежащих дальнейшему изменению) |
Рабочие места (клиентские компоненты) системы | + толстый клиент (полная функуциональность) + веб-браузер (полная функциональность) + интеграция с «Рабочим столом» и «Навигатором» Windows +- выбор языка интерфейса невозможен, допустимо существование параллельных разноязычных интерфейсов; + кэширование данных на клиенте + поддержка пейджера IM (собственного) + работа с мобильным устройствами |
Интеграция холдинга, репликация данных | распределенная архитектура, репликация есть, возможно хранение документов в различных хранилищах без репликации но с общей доступностью |
Архитектура. технологическая основа и ее ограничения | трехзвенная клиент – сервер транзакций – хранилище (СУБД+файл-сервер+сервер поиска и индексации) в возможным дополнительным слоем Web-серверов; + корпоративная стандартная SQL-СУБД для хранения структурированных данных; +- файловое хранение документов; + ограничений на число и размер документов нет; -+ возможности переноса в ленточный архив – только средства сторонних фирм; + управление централизованное или децентрализованное; + «большое» число документов + формирование распределенных многотомных хранилищ |
Открытость системы и средства интеграции | + есть полноценный API; + Web-сервисы используются; + интеграции с SAP R/3 и другими системами обеспечивается продуктом-компаньоном Hummingbird Genio |
Лицензионная политика | не доступа, однако изучение проектов показало, что стоимость одного рабочего места может меняться от примерно $250/место (минимальная функциональность, только просмотр) до примерно $1000/место (полная функциональность DM с возможностью работы с образами документов); в качестве оценки базовой функциональности часто называется значение около $350/место. ежегодная поддержка (минимальный план) стоит 25% стоимости лицензии. |
Свойства поставщика | + крупный канадский поставщик ПО с разветвленной сетью офисов по всему миру - ориентация на западные стандарты документооборота + в основном автоматизация крупных и средних фирм + приложения производителя хорошо масштабируемы |
Производительность и надежность | - не ясна, по косвенным признакам – высоки |
Оценки сложности внедрения | - не проводились |
Анализ референтных внедрений
Не требуется ввиду большого числа явных недостатков в функуионале в системе. Профиль производителя (профиль производителя, партнеры) Hummingbird Ltd. Является крупным разработчиком корпоративного ПО (в компании работает около 1400 сотрудников) и имеет сеть представительств во многих странах, в том числе и в России (до последнего времени интересы компании здесь представляли компании-интеграторы). В России достаточно серьезно занимаются продвижением продуктов Hummingbird следующие компании и их российские представительства: Офис российского представительства Hummingbird в России, СНГ и странах Балтии – www.hummingbird.ru
- Группа компаний BIS – www.bis.don.ru (г. Ростов-на-Дону)
- HBS – www.hbsltd.biz (г. Москва, в настоящее время почти прекратила работу)
- HIT Outsourcing – www.hitoutsourcing.com (г. Челябинск)
- IBS – www.ibs.ru (крупный холдинг, г. Москва)
- Концерн «Белый Ветер» – www.whitewind.ru (г. Москва)
- Labitec – www.labitec.com (г. Санкт-Петербург)
- LBRN – www.lbrn.ru (г. Москва)
- NTS IRM – www.mdi.ru (г. Москва)
- NVisionGroup – www.nvisiongroup.ru (г. Москва)
- Qbix Ltd. – www.qbix.ru (г. Санкт-Петербург)
- Radius Group – www.radius-group.com (г. Москва)
- S&T International Russia – www.snt.at
- TerraLink Russia – www.terralink.ru (российское представительство в г. Москве и филиалами в нескольких странах СНГ изначально канадской компании)
- UNI Corporation – www.uni.ru, www.4pi.ru (г. Москва)
- Xerox CIS – www.xerox.ru (г. Москва, в основном документооборот с применением широкоформатных сканеров)
- Старейшей из них, активно ведущих деятельность в России, является компания TerraLink, и именно.
- Среди проектов, реализованных на базе Hummingbird DM, можно отметить:
- ОАО ЦКПБ «Стапель» (реализовала компания BIS, конструкторское бюро, 50 мест DM);
- ОАО «Лукойл-ВолгоградНИПИморнефть» (реализовала компания BIS, проектный институт, используется DM);
- ОАО «Лукойл-РостовНефтехимпроект» (реализовала компания BIS, проектный институт, переход с DOCS Open на DM);
- Юридическая фирма Алруд (реализовала компания TerraLink, юриспруденция, 50 мест DM);
- Национальный Банк Украины (реализовала компания TerraLink, использование DOCSFusion в качестве архива документов, для ввода документов используются продукты ABBYY, установлен в центральном офисе и 27 региональных филиалах);
- Karachaganak Petroleum Operating B.V. (реализовала компания TerraLink, использует DOCSFusion (ранее – DOCS Open) для организации полномасштабного хранилища документов и документооборота на 600 рабочих местах (в проекте – более 1000), особенность заказчика – консорциум в первую очередь западных компаний -- Бритиш Газ, Аджип, Шеврон Тексако и Лукойл).
Анализ проектов
Анализ российских проектов на основе продуктов Hummingbird позволяют сделать следующие выводы:
- имеется не столь уж значительное число крупных проектов, причем почти все они инициированы компаниями, имеющими заметное западное присутствие в менеджменте компании, и потому заинтересованное в западной модели документооборота;
- достаточно хорошо Hummingbird представлена в проектных и исследовательских организациях, активно работающих с документами нетрадиционных для обычного «канцелярского» документооборота форматами;
- все крупные проекты компании запущены достаточно давно и используют устаревшие версии ПО, массированного внедрения DM пока не наблюдается;
- есть опыт успешного внедрения DM в относительно небольших компаниях, либо работающих с проектной документацией, либо копирующих в своей деятельности западные процедуры (в первую очередь – юридические конторы);
- на базе DOCS Open были созданы несколько продуктов, позже переросших в самостоятельные СДО (пример – PartsY для работы с проектной документацией);
- многие компании, имеющие свои собственные СДО или продвигающие СДО других фирм, начинают используют DM в качестве платформы хранения документов (вероятно, в целью позже реализовать полноценную ECM).
Выводы
Семейство продуктов Enterprise компании Hummingbird вообще и продукт DM в частности являются универсальной платформой для решения различных задач обработки документов на всем протяжении их жизни в компаниях среднего и большого размера. Данная платформа с технической точки зрения способна удовлетворить заказчика, однако имеет целый ряд особенностей, способных значительно затруднить ввод системы и ее эксплуатацию.
Необходимо учесть, следующие факторы:
- платформа Hummingbird Enterprise активно использует принятые на западе процедуры документооборота, значительно отличающиеся от российских, более того, одним из важнейших преимуществ платформы является возможность запретить действия, противоречащие законодательству отдельных западных стран в области документооборота; в условиях России это приведет к неоправданному удорожанию системы и требованию значительной перестройки сложившихся процедур;
- одним из явных недостатков DM с точки зрения российского документооборота является отсутствие явного описания контуров документооборота для входящих и исходящих документов, затрудненное согласование документов и невозможность их визирования в российском понимании этой процедуры;
- достаточно слабы возможности системы по работе с «бумажными» документопотоками;
- подавляющее большинство компаний, предлагающих решения на базе DM, вплоть до самого последнего времени ориентировались на устаревший прообраз DM, DOCS Open; в результате большинство отечественных наработок хотя и совместимы с DM, не слишком хорошо согласуются с новой концепцией Hummingbird, что может стать проблемой при попытке перехода к полноценной модели Hummingbird Enterprise;
- По той же причине отсутствует достаточное число специалистов по DM, большинство из них скорее способны разрабатывать и обслуживать решения на базе DOSC Open;
- стоимость решения на базе DM оказывается заметно выше конкурентов, особенно если учесть невозможность или заметные трудности при использовании в России многих возможностей DM; в результате цена DM оказывается неоправданно высокой.
Все это составляет серьезную проблему для внедрения Hummingbird DM на уровне основной системы документооборота крупной корпорации, хотя и не делает его невозможным. В любом случае, при выборе данного продукта необходимо достаточно длительное тестирование системы в масштабе довольно крупного подразделения в режиме пилотного функционирования – только в этом случае удастся выяснить применимость навязываемых Hummingbird DM процедур в реальной работе.
