(С) Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа системы «Мегаполис: Делопроизводство 2.0» фирмы «Мегаполис»
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
Система решает задачи обработки корреспонденции и внутренних документов. На каждый документ заводится учетная карточка, в которую заносятся сведения о документе (дата регистрации, регистрационный номер (входящий), дата документа, номер документа, наименование документа, адресат, краткое содержание документа, номер исходящего документа, дата исходящего документа, номер дела, где хранится документ, количество листов документа). К учетной карточке может быть прикреплен электронный файл любого формата. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы (приказы, распоряжения, договоры, акты, счета и т.д.), в т.ч. и проекты документов. Связанные документы отслеживаются: входящий документ можно зарегистрировать как ответ на исходящий, а при исполнении входящего связь с исходящим документом создается автоматически.
Система предлагает возможности контроля перемещения, эволюции и текущего состояния документа, исполнительской дисциплины сотрудников. Контролирует ход исполнения документа в подразделениях, выдаются напоминания о приближающемся сроке ответа, ведется обобщение сведений о ходе и результатах работы с документами, анализ документооборота.
Можно выбрать сотрудников, которые должны ознакомиться с документом, регламентировать доступ и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями. Система поддерживает одновременную работу многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращает его потерю или порчу. Каждому периодическому документу можно задать свою цикличность и исполнителя. Ведется история работы с документом и связанных с ним материалов.
Поддерживается маршрутизированное перемещение документов и контроль порядка и сроков прохождения документов.
Также система позволяет организовать работу архива в соответствие с законодательством РФ по архивному делу.
Система позволяет самостоятельно определять необходимые параметры документов, причем поиск можно вести по всем заданным пользователем атрибутам.
Предусмотрена возможность управлять доступом к информации, делегировать полномочия.
Продукт предлагает три взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ):
АРМ «РУКОВОДИТЕЛЬ» позволяет знакомиться с входящей и исходящей корреспонденцией, назначать исполнителя и отписывать резолюцию, автоматически контролировать исполнение, анализировать исполнительскую дисциплину, изучать статистические отчеты по документообороту за любой период времени);
АРМ «ИСПОЛНИТЕЛЬ» помогает обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию; готовить, регистрировать и направлять по инстанции служебные записки; быстро находить любую входящую и исходящую корреспонденцию за любой период в соответствии с уровнем доступа, автоматически и своевременно информирует о необходимости выполнения поручений и распоряжений, подготовке ответов);
АРМ «ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ» регистрирует и вводит сведения по входящей и исходящей корреспонденции; помогает создать и вести архив; помогает создать и вести номенклатуры дел, адресатов, сотрудников, должностей, периодических документов, сведений об организации.
Базовый комплект из 5 рабочих мест может состоять из любой комбинации этих АРМов. Система строится на базе СУБД Interbase.
Компания расположена в Санкт-Петербурге и помимо данного производит и несколько других программных продуктов, в частности продукты для автоматизации банковской сферы и средство автоматизации отделов рекламы СМИ. Список ее клиентов содержит около 15 наименований разношерстных представителей: от «Государственной думы РФ» и «Минсвязи» до районного отделения ЗАГС. Подобная хаотичность клиентской базы характерна для компаний.
Утверждается, что программу используют «Торговый порт г. Выборг», представительство Республики Башкортостан в СПб, Министерство Имущества Республики Ингушетия.
Описания проектов использования системы не доступны. Упоминаний, комментариев заказчиков ни в прессе ни в Интеренет найти не удалось.
Продукт разработан при участии Представительства Башкортостана в Санкт-Петербурге, что указывает на его большую ориентированность на специфику работы госорганов.
Система является нишевым продуктом, на сегодняшний день опробованным очень ограниченным числом заказчиков. Профиль указанных ссылочных клиентов позволяет предположить, что она в основном использована для автоматизации канцелярии и архива при малом числе рабочих мест. Тот факт, что в основе системы лежит недостаточно масштабируемая СУБД Interbase и отсутсвия упоминания о средствах репликации подтверждает, что система ориентирована на относительно ограниченные по численному составу подразделения. Это подтверждают и найденные публикации в прессе прямо указывающие (со ссылкой на представителей компании), на то, что программный комплекс ориентирован на использование в небольших и средних компаниях с численностью сотрудников до 100 человек и простой организационно-штатной структурой.
При решении об использовании «Мегаполис:Делопроизводство» нужно учитывать, что:
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа системы «Мегаполис: Делопроизводство 2.0» фирмы «Мегаполис»
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
|
|
Архитектура системы и ее общее описание
Система решает задачи обработки корреспонденции и внутренних документов. На каждый документ заводится учетная карточка, в которую заносятся сведения о документе (дата регистрации, регистрационный номер (входящий), дата документа, номер документа, наименование документа, адресат, краткое содержание документа, номер исходящего документа, дата исходящего документа, номер дела, где хранится документ, количество листов документа). К учетной карточке может быть прикреплен электронный файл любого формата. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы (приказы, распоряжения, договоры, акты, счета и т.д.), в т.ч. и проекты документов. Связанные документы отслеживаются: входящий документ можно зарегистрировать как ответ на исходящий, а при исполнении входящего связь с исходящим документом создается автоматически.
Система предлагает возможности контроля перемещения, эволюции и текущего состояния документа, исполнительской дисциплины сотрудников. Контролирует ход исполнения документа в подразделениях, выдаются напоминания о приближающемся сроке ответа, ведется обобщение сведений о ходе и результатах работы с документами, анализ документооборота.
Можно выбрать сотрудников, которые должны ознакомиться с документом, регламентировать доступ и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями. Система поддерживает одновременную работу многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращает его потерю или порчу. Каждому периодическому документу можно задать свою цикличность и исполнителя. Ведется история работы с документом и связанных с ним материалов.
Поддерживается маршрутизированное перемещение документов и контроль порядка и сроков прохождения документов.
Также система позволяет организовать работу архива в соответствие с законодательством РФ по архивному делу.
Система позволяет самостоятельно определять необходимые параметры документов, причем поиск можно вести по всем заданным пользователем атрибутам.
Предусмотрена возможность управлять доступом к информации, делегировать полномочия.
Продукт предлагает три взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ):
АРМ «РУКОВОДИТЕЛЬ» позволяет знакомиться с входящей и исходящей корреспонденцией, назначать исполнителя и отписывать резолюцию, автоматически контролировать исполнение, анализировать исполнительскую дисциплину, изучать статистические отчеты по документообороту за любой период времени);
АРМ «ИСПОЛНИТЕЛЬ» помогает обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию; готовить, регистрировать и направлять по инстанции служебные записки; быстро находить любую входящую и исходящую корреспонденцию за любой период в соответствии с уровнем доступа, автоматически и своевременно информирует о необходимости выполнения поручений и распоряжений, подготовке ответов);
АРМ «ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ» регистрирует и вводит сведения по входящей и исходящей корреспонденции; помогает создать и вести архив; помогает создать и вести номенклатуры дел, адресатов, сотрудников, должностей, периодических документов, сведений об организации.
Базовый комплект из 5 рабочих мест может состоять из любой комбинации этих АРМов. Система строится на базе СУБД Interbase.
Протокол обследования по направлениям
| Название | Выявленные свойства или отсутствие важных свойств |
Регистрационные формы делопроизводства | + входящие и исходящие + настройка состава РКК выбором нужных полей из списка - других форм нет |
Готовые контуры делопроизводства и документооборота | + входящие и исходящие - других нет |
Гибкость нумерации документов | - нет |
Поддержка словарей и справочников (классификаторы) | +- номенклатура дел + списки пользователей + списки контрагентов |
Гибкость ведения журналов документов | + можно задавать любые журналы |
Качество поддержки регистрации основных типов делопроизводственных документов | +- входящие и исходящие более-менее, создаваемые без деталей - других нет |
Особенности процессов регистрации протоколов заседаний | - не предусмотрены |
Возможности ведения «дел» и архивов | - поддержка дел сводится к созданию выделенных папок для документов +- ведение очень упрощенной номенклатуры дел + настраиваемая печать реестров дел - архивные функции примитивны |
Управление документами и связями | +- только для входящих и исходящих |
Поисковые возможности | +- простой поиск по реквизитам - нет указаний на полнотекстовый поиск - нет морфологии русского - остального тоже нет - нет версий - нет связанных документов |
Создание документов на базе шаблонов | + Внесение в систему готовых документов - нет |
Сканирование | - нет |
Полнота использования возможностей E-mail | + уведомления по электронной почте - развитых средств взаимодействия нет - интеграции к почтовым клиентов нет - E-mail не фиксируется в настройках пользователя, а каждый раз вписывается заново |
Взаимодействие по факсу | - нет |
Сценарии и особенности выдачи поручений | +- поддерживаются только простые сценарии выдачи поручений + постановка документа на контроль - других сценариев нет |
Уведомления, напоминания и контроль исполнения поручений | +- поддерживаются только простые механизмы контроля плюс напоминания о приближении срока исполнения поручений (руководитель может контролировать статусы исполнения поручений с отдельного АРМ) |
Регистрация состояния документа | +- очень простая (на исполнении, на редактировании) + периодические документы |
Простые маршруты (листы согласования) | ? не найдены |
Workflow-подобная обработка документа | - нет |
Использование механизма ролей и специализированных АРМ | + специализированные АРМ |
Полнота использования сведений о штатной оргструктуре в системе | + поддерживаются уровни штатной структуры руководитель, исполнитель - поддерживаются только простые оргстурктуры |
Возможности протоколирования и генерации отчетов | + |
Проектные площадки | - нет |
Функции ECM | - нет |
Безопасность | +- средства безопасности довольно простые и состоят в определении прав доступа конкретным пользователей к конкретным папкам системы |
Рабочие места (клиентские компоненты) системы | + толстый клиент - нет браузерного интерфейса |
Интеграция холдинга, репликация данных | - нет |
Архитектура и технологичность системы | +- используется СУБД Interbase + программа написана на Delhpi |
Технологическая основа и ее ограничения | - плохо масштабируемая СУБД - не более 100 пользователей |
Открытость системы и средства интеграции | - нет |
Лицензионная политика | стоимость пакета на 5 лицензий $300 |
Свойства поставщика | небольшая компания |
Производительность и надежность | |
Оценки сложности внедрения |
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
Компания расположена в Санкт-Петербурге и помимо данного производит и несколько других программных продуктов, в частности продукты для автоматизации банковской сферы и средство автоматизации отделов рекламы СМИ. Список ее клиентов содержит около 15 наименований разношерстных представителей: от «Государственной думы РФ» и «Минсвязи» до районного отделения ЗАГС. Подобная хаотичность клиентской базы характерна для компаний.
Анализ референтных внедрений
Утверждается, что программу используют «Торговый порт г. Выборг», представительство Республики Башкортостан в СПб, Министерство Имущества Республики Ингушетия.
Описания проектов использования системы не доступны. Упоминаний, комментариев заказчиков ни в прессе ни в Интеренет найти не удалось.
Продукт разработан при участии Представительства Башкортостана в Санкт-Петербурге, что указывает на его большую ориентированность на специфику работы госорганов.
Выводы
Система является нишевым продуктом, на сегодняшний день опробованным очень ограниченным числом заказчиков. Профиль указанных ссылочных клиентов позволяет предположить, что она в основном использована для автоматизации канцелярии и архива при малом числе рабочих мест. Тот факт, что в основе системы лежит недостаточно масштабируемая СУБД Interbase и отсутсвия упоминания о средствах репликации подтверждает, что система ориентирована на относительно ограниченные по численному составу подразделения. Это подтверждают и найденные публикации в прессе прямо указывающие (со ссылкой на представителей компании), на то, что программный комплекс ориентирован на использование в небольших и средних компаниях с численностью сотрудников до 100 человек и простой организационно-штатной структурой.
При решении об использовании «Мегаполис:Делопроизводство» нужно учитывать, что:
- производитель не представляется надежным по сочетанию размера компании, числа успешных внедрений;
- продукт ориентирован на небольшие инсталляции, в частности нет средств репликации и ограничена масштабируемость;
- возможности ролевой работы с системой неразвиты: нет возможности создавать собственные АРМ, невозможно выдавать поручения ролевым субъектам;
- отсутствие большей части возможностей, присущих современным системам хранения информации;
- возможности в области выдачи и контроля поручений слабые;
- нет процессов вообще никаких -- даже примитивных согласовнаий;
- работает только с входящими/исходящими, о возможности настройки системы сказать трудно, скорее всего их нет
