(C)Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа «Кодекс: Документооборот» фирмы «Кодекс»
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
Система решает задачи автоматизации процессов делопроизводства, организация электронного документооборота, формирование банков данных входящих, исходящих и внутренних документов, предоставление оперативного доступа к информации с разграничением прав доступа, электронное опубликование официальных документов.
Принципы функционального построения системы “Кодекс: Документооборот” основаны на нормативно-правовых актах Российской Федерации, а также нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти. Таким образом, это система, предназначенная в первую очередь для нужд именно этих органов.
Основополагающий принцип системы -- принцип модульности. Система состоит из следующих функциональных модулей (подсистем) -- см. таблицу.
Каждый из модулей представляет собой законченное приложение, специализированное под реализацию типовых задач обработки документов. Все системы содержат сервисы обмена данными с другими подсистемами, многокритериальным поиском документов, формированием значительного количества выходных форм, необходимых конечным пользователям, настройками систем, администрированием доступа и других административных функций.
Система "Кодекс: Документооборот" рассчитана на применение в условиях функционирования бумажного документооборота. Этому в ней уделяется больше внимание.
Система построена на базе MS SQL Server 7.0.
Несмотря на то, что некоторые модули имеют пересекающийся функционал (например, «Служебная корреспонденция» содержит базовые средства контроля поручений), анализ показывает, что для типового внедрения в коммерческой организации среднего размера приобретать 5-6 модулей. Стоимость же отдельных модулей составляют $150 на каждого пользователя, кроме модулей генерации отчетов ($50) и модулей учета кадров и учета ПО ($100). Эти суммы приведены без расчета стоимости внедрения, которая также рассчитывает для каждого модуля, на каждое рабочее место и составляет несколько сот долларов на рабочее место.
Поэтому при полноценном внедрении, система по стоимости приближается к ПО класса Documentum, не имея адекватной функциональности.
Кроме того, существует проблема интеграции модулей. По утверждению производителя, «с помощью корпоративных сервисов путем настройки обмена информацией в электронном виде и предоставления доступа к накопленным данным все функциональные подсистемы легко объединяются в единую систему электронного документооборота и делопроизводства». На практике это означает, что модули системы весьма самостоятельны, и их сведение вместе требует усилий, даже несмотря на заверении производителя о ведении общих справочников в системе и т.п.
Территориальные площадки интегрируются через протоколы POP3, IMAP, т.е. посредством электронной почты, что также не эффективно.
Система внедрена примерно в 300 организаций в России, большая часть которых -- государственные и мунициапальные органы. Наиболее крупными внедрениями являются Министерство Юстиции и его территориальные органы и Администрация Санкт-Петербурга. Другие внедрения варьируются от средних до мелких (есть версии на базе файлового сервера и одиночного компьютера, внедрение которых также подсчитываются вендором). В Администрации Санкт-Петербурга, например, корпоративная система документооборота охватила свыше 80 различных территориально удаленных организаций, в составе которых насчитывается около 200 подразделений и около 800 рабочих мест делопроизводства.
Отзывы о системе сводятся в основном к тому, что она хорошо зарекомендовала себя в органах государственного управления, но стоит весьма дорого и тяжело внедряется.
На промышленных предприятиях она внедрена всего в трех местах -- “Кировский завод”, “Ленсвет”, “Промышленно-строительная группа ЛСР”.
Информационно-правовой консорциум «Кодекс» -- крупная российская компания, входящая в тройку ведущих предприятий-производителей правовых баз данных. Работающий по ее эгидой консорциум объединяет более 230 фирм торгующих и внедряющих ее продукцию. Ведущие предприятия консорциума сосредоточены в Санкт-Петербурге.
Сегмент документооборота для компании крайне актуален, хотя акцент делается на госсекторе. В частности, есть отраслевое решение для судов.
Анализ списка внедрений показывает, что система наиболее востребована в государственных органах власти, и весь приведенный функционал указывает на то, что это объективное следствие ориентации функционала системы (поддержка ГОСТов, внимание к специфики бумажного оборота, использование простых методов обмена данными, упомянутые особенности делопроизводства).
Применение ее для коммерческой компании вряд ли разумно ввиду неадекватности цены возможностям для потенциальных задач крупной коммерческой организации.
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа «Кодекс: Документооборот» фирмы «Кодекс»
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
|
|
Общие сведения
Система решает задачи автоматизации процессов делопроизводства, организация электронного документооборота, формирование банков данных входящих, исходящих и внутренних документов, предоставление оперативного доступа к информации с разграничением прав доступа, электронное опубликование официальных документов.
Принципы функционального построения системы “Кодекс: Документооборот” основаны на нормативно-правовых актах Российской Федерации, а также нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти. Таким образом, это система, предназначенная в первую очередь для нужд именно этих органов.
Основополагающий принцип системы -- принцип модульности. Система состоит из следующих функциональных модулей (подсистем) -- см. таблицу.
| Модуль | Функции |
"Кодекс: Служебная корреспонденция" | Универсальная система электронного документооборота, предназначенная для внедрения в канцелярии (департаменте делопроизводства, секретариате). Объем документооборота, по утверждению вендора, может составлять от 500 до сотен тысяч документов в год. Функции: - регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); - формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, - организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; - постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему "Кодекс: Контроль исполнения документов". |
"Кодекс: Контроль исполнения документов" | Автоматизация службы централизованного контроля исполнения поручений и документов. Является системой поддержки административного управления, поэтому собственно делопроизводственные задачи контроля рассмотрения и исполнения документов могут решаться с помощью универсальной системы "Служебная корреспонденция". |
"Кодекс: Обмен документами" | Обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами. В последнем случае в качестве транспорта передачи данных используется электронная почта (SMTP, POP3). При этом поддерживается механизм гарантированной доставки и подтверждения получения сообщений. |
"Кодекс: Письма и обращения граждан" | Предназначена для поддержки организаций с числом обращений граждан от 1000 до сотен тысяч в год. Функции: .- ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях); - регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; - контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением; - социальный аспект работы с населением: учет всех писем, написанных одним человеком, поставленных им вопросов, анализ обращений по проблемам, территориальный анализ и т.д. |
“Кодекс: Система оперативного контроля для руководителя” | Является системой автоматизации процессов управления и позволяет быстро, без затрат времени на составление запросов, отобразить оперативную информацию о фактическом состоянии дел по исполнению/рассмотрению всех находящихся в работе документов организации, зарегистрированных с помощью системы “Кодекс: Документооборот”. Руководителю предоставляется возможность контролировать работу каждого исполнителя, получая при этом объективную информацию в реальном масштабе времени. |
"Кодекс: Система подготовки документов" | Позволяет создать электронный полнотекстовый архив документов (Банк документов) в процессе подготовки документов. Система интегрирована с продуктами MS Office. Документы формируются на базе библиотеки шаблонов. Форма этих бланков соответствует стандартным бланкам предприятия или организации, где внедрена система. Система осуществляет учет использования бланков, требуемый по правилам делопроизводства. Наполнение библиотеки бланков может осуществляться самим пользователем. Тексты документов записываются в полнотекстовую базу данных, что предоставляет дополнительный сервис при дальнейшей работе с документами. Просмотр базы полнотекстовых документов возможен через браузер. Обеспечивается интеграция функциональных подсистем, реализующих бизнес-логику работы с документами, с архивом документов. Интеграция с электронным архивом реализуется на основе интерфейсов ODBC, HTTP. |
"Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов" | Обеспечивает регистрацию документов организации, рассылку текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации. Доступ к этим базам можно реализовать в технологии Internet/Intranet, с тем чтобы любой сотрудник имел доступ к распорядительным документам организации. Система интегрирована с системой "Кодекс: Система подготовки документов". |
"Кодекс: Справочная система документооборота". | Обеспечивает доступ к базам документов по технологии Intranet/Internet и позволяет оперативно получать информацию о документообороте с любого удаленного компьютера. |
“Кодекс: Учет кадров” | Функции: - ведение штатного расписания; - регистрация фактов приема, увольнения, перевода сотрудника посредством приказов; - подготовка, учет и печать кадровых документов; - ведение кадрового учета по категориям сотрудников; - регистрация информации о персонале (трудовая деятельность, перемещения по службе, образование, стаж общий, стаж на государственной службе, родственники, дети, табельный учет рабочего времени и т.п.); - автоматический контроль и расчет пенсионного стажа; - присвоение званий государственной службы; - контроль истекающих контрактов; - ведение основных кадровых журналов с возможностью разбивки по годам или указанному периоду; - ведение реестра государственных служащих. |
Каждый из модулей представляет собой законченное приложение, специализированное под реализацию типовых задач обработки документов. Все системы содержат сервисы обмена данными с другими подсистемами, многокритериальным поиском документов, формированием значительного количества выходных форм, необходимых конечным пользователям, настройками систем, администрированием доступа и других административных функций.
Система "Кодекс: Документооборот" рассчитана на применение в условиях функционирования бумажного документооборота. Этому в ней уделяется больше внимание.
Система построена на базе MS SQL Server 7.0.
Недостатки системы
Несмотря на то, что некоторые модули имеют пересекающийся функционал (например, «Служебная корреспонденция» содержит базовые средства контроля поручений), анализ показывает, что для типового внедрения в коммерческой организации среднего размера приобретать 5-6 модулей. Стоимость же отдельных модулей составляют $150 на каждого пользователя, кроме модулей генерации отчетов ($50) и модулей учета кадров и учета ПО ($100). Эти суммы приведены без расчета стоимости внедрения, которая также рассчитывает для каждого модуля, на каждое рабочее место и составляет несколько сот долларов на рабочее место.
Поэтому при полноценном внедрении, система по стоимости приближается к ПО класса Documentum, не имея адекватной функциональности.
Кроме того, существует проблема интеграции модулей. По утверждению производителя, «с помощью корпоративных сервисов путем настройки обмена информацией в электронном виде и предоставления доступа к накопленным данным все функциональные подсистемы легко объединяются в единую систему электронного документооборота и делопроизводства». На практике это означает, что модули системы весьма самостоятельны, и их сведение вместе требует усилий, даже несмотря на заверении производителя о ведении общих справочников в системе и т.п.
Территориальные площадки интегрируются через протоколы POP3, IMAP, т.е. посредством электронной почты, что также не эффективно.
Анализ референтных внедрений
Система внедрена примерно в 300 организаций в России, большая часть которых -- государственные и мунициапальные органы. Наиболее крупными внедрениями являются Министерство Юстиции и его территориальные органы и Администрация Санкт-Петербурга. Другие внедрения варьируются от средних до мелких (есть версии на базе файлового сервера и одиночного компьютера, внедрение которых также подсчитываются вендором). В Администрации Санкт-Петербурга, например, корпоративная система документооборота охватила свыше 80 различных территориально удаленных организаций, в составе которых насчитывается около 200 подразделений и около 800 рабочих мест делопроизводства.
Отзывы о системе сводятся в основном к тому, что она хорошо зарекомендовала себя в органах государственного управления, но стоит весьма дорого и тяжело внедряется.
На промышленных предприятиях она внедрена всего в трех местах -- “Кировский завод”, “Ленсвет”, “Промышленно-строительная группа ЛСР”.
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
Информационно-правовой консорциум «Кодекс» -- крупная российская компания, входящая в тройку ведущих предприятий-производителей правовых баз данных. Работающий по ее эгидой консорциум объединяет более 230 фирм торгующих и внедряющих ее продукцию. Ведущие предприятия консорциума сосредоточены в Санкт-Петербурге.
Сегмент документооборота для компании крайне актуален, хотя акцент делается на госсекторе. В частности, есть отраслевое решение для судов.
Выводы о применимости
Анализ списка внедрений показывает, что система наиболее востребована в государственных органах власти, и весь приведенный функционал указывает на то, что это объективное следствие ориентации функционала системы (поддержка ГОСТов, внимание к специфики бумажного оборота, использование простых методов обмена данными, упомянутые особенности делопроизводства).
Применение ее для коммерческой компании вряд ли разумно ввиду неадекватности цены возможностям для потенциальных задач крупной коммерческой организации.
