(C) Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Обзор некоторых СЭД на базе Lotus Notes/Domino
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
Платформа Lotus Domino представляет собой хорошую основу для относительно безболезненного создания приложений для автоматизации разных сфер деятельности предприятий. В ней содержится достаточно много базовых функций, делающих написание подобного ПО более простым -- средства создания карточек документов, интеграции с офисными пакетами, электронной почты, сценарный язык, средства репликации, средства Web-доступа. Стек продуктов Lotus включает также систему workflow, у которой есть правда недостатки -- невысокая масштабируемость как вертикальная, так и на территориально-распределенный холдинг. В ближайшем будущем должен произойти переход от использования в качестве хранилища собственной БД Lotus NSF к промышленной СУБД IBM DB2. Это должно повысить масштабируемость системы. Плюс к этому, стоимость платформы не высока.
Поэтому, продуктов на базе Lotus Domino довольно много. Эти продукты, безусловно, не равноценны. Как правило они строятся по модульному принципу -- либо вокруг общего ядра, либо просто как набор прикрученных друг к другу приложений Domino. Выглядит это как БД Notes, с приделанными к ней формами, которыми пользуются разные сотрудники.
Данная система предназначена 'для муниципальных образований и ее не имеет смысл рассматривать особенно подробно. Система состоит из модулей, но они не структурированы, как в продукте CompanyMedia, а создавались стихийно -- исходя от конкретных проектов.
«DIS:class - Электронная канцелярия Золушка» является одной из серии DIS:систем фирмы НТЦ ИРМ. Данный модуль представляет собой технологию классического делопроизводства. Он позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела:
Есть дополнительные возможности, важные для гоструктур:
Возможны два варианта поставки комплекса DIS:class: Enterprise и Business.
DIS:class Enterprise включает модули “Служебная корреспонденция”, “Решения и распоряжения”, “Письма Граждан”. Система предназначена для внедрения в государственных и крупных коммерческих организациях.
DIS:class Business включает модули «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения». Предназначена для внедрения на предприятиях малого и среднего бизнеса.
Существует несколько дополнительных модулей для DIS:class, расширяющих функционал комплекса:
DIS:class Reminder -- модуль, предназначенный для рассылки по электронной почте поручений и напоминаний сотрудникам, не имеющим на рабочем месте установленного ПО «Золушка». Требует наличия сервера электронной почты (MS Exchange, Lotus Domino, Sendmail или любого другого).
DIS:class DocReader -- модуль, обеспечивающий сканирование и распознавание текста с последующим размещением в DIS:class. Работает с любым сканером и интегрируется с ПО для распознавания текста (ABBYY FineReader, Xerox Text Bridge и др.).
DIS:class Dispatch -- модуль, позволяющий производить обмен информацией между рабочими базами данных DIS:class для различных платформ и рабочими базами данных DIS:class в территориально удаленных подразделениях организации (по локальной сети, через Интернет и электронную почту, на магнитных и оптических носителях).
Существуют реализации DIS:class – Электронная канцелярия «Золушка» для всех современных клиент-серверных платформ (Oracle, MS SQL Server, Lotus Notes/Domino и др.). Реализации системы на платформах Oracle, в Lotus Domino/Notes, в MS SQL предназначены для внедрения в территориально-распределенных организациях с многоуровневой системой управления.
Все версии сертифицированы на соответствие ГОСТам по делопроизводству, имеется сертификат в системе сертификации средств защиты информации Гостехкомиссии при Президенте РФ.
Система довольно широко внедрялась по стране, особенно в Москве, т.у. «Институт развития Москвы» имеет многолетние связи с Правительством города. В общем, идеал для малых муниципальных образований.
Система ЭСКАДО представляет собой очередную систему для работы с карточками документов, имеющую весь остальной функционал на декларативном уровне. Благодаря тому, что она построена на Lotus Domino, она позволяет строить общекорпоративную систему работы с канцелярскими документами, и обогащается многими полезными функциями groupware.
Система состоит из следующих модулей, которые поставляются в рамках одного пакета:
Раздел «Канцелярия» отвечает за регистрацию входящих-исходящих, внутренних и прочих документов, поддержку визирования документов, поиск документов по различным критериям, пересылку документов, контроль исполнения входящих документов. Есть блок “Визирование”, позволяющий составлять документы, которые подписывают разные лица, имеющие возможность вносить свои комментарии, а также позволяет начальникам осуществлять контроль прохождения документов по всей схеме визирования.
Раздел «Работа с организациями» предназначен для обработки документов, применяемых для взаимодействия с организациями. “Проекты” предназначена для ведения проектов, расчета их стоимости и продолжительности. “Контракты” -- для формирования и учета документов, представляющих собой контракты. “Звонки” -- для учета и поиска звонков клиентов “Факсы” -- для формирования и учета документов, которые должны рассылаться по факсу или по электронной почте.
Раздел «Работа с персоналом» предназначен для работы с документами, предназначенными для работы с персоналом. “Кадры” -- заполнение личных карточек сотрудников. “Кандидаты” -- учет кандидатов в организацию. “Табель” -- ведение табеля рабочего времени сотрудников. “Планирование” позволяет планировать общие и личные мероприятия, а также автоматически уведомлять о них участников в день проведения мероприятия. “Задачи” -- формирование и учета мероприятий, представляющих собой задачи.
При принятии кандидатов на работу, а также при назначении и увольнении сотрудников имеется возможность автоматического формирования соответствующих приказов в базе "Внутренние документы" раздела "Канцелярия". При формировании приказов используются соответствующие шаблоны приказов. Шаблоны приказов модифицируемы силами заказчика. В комплекте поставки имеются шаблоны приказов , выполненные в соответствии с требованиями ГОСТ. При формировании табеля используется справочник условных обозначений, соответствующий условным обозначениям по ГОСТ.
Раздел «Справочник» -- раздел предназначен для заполнения справочной информации, используемой в системе. К справочникам относятся следующие закладки: “Фирмы” (учет информации о фирмах и их сотрудниках, с которыми ведутся дела), “Шаблоны” (формирование и хранение стандартных форм документов и шаблонов рассылки), “Организация” (формирование структуры и штата организации), “Разное”. Есть также справочники номенклатуры дел, классификатор папок.
Собственно документооборот обеспечивает так называемый «Единый сервис», применимый к любому документу в системе. Даже если к системе добавлен новый модуль, можно подключить его к единому сервису. Этот сервис обеспечивает контроль исполнения документа, рассылку документа для ознакомления, рассылку документа по определенному маршруту (в системе можно с некоторой степени гибкости настраивать маршруты движения документов), система поиска документов.
В системе также есть функция автоматического перемещения документов в электронный архив. Архивы индивидуальны для каждого типа баз. Возможна работа с несколькими архивными файлами архивов документов одного типа.
Система управления проектами предусматривает управление информацией о проекте, планирование и контроль составляющих частей и ресурсов проекта, завершение проекта с определением разницы (в датах и стоимости) между первоначальным планом и реальным выполнением проекта. Есть возможность представления графика работ в виде диаграммы Гантта и структуры проекта в виде PERT-диаграммы. Возможно создание проекта по шаблону.
Интегрированная система планирования индивидуального и группового рабочего времени интегрирована со службами NotesDomino.
В архитектуре системы принято управление поручениями по документам, в виде резолюций , пунктов к документам, которые будут направлены конкретному лицу или группе лиц, поставлены на контроль, перенаправлены другому лицу.
ЭСКАДО постепенно развивается. Последние изменения датированы 2004 годом. Добавлялись в основном средства упрощающие разграничение доступа к документам на базе данных о структуре организации, ролей в некоторых модулях, форму учета в соответствии с новыми ГОСТ, улучшались формы поиска, расширялись возможности нумерации (например, привязка к коду дела), расширялись возможность кадрового учета (например, учета и планирования отпусков), гибкость системы контроля поручений, стыковка с другими почтовыми системами и т.п.
Система внедрена на примерно 50 предприятиях, самым известным из которых является внедрение в «Славнефти» и КБ "ВИЗАВИ", где ею задействованы до 100 пользователей, что характерно для систем подобного среднего класса. В нефтегазовой промышленности -- это УренгойГазпром, СургутГазПром, ГИВЦнефтегаз, «Группа Альянс», «Торговый дом Нафта-Херсон», НИИгазэкономика, НК "Русснефть", «ГазПромБанк». Функционал используется по разному -- в основном учетные и регистрационные функции.
Стоимость системы -- около $40 за рабочее место, плюс $200 за модуль репликации и стоимость лицензии Domino.
Некоторая система электронного документооборота, предлагаемая фирмой из Новосибирска. Система строится на базе Lotus Domino и Domino.Workflow, собственно этим определяется весь ее функционал. Есть маршрутизация документов, поиск, генерация по шаблонам, территориальная, распределенность. Собственный функционал -- это некоторые процессы, прорисованные часть в workflow, а также карточки документов, создаваемые на заказ.
Фирма не проходит по очень многим критериям, в первую очередь своего размера, регионального присутствия, отсутствия внедрений. Но и самой системы СДОУ, как таковой, у нее по доступным материалам не просматривается.
Domino.Doc -- это система управления электронными документами, предлагаемая самой IBM. Она позволяет создать большое виртуальное хранилище на основе баз Lotus Domino. Когда-то вышедшая с широким размахом система быстро утратила «напор» на рынок. Она не обеспечивает нужной корпоративной масштабируемости, а для России важно, что она не обладает нужной степенью локализации. Кроме того, продукт не дешев. Многие из партнеров Lotus по этим причинам решили не использовать Domino.Doc, ориентируясь на собственные разработки для оперативного ДО, а архивы строить на IBM Content Manager или других платформах.
На сегодня основным
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Обзор некоторых СЭД на базе Lotus Notes/Domino
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
Платформа Lotus Domino представляет собой хорошую основу для относительно безболезненного создания приложений для автоматизации разных сфер деятельности предприятий. В ней содержится достаточно много базовых функций, делающих написание подобного ПО более простым -- средства создания карточек документов, интеграции с офисными пакетами, электронной почты, сценарный язык, средства репликации, средства Web-доступа. Стек продуктов Lotus включает также систему workflow, у которой есть правда недостатки -- невысокая масштабируемость как вертикальная, так и на территориально-распределенный холдинг. В ближайшем будущем должен произойти переход от использования в качестве хранилища собственной БД Lotus NSF к промышленной СУБД IBM DB2. Это должно повысить масштабируемость системы. Плюс к этому, стоимость платформы не высока.
Поэтому, продуктов на базе Lotus Domino довольно много. Эти продукты, безусловно, не равноценны. Как правило они строятся по модульному принципу -- либо вокруг общего ядра, либо просто как набор прикрученных друг к другу приложений Domino. Выглядит это как БД Notes, с приделанными к ней формами, которыми пользуются разные сотрудники.
|
Domino/НТЦ ИРМ «Электронная канцелярия Золушка»
Данная система предназначена 'для муниципальных образований и ее не имеет смысл рассматривать особенно подробно. Система состоит из модулей, но они не структурированы, как в продукте CompanyMedia, а создавались стихийно -- исходя от конкретных проектов.
«DIS:class - Электронная канцелярия Золушка» является одной из серии DIS:систем фирмы НТЦ ИРМ. Данный модуль представляет собой технологию классического делопроизводства. Он позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела:
- регистрацию исходящей и входящей почты в многоуровневой карточке, куда заносятся сведения о документе и ходе его исполнения;
- поиск документов по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
- контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
- выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
- подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, тематическим рубрикам и т.д.;
- вывод на печать регистрационных карточек, статистических справок, сводок и напоминаний для облегчения ведения традиционного делопроизводства;
- создание реестров рассылки документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- организация ведения архива электронных копий документов.
Есть дополнительные возможности, важные для гоструктур:
- регистрацию и контроль каждого пункта документа в отдельности (для модуля Решения и распоряжения);
- пересылка регистрационных карточек и оригиналов документов на рассмотрение руководства и исполнителям;
- формирование истории исполнения и движения документов, в том числе по территориально удаленным подразделениям;
- автоматическое формирование папки документов по вопросу, включающей в себя: первичные документы, вторичные документы (например, в ответы), повторные документы, сопроводительные документы, отчеты;
- возможность разделения прав доступа (вплоть до отдельных полей) по подразделениям и исполнителям;
- автоматическая отправка поручений и напоминаний по электронной почте;
- сквозной контроль исполнения документов в территориально-распределенных организациях;
- интеграция с программами сканирования и распознавания текстов (ABBYY FineReader и др.).
Возможны два варианта поставки комплекса DIS:class: Enterprise и Business.
DIS:class Enterprise включает модули “Служебная корреспонденция”, “Решения и распоряжения”, “Письма Граждан”. Система предназначена для внедрения в государственных и крупных коммерческих организациях.
DIS:class Business включает модули «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения». Предназначена для внедрения на предприятиях малого и среднего бизнеса.
Существует несколько дополнительных модулей для DIS:class, расширяющих функционал комплекса:
DIS:class Reminder -- модуль, предназначенный для рассылки по электронной почте поручений и напоминаний сотрудникам, не имеющим на рабочем месте установленного ПО «Золушка». Требует наличия сервера электронной почты (MS Exchange, Lotus Domino, Sendmail или любого другого).
DIS:class DocReader -- модуль, обеспечивающий сканирование и распознавание текста с последующим размещением в DIS:class. Работает с любым сканером и интегрируется с ПО для распознавания текста (ABBYY FineReader, Xerox Text Bridge и др.).
DIS:class Dispatch -- модуль, позволяющий производить обмен информацией между рабочими базами данных DIS:class для различных платформ и рабочими базами данных DIS:class в территориально удаленных подразделениях организации (по локальной сети, через Интернет и электронную почту, на магнитных и оптических носителях).
Существуют реализации DIS:class – Электронная канцелярия «Золушка» для всех современных клиент-серверных платформ (Oracle, MS SQL Server, Lotus Notes/Domino и др.). Реализации системы на платформах Oracle, в Lotus Domino/Notes, в MS SQL предназначены для внедрения в территориально-распределенных организациях с многоуровневой системой управления.
Все версии сертифицированы на соответствие ГОСТам по делопроизводству, имеется сертификат в системе сертификации средств защиты информации Гостехкомиссии при Президенте РФ.
Система довольно широко внедрялась по стране, особенно в Москве, т.у. «Институт развития Москвы» имеет многолетние связи с Правительством города. В общем, идеал для малых муниципальных образований.
Domino/«ЭСКАДО» фирмы «Интерпроком ЛАН»
Система ЭСКАДО представляет собой очередную систему для работы с карточками документов, имеющую весь остальной функционал на декларативном уровне. Благодаря тому, что она построена на Lotus Domino, она позволяет строить общекорпоративную систему работы с канцелярскими документами, и обогащается многими полезными функциями groupware.
Система состоит из следующих модулей, которые поставляются в рамках одного пакета:
Раздел «Канцелярия» отвечает за регистрацию входящих-исходящих, внутренних и прочих документов, поддержку визирования документов, поиск документов по различным критериям, пересылку документов, контроль исполнения входящих документов. Есть блок “Визирование”, позволяющий составлять документы, которые подписывают разные лица, имеющие возможность вносить свои комментарии, а также позволяет начальникам осуществлять контроль прохождения документов по всей схеме визирования.
Раздел «Работа с организациями» предназначен для обработки документов, применяемых для взаимодействия с организациями. “Проекты” предназначена для ведения проектов, расчета их стоимости и продолжительности. “Контракты” -- для формирования и учета документов, представляющих собой контракты. “Звонки” -- для учета и поиска звонков клиентов “Факсы” -- для формирования и учета документов, которые должны рассылаться по факсу или по электронной почте.
Раздел «Работа с персоналом» предназначен для работы с документами, предназначенными для работы с персоналом. “Кадры” -- заполнение личных карточек сотрудников. “Кандидаты” -- учет кандидатов в организацию. “Табель” -- ведение табеля рабочего времени сотрудников. “Планирование” позволяет планировать общие и личные мероприятия, а также автоматически уведомлять о них участников в день проведения мероприятия. “Задачи” -- формирование и учета мероприятий, представляющих собой задачи.
При принятии кандидатов на работу, а также при назначении и увольнении сотрудников имеется возможность автоматического формирования соответствующих приказов в базе "Внутренние документы" раздела "Канцелярия". При формировании приказов используются соответствующие шаблоны приказов. Шаблоны приказов модифицируемы силами заказчика. В комплекте поставки имеются шаблоны приказов , выполненные в соответствии с требованиями ГОСТ. При формировании табеля используется справочник условных обозначений, соответствующий условным обозначениям по ГОСТ.
Раздел «Справочник» -- раздел предназначен для заполнения справочной информации, используемой в системе. К справочникам относятся следующие закладки: “Фирмы” (учет информации о фирмах и их сотрудниках, с которыми ведутся дела), “Шаблоны” (формирование и хранение стандартных форм документов и шаблонов рассылки), “Организация” (формирование структуры и штата организации), “Разное”. Есть также справочники номенклатуры дел, классификатор папок.
Собственно документооборот обеспечивает так называемый «Единый сервис», применимый к любому документу в системе. Даже если к системе добавлен новый модуль, можно подключить его к единому сервису. Этот сервис обеспечивает контроль исполнения документа, рассылку документа для ознакомления, рассылку документа по определенному маршруту (в системе можно с некоторой степени гибкости настраивать маршруты движения документов), система поиска документов.
В системе также есть функция автоматического перемещения документов в электронный архив. Архивы индивидуальны для каждого типа баз. Возможна работа с несколькими архивными файлами архивов документов одного типа.
Система управления проектами предусматривает управление информацией о проекте, планирование и контроль составляющих частей и ресурсов проекта, завершение проекта с определением разницы (в датах и стоимости) между первоначальным планом и реальным выполнением проекта. Есть возможность представления графика работ в виде диаграммы Гантта и структуры проекта в виде PERT-диаграммы. Возможно создание проекта по шаблону.
Интегрированная система планирования индивидуального и группового рабочего времени интегрирована со службами NotesDomino.
В архитектуре системы принято управление поручениями по документам, в виде резолюций , пунктов к документам, которые будут направлены конкретному лицу или группе лиц, поставлены на контроль, перенаправлены другому лицу.
ЭСКАДО постепенно развивается. Последние изменения датированы 2004 годом. Добавлялись в основном средства упрощающие разграничение доступа к документам на базе данных о структуре организации, ролей в некоторых модулях, форму учета в соответствии с новыми ГОСТ, улучшались формы поиска, расширялись возможности нумерации (например, привязка к коду дела), расширялись возможность кадрового учета (например, учета и планирования отпусков), гибкость системы контроля поручений, стыковка с другими почтовыми системами и т.п.
Система внедрена на примерно 50 предприятиях, самым известным из которых является внедрение в «Славнефти» и КБ "ВИЗАВИ", где ею задействованы до 100 пользователей, что характерно для систем подобного среднего класса. В нефтегазовой промышленности -- это УренгойГазпром, СургутГазПром, ГИВЦнефтегаз, «Группа Альянс», «Торговый дом Нафта-Херсон», НИИгазэкономика, НК "Русснефть", «ГазПромБанк». Функционал используется по разному -- в основном учетные и регистрационные функции.
Стоимость системы -- около $40 за рабочее место, плюс $200 за модуль репликации и стоимость лицензии Domino.
Domino/«Бизнес Клуб» фирмы SoftAria (Lotus)
Некоторая система электронного документооборота, предлагаемая фирмой из Новосибирска. Система строится на базе Lotus Domino и Domino.Workflow, собственно этим определяется весь ее функционал. Есть маршрутизация документов, поиск, генерация по шаблонам, территориальная, распределенность. Собственный функционал -- это некоторые процессы, прорисованные часть в workflow, а также карточки документов, создаваемые на заказ.
Фирма не проходит по очень многим критериям, в первую очередь своего размера, регионального присутствия, отсутствия внедрений. Но и самой системы СДОУ, как таковой, у нее по доступным материалам не просматривается.
Domino/Собственный стек продуктов Lotus, Domino.Doc
Domino.Doc -- это система управления электронными документами, предлагаемая самой IBM. Она позволяет создать большое виртуальное хранилище на основе баз Lotus Domino. Когда-то вышедшая с широким размахом система быстро утратила «напор» на рынок. Она не обеспечивает нужной корпоративной масштабируемости, а для России важно, что она не обладает нужной степенью локализации. Кроме того, продукт не дешев. Многие из партнеров Lotus по этим причинам решили не использовать Domino.Doc, ориентируясь на собственные разработки для оперативного ДО, а архивы строить на IBM Content Manager или других платформах.
На сегодня основным
