(С)Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс анализа "DocBase i-Комплекс" фирмы ООО «ПО Комплектсервис»
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
Архитектура системы и ее общее описание
Особенность технологии DocBase i-Комплекс -- это сочетание системы документооборота с системой корпоративного учета. Документ может являться как неструктурированным, так и структурированным (предлагается функционал ERP). Документ, продвигаясь по своему установленному маршруту, передается от пользователя к пользователю, рассылает на своем пути уведомления, порождает новые документы и цепочки событий, отражается в проводках и бухгалтерских журналах.
Для организации документооборота производителем декларируются следующие возможности данной технологии:
- реализовать в системе понятие составного документа, состоящего из "шапки документа" и "строк", каждая из которых может быть самостоятельным документом или файлом;
- механизм поиска документа по реестрам, которые могут формироваться как вручную, так и автоматически, исходя из содержимого документов или каких-либо его атрибутов;
- поддержка условных, разветвляющихся, прямых и обратных маршрутов;
- автоматическое "путешествие" документов на основании введенных правил;
- управление правилами доступа как ко всему документу, так и к его частям (документарным и учетным) в зависимости от места нахождения документа на маршруте;
- управление отражением документа в отчетах в зависимости от состояния документа и его положения на маршруте;
- хранение всех документов и файлов в СУБД, а не в файловой системе с соблюдением всех правил целостности и ограничения доступа.
Внутренняя переписка инкорпорирована в систему и позволяет не только вести "чат", но и осуществлять адресную контролируемую корпоративную рассылку любой совокупности документов - писем, отчетов, графики, аудио-видео файлов.
Декларируемые качества системы (отфильтрованные)
Управленческий контроль в режиме реального времени. |
• Организация оперативного мониторинга состояния предприятия (группы предприятий) в целом, по подразделениям, бизнес-процессам и произвольным параметрам, задаваемым управляющими-менеджерами; • Обеспечение удаленного доступа при работе в рамках единой системы; • Повышение качества управления взаимоотношениями с клиентами; • Создание среды контроля за достоверностью отчетности; • Полная история о всех действиях сотрудников в рамках системы i-Комплекс ; • Контроль исполнительской дисциплины; |
Оперативное управление ресурсами предприятия |
• Оперативное управление оборотными средствами; • Управление складскими запасами, минимизация складских расходов; • Настройка системы планирования и бюджетирования; • Регулирование производственных и сбытовых затрат; • Логистическое планирование; |
Систематизация документооборота |
• Единое электронное хранилище документов предприятия ; • Упорядочивание документооборота и делопроизводства; • Объединение учета и документооборота; • Хранение в документах внешних файлов ; • Оперативный поиск документов и любой информации ; • Возможность получить интегрированные данные по любой группе предприятий ; • Графическое описание маршрута документа; |
Анализ финансовых потоков |
• Платежи контрагентов • Кассовые операции • Мультивалютные операции • Графическое отображение движения по счетам • Составление и анализ балансов проектов и бизнес-направлений |
Принятие решений |
• Систематизированные потоки документов и бизнес-процессы • Оперативное формирование пакетов документов • Гибкая система настройки и моделирования бизнес-процессов «на лету» |
Управленческая отчетность |
• Отчетность с произвольным количеством уровней аналитики • Оперативное автоматизированное формирование управленческой отчетности • Неограниченное количество встроенных отчетов |
Управление правами доступа и безопасность |
• Настраиваемая и контролируемая система доступа к любой части информации • Управление результатами действий сотрудников на уровне регламентов • Защита от несанкционированного внешнего доступа |
Основные возможности системы по направлениям
Ввиду отсутствия открытых сведений по системе, кроме маркетинговых утверждений, более обстоятельное сравнение не проводилось.
Анализ референтных внедрений
Система имеет четырех референтных заказчиков: "Seagate Handels GmbH", ООО "Трансгазкомплект", развлекательный комплекс "Победа" (г.Надым, ЯНАО), OОO "Автомаркет Майнинг";
В ходе проекта на комплексе "Победа" в 2003 г. автоматизировалось управление складами и товарными запасами, управление заказами продаж и закупок, расчеты с дебиторами и кредиторами, управление издержками, а также функции финансового и управленческого учета. Итоги проекта не известны.
В 2003 г. система внедрена в компании "Сигейт Хандельс ГмбХ", эксклюзивном представителе в России и странах СНГ ведущих европейских производителей сварочного оборудования Kjellberg Finsterwalde и машин для раскроя любых материалов SATO Schneidsysteme.
Система обеспечивала сопровождение поставок, оформление и отгрузку поставляемого оборудования. Основной задачей в данном случае явилась быстрая обработка, надежное хранение и управление поступающими данными. развертывание и консолидация других бизнес-процессов планировалось. По утверждению вендора, инсталляция системы «Глобал i-Комплекс» была осуществлена в сжатые сроки. При выборе технологии были приняты во внимание расчеты по требуемой мощности и масштабируемости.
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
Производитель является довольно закрытой компанией. С 2003 года по системе не было сделано никаких объявлений, что говорит, что фирма либо ушла с открытого рынка, либо свернула работы по этому направлению полностью.
Выводы о применимости
Из анализа плана проекта, представленного на сайте производителя, можно сделать вывод, что система не является тиражируемой, а интенсивно дорабатываемой под конкретного заказчика.
Это означает, что можно ожидать длительных сроков внедрения и отсутсвия возможности повторного использования опыта, накопленного при других внедрениях.
Кроме того, система содержит избыточный функционал, характерный для ERP- и CRM-систем. Для крупной компании представляется более разумным использоваться ERP западного производства, интегрируя ее с системой СДО по крайне ограниченному числу ключевых точек. В этом смысле развертывание системы, подобной i-Комплекс (со своими ERP-процессами) в организации, где уже имеется ERP может лишь внести организационный хаос и не рекомендуется.
Подводя итог можно сказать, что система является нишевым продуктом, мало опробованным.
Можно добавить, что
- развертывание системы, одним из контуров которой является ERP-подобный контур может осложнить функционирование сложившейся управленческой структуры;
- система не имеет успешных отчетов об эксплуатации в сфере нефтегазового сектора, задачи для которых она использовалась в референтных проектах для данного случая не актуальны;
- система лишь отчасти ориентирована на документооборот;
- производитель системы не подает признаков активности с 2003 года, что указывает на потерю его интереса к открытому рынку систем ДО.
