(С)Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Экспресс-анализ INCOFLOW 2.0 фирмы «АйТи Инко» Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
Система IncoFlow 2.0 относится к классу систем, работающих только через Web-браузер. Так как система выполнена по Интранет/Интернет технологиям, она может быть установлена во внешней сети, т.е. быть доступна не только сотрудникам предприятия, но и внешним пользователям – партнерам, любым другим лицам.
Данные IncoFlow хранятся на файловом сервере, а в СУБД для каждого документа создается карточка документа. Для оптимизации производительности она делится на оперативную и архивную часть.
Компания «Айти Инко» предлагает три варианта системы:
Модуль архива обеспечивает долговременное хранение, поиск и извлечения копий необходимых материалов, восстановление утраченных или ошибочно удаленных из оперативной части материалов. Отличительной его особенностью является многомерный тематический классификатор документов, позволяющий рубрицировать информацию по произвольному количеству признаков. Также архив позволяет отслеживать принадлежность документов к организационным структурам компании. Входящие и исходящие документы хранятся в нем в отдельных журналах.
Модуль согласования предназначен для оперативной работы -- создания документов по шаблонам, организации маршрута прохождения документа при его согласовании и утверждении (создание и отслеживание регламента согласования и утверждения документов), согласования документов всеми лицами, участвующими в согласовании (в соответствии с заданным регламентом), хранение резолюций всех согласующих лиц, организация утверждения документа, создание протокола согласования документа.
Есть также достаточно интересная возможность согласования в закрытом кругу (доступ разрешен только приглашенным лицам), а также поддержка делегирования полномочий одного сотрудника другому, с отслеживанием его участия в согласовании. Согласование документов может проходить по заранее созданным маршрутам документов или по вновь создаваемым. Для разных типов документов могут быть созданы различные маршруты согласования. Согласование документа всегда проходит в режиме закрытого форума, доступ к которому имеют только сотрудники, участвующие в согласовании.
В системе предусмотрен механизм уведомления пользователей средствами электронной почты о событиях их касающихся (выдаче поручения, приглашении к согласованию документа и т.п.), но эти уведомления плохо интегрированы с интерфейсом самой системы. Нельзя, например, щелкнуть мышью на ссылке и выйти на нужную страницу.
«Модуль обработки входящей и исходящей корреспонденции» решает типовые задачи регистрации, классификации, постановкой на контроль, выдача поручений, ведение переписки, направление по маршрутам ознакомления, согласования и утверждения, хранение связей между входящими и исходящими документами, контроль прохождения документов по маршрутам, ведение журналов входящих-исходящих.
Полезной возможностью является механизм замещения. Руководитель имеет возможность отследить все действия своего сотрудника по вопросу, утвердить или отправить его отчет об исполнении на доработку. Но техническую работу по регистрации документов будет выполнять секретарь.
«Модуль выдачи поручений и контроля их исполнения» предназначен для выполнения отдельных функций системы электронного документооборота внутри самостоятельного подразделения компании. Модуль позволяет руководителю подразделения получать поручения от своего непосредственного руководителя и выдавать поручения подчиненным, контролировать их исполнение. Есть возможность ведения электронных архивов документации подразделения (Указаний, презентаций, отчетов по выполненным проектам и т.п.)
«Модуль согласования и исполнения Заявок» является расширением модуля согласования документов и предназначен для сбора, согласования и исполнения Заявок на различные работы (заявка на закупку расходуемых материалов, канцтоваров, заявка на организацию рабочего места и т.д.). С помощью модуля администрирования можно создать различные типы заявок и определить маршруты прохождения заявки (согласования, утверждения и исполнения) для каждого типа заявки.
Любой сотрудник предприятия может (если имеет соответствующие права доступа) создать в системе Заявку определенного типа (задается в системе администрирования), вызвав интерфейс ввода заявки, в котором указываются атрибуты заявки и ее содержание. Сразу же после ввода заявки она автоматически направляется по маршруту, соответствующему типу заявки. При этом, сотрудник, подавший заявку сможет отследить статус заявки на любом этапе этого маршрута. Если заявка не будет согласована, то он получит уведомление с причинами отказа в исполнении заявки.
«Модуль корпоративных форумов» предназначен для организации обсуждения различных вопросов внутри компании и подразделений. Ведется разграничение доступа к форумам, классификация форумов по структурным единицам компании (подразделениям), классификация тем для обсуждения внутри форума по тематическим разделам. Есть возможность прикрепления файла документа к мнению сотрудника во время обсуждения темы.
«Модуль заказа временных и разовых пропусков на вход в здание» предназначен для заказа, согласования и подписания, а также выдачи разовых и временных пропусков на вход в здание (предприятие). Доступ к нему разграничен. Система позволяет любому сотруднику предприятия заказать пропуск на посетителя (разовый или на определенный период). Далее, лицо, имеющее право подписи пропусков, принимает решение о допуске посетителя и либо подписывает пропуск, либо отклоняет На проходной в специальном интерфейсе появляются только подписанные пропуска. Пропуск можно распечатать на принтере и выдать посетителю. При выходе из здания посетитель возвращает пропуск. Так же оформляются пропуска на автомобили для пропуска их на корпоративную стоянку. В системе хранится информация, кто, когда и к кому приходил, а так же кто, когда и для кого заказывал пропуск. По каждому посетителю ведется история его посещений, хранятся паспортные данные.
Небольшая компания, работающая в основном на рынке внедрения корпоративных ИС и телекоммуникационных биллинговых систем, консалтинге. Так как компания нишевая и не ведет активной деятельности, о ней мало что известно. С 2003 года на ее сайте не идет публикации новостей, хотя какая-то иная активность ее временами на рынке заметна. В частности в 2004 году прошло объявление, что IncoFlow будет поставляться как конструктор.
Сведений о внедрениях найти не удалось. Но судя по функционалу системы (канцелярия, пропуска) она создавалась для какого-то одного завода среднего размера.
В целом анализ показывает, что система обладает неплохими, но довольно типовыми возможностями. Использовать ее в небюрократизирвоанной компании представляется неудобным, так как в ней очень силен акцент на карточки и как-то чересчур выпирающие канцелярские методы поддержки ДО.
Также из анализа презентационных материалов можно заключить, что у пользователя нет рабочего места с персональными данными. Все документы сваливаются в общую кучу рубрикатора документов подразделения, где пользователь должен их вылавливать. Это не удобно.
В ней есть элементы маршрутизации и графической настойки маршрутов согласования, что является позитивной чертой. Модуль для выписывания пропусков и работы с заявками является часто востребованной задачей.
Однако, есть довольно много проблем, как технического, так и не технического плана, например:
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Экспресс-анализ INCOFLOW 2.0 фирмы «АйТи Инко» Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
|
|
Общее описание
Система IncoFlow 2.0 относится к классу систем, работающих только через Web-браузер. Так как система выполнена по Интранет/Интернет технологиям, она может быть установлена во внешней сети, т.е. быть доступна не только сотрудникам предприятия, но и внешним пользователям – партнерам, любым другим лицам.
Данные IncoFlow хранятся на файловом сервере, а в СУБД для каждого документа создается карточка документа. Для оптимизации производительности она делится на оперативную и архивную часть.
Компания «Айти Инко» предлагает три варианта системы:
- IncoFlow 2.0 LH, не требует внедрения, и состоит из модулей администрирования, «Архив», выдачи поручений и контроля их исполнения, корпоративных форумов. Стоимость этой версии не превысит $1000.
- IncoFlow 2.0 ML, не требует внедрения, и включает еще модули обработки входящей и исходящей корреспонденции, корпоративных форумов. Стоимость этой версии не превысит $5000.
- IncoFlow 2.0 FL внедряемая и включает еще модуль заказа временных и разовых пропусков на вход в здание. Стоимость этой версии составит 10 000 долларов США без учета внедрения.
Модуль архива обеспечивает долговременное хранение, поиск и извлечения копий необходимых материалов, восстановление утраченных или ошибочно удаленных из оперативной части материалов. Отличительной его особенностью является многомерный тематический классификатор документов, позволяющий рубрицировать информацию по произвольному количеству признаков. Также архив позволяет отслеживать принадлежность документов к организационным структурам компании. Входящие и исходящие документы хранятся в нем в отдельных журналах.
Модуль согласования предназначен для оперативной работы -- создания документов по шаблонам, организации маршрута прохождения документа при его согласовании и утверждении (создание и отслеживание регламента согласования и утверждения документов), согласования документов всеми лицами, участвующими в согласовании (в соответствии с заданным регламентом), хранение резолюций всех согласующих лиц, организация утверждения документа, создание протокола согласования документа.
Есть также достаточно интересная возможность согласования в закрытом кругу (доступ разрешен только приглашенным лицам), а также поддержка делегирования полномочий одного сотрудника другому, с отслеживанием его участия в согласовании. Согласование документов может проходить по заранее созданным маршрутам документов или по вновь создаваемым. Для разных типов документов могут быть созданы различные маршруты согласования. Согласование документа всегда проходит в режиме закрытого форума, доступ к которому имеют только сотрудники, участвующие в согласовании.
В системе предусмотрен механизм уведомления пользователей средствами электронной почты о событиях их касающихся (выдаче поручения, приглашении к согласованию документа и т.п.), но эти уведомления плохо интегрированы с интерфейсом самой системы. Нельзя, например, щелкнуть мышью на ссылке и выйти на нужную страницу.
«Модуль обработки входящей и исходящей корреспонденции» решает типовые задачи регистрации, классификации, постановкой на контроль, выдача поручений, ведение переписки, направление по маршрутам ознакомления, согласования и утверждения, хранение связей между входящими и исходящими документами, контроль прохождения документов по маршрутам, ведение журналов входящих-исходящих.
Полезной возможностью является механизм замещения. Руководитель имеет возможность отследить все действия своего сотрудника по вопросу, утвердить или отправить его отчет об исполнении на доработку. Но техническую работу по регистрации документов будет выполнять секретарь.
«Модуль выдачи поручений и контроля их исполнения» предназначен для выполнения отдельных функций системы электронного документооборота внутри самостоятельного подразделения компании. Модуль позволяет руководителю подразделения получать поручения от своего непосредственного руководителя и выдавать поручения подчиненным, контролировать их исполнение. Есть возможность ведения электронных архивов документации подразделения (Указаний, презентаций, отчетов по выполненным проектам и т.п.)
«Модуль согласования и исполнения Заявок» является расширением модуля согласования документов и предназначен для сбора, согласования и исполнения Заявок на различные работы (заявка на закупку расходуемых материалов, канцтоваров, заявка на организацию рабочего места и т.д.). С помощью модуля администрирования можно создать различные типы заявок и определить маршруты прохождения заявки (согласования, утверждения и исполнения) для каждого типа заявки.
Любой сотрудник предприятия может (если имеет соответствующие права доступа) создать в системе Заявку определенного типа (задается в системе администрирования), вызвав интерфейс ввода заявки, в котором указываются атрибуты заявки и ее содержание. Сразу же после ввода заявки она автоматически направляется по маршруту, соответствующему типу заявки. При этом, сотрудник, подавший заявку сможет отследить статус заявки на любом этапе этого маршрута. Если заявка не будет согласована, то он получит уведомление с причинами отказа в исполнении заявки.
«Модуль корпоративных форумов» предназначен для организации обсуждения различных вопросов внутри компании и подразделений. Ведется разграничение доступа к форумам, классификация форумов по структурным единицам компании (подразделениям), классификация тем для обсуждения внутри форума по тематическим разделам. Есть возможность прикрепления файла документа к мнению сотрудника во время обсуждения темы.
«Модуль заказа временных и разовых пропусков на вход в здание» предназначен для заказа, согласования и подписания, а также выдачи разовых и временных пропусков на вход в здание (предприятие). Доступ к нему разграничен. Система позволяет любому сотруднику предприятия заказать пропуск на посетителя (разовый или на определенный период). Далее, лицо, имеющее право подписи пропусков, принимает решение о допуске посетителя и либо подписывает пропуск, либо отклоняет На проходной в специальном интерфейсе появляются только подписанные пропуска. Пропуск можно распечатать на принтере и выдать посетителю. При выходе из здания посетитель возвращает пропуск. Так же оформляются пропуска на автомобили для пропуска их на корпоративную стоянку. В системе хранится информация, кто, когда и к кому приходил, а так же кто, когда и для кого заказывал пропуск. По каждому посетителю ведется история его посещений, хранятся паспортные данные.
Протокол обследования по направлениям
| Название | Выявленные свойства или отсутствие важных свойств |
Делопроизводство и управленческий документооборот | |
- Регистрационные формы | + есть готовые для вх-исх + можно разрабатывать свои -- для заявок и пр. |
- Готовые «контуры» делопроизводства | регистрация входящих-исходящих. Есть модуль согласования заявок, заказа пропусков |
- Особенности нумерации документов | - только вручную |
- Поддержка словарей и справочников (классификаторы) | +- справочники в системе ведутся администратором только через модуль администрирования + справочник организационной структуры (штатное расписание) + справочник сотрудников (контактная информация) +справочник компаний (информация о подрядчиках, клиентах и т.п., взаимоотношениях с ними, реквизиты и контактная информация). + справочники подразделений и должностей + справочники типов документов + справочники маршрутов прохождения документов |
- Ведение журналов документов | +для входящих, исходящих, других типов документов |
Ведение «дел» и архивов | - нет. |
Хранилище электронных документов | |
- Организация хранилища | Карточки хранятся в реляционной СУБД, а документы -- на файловом сервере. Решение проблемы замедления обработки пользовательских запросов по мере увеличения числа записей в таблицах базы данных решается через логическое разделение системы на оперативную и архивную часть. |
- Версии, связи, история | В архиве между документами можно установить связи различных типов, позволяющих хранить версионность документов при их модификации, находить документы на которые есть ссылки в данном документе, находить комплекты и пакеты документов, просматривать переписку и т.д. - к карточке можно присовоуцпить только один файл, но можно присоединить и приложения + Отслеживание истории работы с документами (кто и когда работал с документом, хранение всех версий документа) + В системе все действия пользователей журналируются. Всегда можно определить кто, что и когда делал в системе. |
Поисковые возможности | + по карточке документа в базе данных + контекстный поиск + поиск по атрибутам документа (автор, подразделение, дата создания, утверждения и т.д.) + архив предлагает многомерный тематический классификатор документов (классификация по произвольному количеству признаков) |
Ввод/вывод документов | |
- Внесение документов, шаблоны, экспорт | + создания проектов документов по шаблонам + импорт и сохранение файла + прозрачное редактирование файла |
- Сканирование | - нет |
- E-mail-сервер | + есть интеграция с email для отсылки файлов |
- Работа с факс-серверами | - нет |
Исполнительская дисциплина | |
- Сценарии и особенности выдачи поручений | + поддерживается выдача поручений по документам. Поручение совпадает с резолюцией. Есть панель конфигурирования резолюции + Поручение можно выдать нескольким человекам - Нельзя выделить главного исполнителя - Нельзя выдать поручение ролевому субъекту + Поручения фиксируются в карточке документа + В карточке поручения есть ссылки на карточку документа - контроль исполнения + При выдаче поручения указывается тема поручения, срок выполнения, важность поручения. + Можно прикрепить к поручению несколько файлов. |
- Уведомления, напоминания | + информирование нужных сотрудников по электронной почте о поступлении документов, новых заданий - уведомления плохо интегрированы с интерфейсом самой системы. Нельзя щелкнуть мышью на ссылке и выйти на нужную страницу + Система автоматически отслеживает события по поручениям и выдает сообщения по электронной почте о том, что подходит срок выполнения определенного поручения. + Поручения, срок которых истек, в списке помечаются красным цветом. |
- Контроль исполнения поручений | + пользователю доступны списки поручений, что он выдал и получил + в канцелярии видны все документы, имеющих статус «на контроле» - сводки создавать нельзя + в карточке документа сохраняются все ссылки на поручения по документу (когда, кем и кому были вынесены), а так же информация об исполнении, включая ссылку на отчет об исполнении. + Руководитель может просмотреть отчет подчиненного и либо принять его (в этом случае поручение считается выполненным), либо отклонить, указав причины отклонения. + Так как все документы сваливаются в кучу по подразделению и рубрицируются только по типу и статусу, то руководитель всегда видит, что исполнено, а что -- нет - Не найдено подчиненных поручений |
Бумажный ДО | Можно завести карточку и маршрутизировать ее. Система даже более удобна для бумажного ДО, чем безбумажного |
Движение документа по организации | |
- Маршруты, определяемые пользователем (листы согласования) | + Согласование документов по заранее созданным маршрутам документов. + Создание пользователями новых маршрутов. + Для разных типов документов могут быть созданы различные маршруты согласования. + Лист согласования |
- Workflow-подобная обработка документа (программирование деловых процессов) | можно программировать маршруты согласования, но не workflow |
Отчеты | - не найдено |
Проектные площадки | нет |
Функции Enterprise Content Management | нет |
Ролевые механизмы и оргструктуры | - только организационно-штатная - ролей нет, только группы + предусмотрена возможность делегирования прав на создание и согласование отдельного документ (например, от руководителя секретарю) |
Безопасность | |
- Контроль доступа | + Возможна как доменная аутентификация, так и одновременно аутентификация средствами самой системы + поддержка групп + права на доступ можно предоставлять к отдельным системам + права на доступ можно предоставлять к отдельным документам. + права доступа к системам и документам назначаются как для групп, так и для отдельных пользователей. +- виды прав доступа к информации -- право на чтение, право на редактирование, право на удаление так как идет работа через Web , то права доступа можно дать кому угодно а |
- Шифрование | |
- Применение ЭЦП | + Есть возможность подключения цифровой подписи и шифрации данных компании «Крипто-Про». |
Рабочие места системы | + Web-клиент - толстый клиент +- уведомления о поручениях приходят в почту, но никакой (даже по URL-адресам документов) интеграции почтового пользователя с системой нет |
Сквозной документооборот холдинга, особенности репликации данных | - нет |
Архитектура и технологичность системы | |
- Технологическая основа и ограничения | Судя по всему строится на основе плохо архитектуры |
- Открытость системы и средства интеграции | + есть интеграция с Axapta |
- Производительность и надежность | от низкой до средней |
Лицензионная политика | |
Свойства поставщика | |
Косвенные оценки сложности внедрения |
Профиль производителя
Небольшая компания, работающая в основном на рынке внедрения корпоративных ИС и телекоммуникационных биллинговых систем, консалтинге. Так как компания нишевая и не ведет активной деятельности, о ней мало что известно. С 2003 года на ее сайте не идет публикации новостей, хотя какая-то иная активность ее временами на рынке заметна. В частности в 2004 году прошло объявление, что IncoFlow будет поставляться как конструктор.
Анализ референтных внедрений
Сведений о внедрениях найти не удалось. Но судя по функционалу системы (канцелярия, пропуска) она создавалась для какого-то одного завода среднего размера.
Выводы
В целом анализ показывает, что система обладает неплохими, но довольно типовыми возможностями. Использовать ее в небюрократизирвоанной компании представляется неудобным, так как в ней очень силен акцент на карточки и как-то чересчур выпирающие канцелярские методы поддержки ДО.
Также из анализа презентационных материалов можно заключить, что у пользователя нет рабочего места с персональными данными. Все документы сваливаются в общую кучу рубрикатора документов подразделения, где пользователь должен их вылавливать. Это не удобно.
В ней есть элементы маршрутизации и графической настойки маршрутов согласования, что является позитивной чертой. Модуль для выписывания пропусков и работы с заявками является часто востребованной задачей.
Однако, есть довольно много проблем, как технического, так и не технического плана, например:
- Судя по косвенным признакам (упомянутых деталях архитектуры) система не масштабируема;
- Средств для поддержки территориально-распределенного холдинга нет;
- Нет поддержки ролей ни к каком виде;
- Чрезмерный «канцеляризм»;
- Почтовый клиент никак не интегрирован с системой
- Возможности разграничения прав доступа довольно скромные;
- Сам производитель -- крошечный.
- Сама компания малоактивна на рынке -- от нее не было новостей с 2003 года, хотя косвенные признаки ее существования присутствуют;
- Не найдено упоминаний о проектах внедрения системы
