Автор: Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализ продукта DocOffice фирмы «ЦМД-Софт»
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
DocOffice предназначен для автоматизации регистрации, учёта, контроля движения и хранения документов, входящих, внутренних или исходящих из организации. Вендор рекомендует его организациям, документооборот которых составляет от 200 до 10 тысяч документов в месяц и более.
Продукт обеспечивает унифицированный учёт всех входящих и исходящих документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, поиск места нахождения любого документа по реквизитам, а также наложение резолюций и контроль исполнения поручений. Обеспечивается учет взаимосвязей и взаимозависимостей между документами, хранение документов частого обращения в электронном (отсканированном или ином) виде. Он обеспечивает выдачу отчётов о регистрации, движении или нахождении на рабочих местах документов, отобранных по различным критериям.
Все документы учитываются в единой базе данных продукта (централизованный учет) и имеют стандартный набор атрибутов, независимо от типа, доступных для заполнения с любого рабочего места (унифицированный учет).
Поддерживается поиск документов по атрибутам карточки, составление отчетов, печать журналов, актов и т.п., контроль доступа к документам, наложение и контроль резолюций, определение возможных маршрутов обработки документов определенного типа.
DocOffice может интегрироваться с другими системами, ориентированными на обработку документов, благодаря открытому интерфейсу.
Связь удаленных филиалов реализуется через почтово-криптографическую подстстему, обеспечивающую защиту информации с применением Системы криптографической защиты информации (СКЗИ) "Верба", сертифицированной ФАПСИ России. Масштабируемость достигается параллельной обработкой электронных документов различных типов, а также документов, поступающих от разных групп отправителей.
Функция хранилища электронных документов и архива реализуется отдельным продуктов, интегрируемым с системой ДО, «Информационно-справочной системой» (ИСС). Она позволяет хранить иерархически-структурированные документы, набор полей которых проектируется администратором. Используя электронный каталог, пользователь получает возможность не только находить документы, просматривать их содержание и сканированные образы, но и видеть взаимную обусловленность и семантическую связь различных документов и сведений.
Пользователь самостоятельно, без участия программистов, может уточнять структуры данных, создавать новые типы документов. Система без дополнительной настройки обеспечит возможность редактирования уточненных и новых структур информации за счет использования динамических форм и отчетов. ИСС позволяет структурно хранить не только формализованное содержание документов и сведений, но и файлы любых форматов, включая сканированные изображения документов.
Система опирается на MS SQL Server.
Единственным референтным внедрением является применение системы в "Центральном Московском Депозитарии". Решение развивается начиная с 1996 года и охватывает филиальную сеть из 30 филиалов. Эта же технология обеспечивает взаимодействие с 200 клиентами группы.
На базе ИСС в ЦМД создано отраслевое решение для участников рынка ценных бумаг, в первую очередь, для регистраторов и эмитентов ценных бумаг, классифицированы и формализованы наиболее важные сведения о клиентах компании -- эмитентах и договорных отношениях с ними. За счет внедрения системы достигнута экономия рабочего времени на поиск информации и принятие решения, а также за счет автоматизированной обработки данных. Решены вопросы автоматизированной подготовки типовых документов: договоров, счетов, счетов-фактур, актов выполнения работ с помощью специализированной программы печати документов, использующей функции сервера приложений ИСС для формирования документов.
ЦМД-Софт, по всей видимости, является компанией для одного клиента -- ее родительского предприятия "Центральном Московском Депозитарии". Это обуславливает ее стабильность, но и некоторую однобокость решения
Несмотря на ряд довольно интересных решений и довольно развитого для российских систем функционала в области ДО, DocOffice имеет недостатки, обусловленные ориентацией на одного клиента конкретной отрасли:
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализ продукта DocOffice фирмы «ЦМД-Софт»
Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.
|
|
Общее описание
DocOffice предназначен для автоматизации регистрации, учёта, контроля движения и хранения документов, входящих, внутренних или исходящих из организации. Вендор рекомендует его организациям, документооборот которых составляет от 200 до 10 тысяч документов в месяц и более.
Продукт обеспечивает унифицированный учёт всех входящих и исходящих документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, поиск места нахождения любого документа по реквизитам, а также наложение резолюций и контроль исполнения поручений. Обеспечивается учет взаимосвязей и взаимозависимостей между документами, хранение документов частого обращения в электронном (отсканированном или ином) виде. Он обеспечивает выдачу отчётов о регистрации, движении или нахождении на рабочих местах документов, отобранных по различным критериям.
Все документы учитываются в единой базе данных продукта (централизованный учет) и имеют стандартный набор атрибутов, независимо от типа, доступных для заполнения с любого рабочего места (унифицированный учет).
Поддерживается поиск документов по атрибутам карточки, составление отчетов, печать журналов, актов и т.п., контроль доступа к документам, наложение и контроль резолюций, определение возможных маршрутов обработки документов определенного типа.
DocOffice может интегрироваться с другими системами, ориентированными на обработку документов, благодаря открытому интерфейсу.
Связь удаленных филиалов реализуется через почтово-криптографическую подстстему, обеспечивающую защиту информации с применением Системы криптографической защиты информации (СКЗИ) "Верба", сертифицированной ФАПСИ России. Масштабируемость достигается параллельной обработкой электронных документов различных типов, а также документов, поступающих от разных групп отправителей.
Функция хранилища электронных документов и архива реализуется отдельным продуктов, интегрируемым с системой ДО, «Информационно-справочной системой» (ИСС). Она позволяет хранить иерархически-структурированные документы, набор полей которых проектируется администратором. Используя электронный каталог, пользователь получает возможность не только находить документы, просматривать их содержание и сканированные образы, но и видеть взаимную обусловленность и семантическую связь различных документов и сведений.
Пользователь самостоятельно, без участия программистов, может уточнять структуры данных, создавать новые типы документов. Система без дополнительной настройки обеспечит возможность редактирования уточненных и новых структур информации за счет использования динамических форм и отчетов. ИСС позволяет структурно хранить не только формализованное содержание документов и сведений, но и файлы любых форматов, включая сканированные изображения документов.
Система опирается на MS SQL Server.
Состав продуктовой линейки (основные модули решения)
| Модуль | Функция |
Комплекс документооборота (КДО) “DocOffice ” | Автоматизации регистрации, учёта, контроля движения и хранения документов, входящих, внутренних или исходящих из организации. |
Почтово-криптографическая система | Передача от географически удаленных клиентов и филиалов электронные формализованные документы для последующей автоматизированной обработки в центральном хранилище данных. |
Информационно-справочная система (ИСС) | Программный комплекс, предназначенный для создания и ведения структурированных архивов документов и сведений. Имеет аналитический компонент, позволяющий выявлять типовые связи между документами |
Протокол обследования по направлениям
| Название | Выявленные свойства или отсутствие важных свойств |
Регистрационные формы делопроизводства | +- использование унифицированной карточек для всех документов + возможность редактировать карточку (проектировать новые) - наличие в РКК выбора маршрута согласования документа |
Готовые контуры делопроизводства и документооборота | + для вхоящих/исходящих + документы банковско-финансовой сферы - протоколы заседаний и т.п - другие |
Гибкость нумерации документов | +автоматическая нумерация документов +- возможность настройки нумерации - ручная нумерация - номера документов не могут могут содержать номера дел |
Поддержка словарей и справочников (классификаторы) | + справочник пользователей + справочник контрагентов (одноуровневый) + категории по видам деятельности + оргструктура + формы документов + носители информации + стандартные сроки обработки документов + категории документов + маршруты + подшивки + помощники + справочник эмитентов + справочник типов связей между документами + справочник принадлежности сотрудников подразделениям + справочник поручений по резолюциям +справочники по оргструктуре компаний, где используется продукт |
Гибкость ведения журналов документов | + для каждого документа заводится «архивная папка» (аналог журнала) + ведение и регистрация описи документов в папке + распечатка актов приема-передачи документов из папки + наличие карточки для архивной папки + настройка списка журналов (категории документов по номенкулатуре) |
Качество поддержки регистрации основных типов делопроизводственных документов | + входящие/исходящие полнофункуиональны + поддержка справочника типовых с одержаний документа + простановка резолюций на документе + регистрация создаваемых документов + для исходящих отчет об отправке документа + фиксация даты ожидаемого ответа для исходящих + удаление ошибочно зарегистрированного документа + поддержка средств генерации заявок на формирования исходящих (заявка на доставку) |
Возможности ведения «дел» и архивов | + для документов можно формировать «подшивку» (аналог дел) + справочник по видам деятельности - справочник номенкулатыры дел - выбор название дел по номенкулатуре - иерархичность папок - типовая номенклатура для отраслей |
Организация хранилища | Все документы хранятся в СУБД Оптимизация хранилища не доступна |
Управление документами и связями | *как таковое хранилище реализуется продуктом ИИС и позволяет хранить как структурированные по полям документы, так и не структурированные + отслеживаются произвольные связи между документами, они указываются в РКК; фиксируется тип связи + поддержка средств поиска документов при установлении связей + учет статуса документа + учет местоположения документа в организации + наложение резолюций на документы + управление копиями документа и слежения за их движением + категории документа + поддержка бумажных и электронных документов (хранящихся в ИСС) |
Поисковые возможности | + поиск по реквизитам -+ полнотекстовый поиск через ИСС |
Сканирование | - нет возможности вызова сканера +- сканированные образы могут храниться в ИСС |
Внесение документов, создание на базе шаблонов | + в ИСС. Можно создавать документ на базе заполняемых экранных форм + Внесение в систему готовых документов |
Полнота использования возможностей E-mail | - не используется нигде, только как дополнительный шлюз к входящим/исходящим |
Взаимодействие по факсу | - автоматического взаимодействия нет + для исходящих документов фиксировать попытки ручной отсылки и сбоев отсылки факса |
Сценарии и особенности выдачи поручений | + формирование списка поручений при простановке в карточке документа выданных резолюций (постановка на контроль), причем выбор типа поручения по резолюциям + создание копий документа для исполнителей + индивидуальные поручения каждому в списке + простановка резолюции силами помощника руководителя (по справочнику помощника) - этапы выполнения поручения - только абсолютные даты исполнения поручений - нет промежуточных контрольных точек исполнения поручения - документ допускает изменение (редактирование) выданной резолюции без фиксации факта ее изменения - временная передача исполнения поручений (исполняются подразделениями) - перепоручение исполнения поручения по инстанции вниз |
Уведомления, напоминания и контроль исполнения поручений | + список поручений пользователя + список входящих документов на обработку + список документов в работе + отчеты о поручениях (статус исполнения, исполненные -- включая статистику об исполнении с задержкой) - сложные контуры перепоручения, отзыва и замещения сотрудников - систематизация контрольной картотеки слабая; - нет промежуточных контрольных точек поручений; +- поручение снимается с контроля руководителем или помощником, но не секретарем - исполненный документ не блокируется никогда - интеграции с почтовым клиентом нет - поручения можно исполнить или нет, нельзя отправить на переделку |
Регистрация состояния документа | + да, полностью |
Простые маршруты (листы согласования) | - нет |
Workflow-подобная обработка документа | + маршруты документов, заданные в справочнике
+ изменение статуса документа пользователем + возможность передачи документа «в подразделение», с получением его сотрудником у секретаря - возможность настраивать детали шаблонного маршрута пользователем через экранные формы + просмотр (контроль) трассы движения документа - редактор маршрутов |
Использование механизма ролей и специализированных АРМ | + использование «подразделений» как субъектов документооборота - использование должностей как субъектов документооборота - выделенные АРМ |
Полнота использования сведений о штатной оргструктуре в системе | +- есть справочник оргструктуры, |
Возможности протоколирования и генерации отчетов | + все действия пользователей протоколируются, есть возможность просмотра этих действий за заданный интервал + возможность распечатки отчетов, журналов + предопределенные отчеты (кол-во принятых документов, кол-во отправленных, кол-во переданных в подшивку и пр.) + выбор параметров отчетов |
Проектные площадки | - нет |
Функции ECM | - остальных нет |
Безопасность | + гриф ограничения доступа (секретности_ документа + контроль доступа к документам + ЭЦП «Верба» + для сотрудника можно определить может ли он регистрировать входящие/исходящие + контроль доступа к функция системы на базе механизма по уровня доступа, определяемых по принадлежности к группам. Сотрудник может принадлежать нескольким группам. Управление группами осуществляется средствами Windows NT. Администратором системы указывает в справочнике доступа, какие пункты меню должны быть убраны или оставлены для данной группы. +- ролевой доступ на базе групп и маршрутизации документов через субъекты-подразделения |
Рабочие места (клиентские компоненты) системы | + толстый клиент - Web-клиент |
Интеграция холдинга, репликация данных | - нет, центральный офис, связь с филиалами через входящие-исходящие +- в системе есть справочник оргструктур всех фирм (контрагентов), развернувших систему |
Архитектура, технологическая основа и ее ограничения | * клинет-серверная система + использование списков групп Windows NT +- для хранения картотеки, маршрутов, справочников используется СУБД OpenIngres + для хранилища (ИСС) используется Microsoft SQL Server + нет ограничений на размер базы документов |
Открытость системы и средства интеграции | + Имеется для обращения API к системе - поддержки Web-сервисов, XML и других стандартных технологий - нет поддержки интеграции с R/3 |
Лицензионная политика | // |
Свойства поставщика | поставщик для одного клиента |
Производительность и надежность | высокая |
Оценки сложности внедрения | система имеет крен в сторону финансового предприятия, с деперсонифицированными механизмами workflow, которые трубно перестраивать |
Анализ референтных внедрений
Единственным референтным внедрением является применение системы в "Центральном Московском Депозитарии". Решение развивается начиная с 1996 года и охватывает филиальную сеть из 30 филиалов. Эта же технология обеспечивает взаимодействие с 200 клиентами группы.
На базе ИСС в ЦМД создано отраслевое решение для участников рынка ценных бумаг, в первую очередь, для регистраторов и эмитентов ценных бумаг, классифицированы и формализованы наиболее важные сведения о клиентах компании -- эмитентах и договорных отношениях с ними. За счет внедрения системы достигнута экономия рабочего времени на поиск информации и принятие решения, а также за счет автоматизированной обработки данных. Решены вопросы автоматизированной подготовки типовых документов: договоров, счетов, счетов-фактур, актов выполнения работ с помощью специализированной программы печати документов, использующей функции сервера приложений ИСС для формирования документов.
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
ЦМД-Софт, по всей видимости, является компанией для одного клиента -- ее родительского предприятия "Центральном Московском Депозитарии". Это обуславливает ее стабильность, но и некоторую однобокость решения
Выводы
Несмотря на ряд довольно интересных решений и довольно развитого для российских систем функционала в области ДО, DocOffice имеет недостатки, обусловленные ориентацией на одного клиента конкретной отрасли:
- слишком высокая жесткость процессов, обусловленная требованиями финансового сектора;
- отсутствие Web-клиента, вся работа сконцентрирована только в толстом клиенте;
- неразвитость необходимых делопроизводственных контуров;
- пренебрежение к вопросам использования E-mail,исключительная ориентация на работу пользователя только с интерфейсом системы;
- нестандартное наименование и недостаточная функциональность некоторых делопроизводственных компонент («дел» и «номенкулатур дел»);
- отсутствие нужных функций, таких, как проектные площадки и т.п.;
- неразвитость функций поддержки многоструктурности холдинга.
