То, чего не может быть

Source: http://www.itblogs.ru/blogs/borkus/archive/2009/09/14/54248.aspx

В начале сентября завершил аудит СЭД CompanyMedia компании «Интертраст». Из разряда тех вещей, про которые говорят, что это «невозможно сделать», т.е. оценка функциональных системы по сетке из более 300 параметров.

«Интертраст» это заказывал для внутренних целей. Все сделано по возможности предельно честно. В целом система оказалась достаточно продвинутой, и оказалось не стыдно итоги аудита дать в более открытый доступ.

Пока оформлялись итоги аудита, они систему уже ее успели немного подправить, так, что наверное стала еще лучше.

Если вы заказчик, объявивший тендер на крупный проект, то имеете шанс получить документ в числе прочих материалов -- на предмет почитать.

Published 14 сентября 2009 г. 20:00 by Vlad Borkus

Filed under: Проекты, СЭД, DMS

Аудит СЭД CompanyMedia 3.4 компании "ИнтерТраст"

Текущее.. 01.09.2009 завершил проект аудита СЭД CompanyMedia 3.4 компании "ИнтерТраст". Был проведен сравнительный анализ системы с другими решениями в области систем электронного документооборота, присутсвующих на российском рынке.

По итогам аудита и анализа создано два документа:

• публичный отчет по возможностям CompanyMedia 3.4;


• закрытый отчет, содержащий более подробное сопоставление CompanyMedia 3.4 с другими системами и основывающийся на информационной базе по этому рынку, которую ведет компания KONNASI.

Интеграция СЭД, новый стандарт CMIS

Source: http://www.itblogs.ru/blogs/borkus/archive/2009/02/04/_18043D0442043504330440043004460438044F04_-_21042D0414042C00_-_3D043E0432044B043904_-_4104420430043D043404300440044204_-CMIS.aspx

Те, кто внедрял системы документооборота, знают, что со временем в большой компании таких систем накапливается изрядное количество. И очень часто было бы полезно иметь некоторый интеграционный зонтик, позволяющий одной системе передать (или получить) контент в другую (из другой). Или же иметь какой-то простой и стандартный способ работать с накопленным контентом из прикладных (не СЭД) программ.

Тем не менее полноценных стандартов для такой интеграции не было. И вот в конце года, первый кандидат на такое звание появился. Называется он Content Management Interoperability Services (CMIS), причем предложен он тяжеловесами на данном поле — EMC, Microsoft, IBM, а поддержан еще кучей других неслабых вендоров, включая Oralce, SAP, OpenText и т.п.

Стандарт задает общую модель данных и набор описаний веб-сервисов для доступа к данным, хранящимся в СЭД. При этом API выполняется в двух технологических вариантах веб-серсисов – SOAP и REST.

В настоящий момент имеется спецификация, проходящая стандартизацию в ISO и AIIM, а также референтные реализации основных вендоров. Предполагается, что стандартом она станет к середине года.

Разработка изначально не ориентирована на дублирование всех возможностей СЭД. Также беглый осмотр спецификации показывает, что даже из этого урезанного набора много вещей имеет статус «опционально». Более того, вопросы локалей как-то обойдены серьезным вниманием.

Тем не менее, даже основной функционал гораздо богаче того, что предлагают альтернативы сегодняшнего дня, например, WebDav. Такая штука точно была бы полезна в некоторых проектах, в которых я участвовал.

Интересно, начнут ли ее реализовывать наши производители СЭД.

***

Ниже более подробна описана техническая часть. Для тех, кому это интересно.

Модель данных обычна для большинства современных СЭД. Объекты четырех базовых типов:

• запись о документе, характеризующаяся набором полей (реквизитов), и, возможно, тела документа (content stream);


• папка с документами -- контейнер для других объектов. Опционально предусматривается, что документ может находиться в одной или нескольких папках, или вне папки. Папки могут быть вложены.


• объект «связь». Направленная ссылка с одного объект на другой, обладающая некоторым набором свойств.


• политика управления объектом. Некоторая запись в стандарте нижележащей СЭД, которая определяет права доступа (ACL), удержания или какие-либо правила обращения с объектами. Политику можно «прикреплять» к объектам, активизируя ее таким образом.

На основе этих типов данных создаются производные типы и их подтипы. На основе типов формируются сами объекты, с их уникальными ID (или, опционально, http URI)

Базовые сервисы:

• создание, получение, обновление, удаление объекта;


• поиск по объектам объектам и ссылкам (в том числе поиск документов, ссылающихся на данных).


• сервисы для подключения политик управления к объектам, отключения политик от объектов.

Поиск строится на базе язык запросов на базе подмножества SQL92, некоторыми ограничениями и расширениями. Например, расширения включают возможность полнотекствового поиска (по контенту), поиск в многозначных реквизитах (реквизитах в форме списков), ограничение поиска по папкам и деревьям папок.

Технически для преобразования запросов строится некий реляционное отображение хранилища документов, где каждый тип объектов представляет свою таблицу, а каждая запись — объект этого типа.

Подробности всего этого здесь:

http://xml.coverpages.org/cmis.html

Можно также зайти на страницу wikipedia — там есть ссылки на видео с забавным японцем, рассказывающим про CMIS:

http://en.wikipedia.org/wiki/Content_Management_Interoperability_Services

Спека доступна у IBM:

http://www-01.ibm.com/software/data/content-management/cm-interoperablity-services.html

Published 4 февраля 2009 г. 8:00 by Vlad Borkus
Filed under: Документооборот, ECM, СЭД, Стандарты

Comments

Серия докладов по теме выбора СЭД

23.10.2007

Доклад на заседании Клуба 4CIO, посвященного электронному документообороту.
Докладчик: Владислав Боркус.
Тема: "Выбор СЭД на предприятии".

Отчет о мероприятии можно найти здесь: Cсылка

Слайды презентации



10.10.2007

Доклад на Форуме "Электронный документооборот. Управляйте документами в интересах Вашего бизнеса!", проводимом компанией Интертраст.

Докладчик: Владислав Боркус
Тема: «Заказчик и системы документооборота: как решать проблему выбора?».

Подробности здесь: Ссылка

Слайды презентации

Творческие транзакции

Source: http://www.itblogs.ru/blogs/borkus/archive/2007/07/30/19545.aspx

Транзакции, описываемые свойствами ACID по настоящему креативных людей уже давно не удовлетворяют. Сначала возникли "долгоиграющие" транзакции, которые растянули понятие до предела, но еще сохраняли представление о транзакции, как он некоторой целостностной операции. А теперь, похоже, новый этап эволюции термина. Вот такие достижения предлагает нам новейшая концепция BPM 2.0, согласно одному из блогов:

<<Такой подход позволил правительству Нидерландов производить постоянные изменения в процессах, которые могут выполняться до их завершения 5 лет. Если у кого либо есть любые сомнения что BPM может быть использован для поддержки таких долгоиграющих транзакций, то сечас такие сомнения должны быть отброшены.>>

Конечно можно попутно задуматься -- не поменять что-то в «консерватории» ? Какая эффективность от workflow в процессе, длящемся 5 лет и постоянно меняющемся? Учет шагов, конечно важен, но формализация такого процесса выглядит как overkill.
Но меня поразило больше то, что это теперь уже называют транзакцией. Правила выполнения «транзакции» кроятся в ходе ее же исполнения. Куда ушли старые добрые транзакционные принципы? Вероятно, настоящий творец должен делать транзакцию руками, меняя все на ходу -- включая код. :))



Published 30 июля 2007 г. 13:23 by Vlad Borkus

Filed under: Брюзжание

Учитесь делать PR

Source: http://www.itblogs.ru/blogs/borkus/archive/2007/06/06/pr.aspx

Известный генерал в хорошем фильме так описывал девушке причину перелома ноги: «это военная тайна. Могу лишь сказать, что прыгать пришлось со сверхмалой высоты». Генерал говорил о падении с табуретки. Было бы событие, а красиво его подать PR сможет. И вот попался недавно на глаза пресс-релиз, растиражированный СМИ. Выглядит так, как будто сделано что-то невероятно крутое. И все в нем правда, только не упомянута одна маленькая, но важная, деталь... с которой все смотрится более трезво. Предлагаю читателю догадаться. Текст сообщения привожу по одному из информагенств.

Я, кстати говоря, с большим уважением отношусь к компании, которая выпустила данный пресс-релиз. У нее и хороший в своем классе продукт, и хорошие специалисты по внедрению и продажам. Только есть у нее слабость -- производить такие вот сообщения. Хотя и многие другие компании грешат этим, т.е. можно сказать уродливое явление на ИТ-рынке. Посему, и имя самой компании, и имя ее заказчика я поменял. Важна суть, а не имена. Хотя, конечно, а что еще остается делать небольшому производителю, чтобы о себе заявить?

<<< "Молоко-Мегаполис" начинает внедрение СЭД «Прорыв» Компания «Прорыв» объявляет о начале работ по внедрению одноименной системы электронного документооборота и управления взаимодействием в компании "Молоко-Мегаполис". "Молоко-Мегаполис" -- одно из сбытовых предприятий компании «Молоко», занимающееся поставками молочных продуктов в Московском регионе. В условиях жесткой конкуренции на столичном рынке молочных продуктов, решение вопроса автоматизации ключевых бизнес-процессов, для компании "Молоко-Мегаполис", имеет стратегическое значение. Поэтому руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием «Прорыв». С помощью системы планируется оптимизировать движение документов и автоматизировать основные процессы взаимодействия сотрудников. Внедрение системы было решено осуществить совместными силами специалистов по внедрению компании «Прорыв» и ИТ-специалистов "Молоко- Мегаполис". Первоначально система будет установлена в отделе HR "Молоко- Мегаполис". На этом этапе будут внедрены базовые модули для управления бизнес-процессами и электронными документами. В данный момент идет обучение ведущих пользователей основам работы с системой «Прорыв». Первый этап внедрения системы «Прорыв» в компании "Молоко- Мегаполис" будет завершен к концу лета. В результате, сотрудники компании "Молоко- Мегаполис" смогут создавать документы по типовым шаблонам прямо в системе, быстро согласовывать их, контролировать выполнение работ по ним и т.д. >>>

Published 6 июня 2007 г. 21:59 by Vlad Borkus Edit
Filed under: Документооборот, PR [Edit Tags]

Comments

Документооборот, CЭД, ECM: тему приходится продолжать

Source: http://www.itblogs.ru/blogs/borkus/archive/2007/05/28/c-ecm.aspx

В связи с DocFlow решил поделиться еще рядом мыслей о рынке документооборота -- как человек, с одной стороны не зависящий ни от одного из вендоров, а с другой -- занимающийся консалтинговой поддержкой внедрений СЭД. Желание высказаться спровоцировали тезисы  Андрея Колесова по поводу DocFlow. И так как мой текст в комментарии не помещается, то пришлось оформлять его в публикацию.

1) Я не очень согласен с оценками Андрея [Колесова] про вклад коммерческого сектора. По моим наблюдениям коммерческий сектор давно (5 лет) вносит значительную долю в оборотах многих компаний -- у кого-то более 50%, у кого-то менее (а если вычесть откаты, то, почти у всех более 50%). Достаточно посмотреть на портфель проектов Documentum, Интертраст, Ланит, Аплана и т.п. Серьезное исключение из этого паттерна -- ЭОС. Конечно, важно определить, что считается госсектором. Я не отношу к нему ВТБ, ФСК, Росэнергоатом, РАО ЕЭС, но кто-то может подсчитывать их вклад иначе.

2) Согласен с тем, что от СЭД все чаще хотят обеспечения поддержки работы с разного рода сложным контентом (мультимедийный, техдокументация). В этом смысле можно говорить от расширении спроса на идеи, заложенные ECM. Но противопоставлять ECM и классический российский документооборот, в том числе «делопроизводство», мне кажется, не стоит -- это понятия из разных классов.

Поэтому мы видим, например,  массу проектов, когда платформа ECM используется и как склад контента, и для поддержки делопроизводственных задач (Росэнергоатом и т.п.). То, что для всего используется одна платформа ECM не значит, что она "шире" делопроизводства -- просто с помощью хорошего конструктора можно решить и делопроизводственные задачи. Индикатором этого является то, что контур ОРД Documentum СНГ совершенствует уже более пяти лет.

3) По большей части СЭД внедряют сейчас для управления организацией, а не документами (опять же по моим впечатлениям от проектов, а я занимаюсь этим уже пять лет). Внедрения, в которых ставился акцент на выстраивание архива, а не контура управления через СЭД,  обычно не давали экономического эффекта. Исключение -- проектные организации (управление технической документацией), организации, занимающиеся мультимедиа. Последние -- все же пока экзотика, хотя некоторым вендорам ECM они принесли в недавнем прошлом неплохой доход.

4) Так как СЭД отвечает за управление, то растет спрос на такие СЭД, которые поддерживают несколько моделей управления.

Есть "директивный метод управления" (частью которого часто понимают "делопроизводство"), есть метод на основе бизнес-процессов (его можно реализовывать на ECM, через workflow). Есть и другие модели управления -- проектная, например. По моим наблюдениям часто эти формы управления _сосуществуют_ в организациях. И все больше СЭД их поддерживают одновременно.

Андрей цитировал упомянутый кем-то термин "директивно-учетный документооборот" -- его не считаю корректным, так как есть директивная модель управления, есть учетные документы, есть учет (атрибутирование) документов, есть функции складирования документов, разные формы движения документов (маршрутное, свободное), т.е. документооборот. Все же неправильно смешивать все это в одно понятие.

5)Совершенно некорректно считать, что потребителем-заказчиком СЭД является ИТ-отдел. Дело в том, что есть отработанные методики руководства проектами. И в любом проекте есть обязательные роли. И с точки зрения проекта абсолютно неверно, когда начальник ИТ-отдела становится бизнес-заказчиком проекта внедрения системы управления. Таковым должен быть (и все чаще является по моим личным наблюдениям) генеральный директор, начальник отдела управления качеством, начальники бюро технической документации и т.п. Да и функции _отделов документооборота_ сейчас очень сильно эволюционировали, так что они тоже вполне себе стали «мудрыми» заказчиками.

Исходные ссылки:

http://www.itblogs.ru/blogs/borkus/archive/2007/05/25/docflow-2007.aspx

http://www.itblogs.ru/blogs/kolesov/archive/2007/05/28/17428.aspx

PS Получилось отрывочно, но, в конце концов, -- это просто тезисы в блоге.

Влад Боркус
Published 28 мая 2007 г. 15:56 by Vlad Borkus
Filed under: Мысли, Документооборот

Впечатления от Docflow-2007

Source: http://www.itblogs.ru/blogs/borkus/archive/2007/05/25/docflow-2007.aspx

Посетил сегодня DocFlow-2007. Кто еще не знает -- это самая большая российская тусовка по документообороту, которая случается ежегодно. Коротко впечатления такие:

1. Рынок по-прежнему значительно растет, судя по числу людей. Их не меньше, чем в прошлом году, а может и больше. Это число было никак не меньше того, что собирает на своих форумах IBM -- значит тема людей интересует.

2. Похоже, что все места выступлений были проданы, судя по засилью здесь некоторых вендоров. Однако, надо сказать честно -- доклады были интересные. Я, конечно, выбирал куда пойти, но все же частота неудач очень низкая. Похоже, оргкомитет сработал очень оптимально.

3. Народ хочет знать про Documentum. Я заглянул на одну из лекций -- люди стояли в проходах. Хотя сами лекции были построены по принципу поучения папуасов новым идеям, у Documentum это срабатывает -- текучесть слушателей была небольшая.

Вообще их концепция контентных сервисов -- очень правильная. О ней я слышал еще от их президента еще года четыре назад. Теперь она докатилась до России. Хотя реальный спрос на это появится через несколько лет, потому как все зависит от успеха SOA-идеи.

4. Довольно любопытно было послушать новости отечественных разработчиков -- закрывают потихоньку люди проблемы в своих системах! Пожалуй только ЭОС застыл в развитии, хотя это мое сугубо субъективное впечатление от их доклада. Молодцы ребята из Directum -- все-таки очень сильно клиенто-ориентированная компания, слушают заказчика! Хотя и cопозданием (относительно нас), но сделали StorageServices-- а они нужны почти везде.

5. Заглянул на доклад Андрея Колесова, и еще заметил, что он в программе ведет круглый стол. Везде Андрей фигурировал как обозреватель PCWeek/RE. Порадовался за бывших коллег -- издание развивается, ищет новые формы работы. Раньше с этим были жуткие проблемы.

6. Hummingbird не умер. Но их бизнес находится примерно в том же состоянии, недоадекватном их мировому статусу, (_мое субъективное мнение_), что и раньше. За год они расширили проект «Мегафона» до 4000 мест, сделали еще один проект на каком-то заводе на 400 мест. Но в остальном все так же. Terralink, их партнер, начал внедрять Captaris Workflow -- и говорил по поводу этого продукта намного больше хорошего, чем про Hummingbird. Любопытно, что в упомянутом заводском проекте, они использовали одновременно Captaris Workflow и Hummingbird DM -- к чему бы это?

6. Мне понравились выступления Владимира Андреева из DocsVision. Вообще, человек очень умный -- мы с ним пересекались по одному из тендеров. Хотя тогда DocsVision заказчик не взял (были там несоответствия хотелкам), но систему они развивают в интересном направлении. Да и докладчик Андреев очень хороший. Было также любопытно послушать, как они использовали Windows Workflow Foundation в свою пользу, и о проблемах и преимуществах WWF.

К трем часам голова уже пухла от раннего вставания, и про FileNet я решил не слушать. Про эту систему я в свое время много читал -- очень достойная, и была бы отличной альтернативой Documentum в тяжелых проектах, но пока не локализована.

Published 25 мая 2007 г. 16:12 by Vlad Borkus Edit
Filed under: Документооборот

Comments

Что стоит за данными рыночных исследований CNews по документообороту?

Source: http://www.itblogs.ru/blogs/borkus/archive/2007/04/15/cnews.aspx

На днях попался на глаза анонс исследования CNews по рынку документооборота в нашей стране. Честно говоря некоторые приведенные параметры вызвали удивление, настолько они расходятся с моими представлениями о текущей реальности. Я, конечно, не специализируюсь на подсчете крутящихся на этом рынке денег, но как человек, имеющий к нему непосредственное отношение (выбор систем по заказам клиентов), имею некоторое представление о масштабе проектов, их числе и стоимости. И операции умножения и сложения произвести могу.
С моей точки зрения масштаб рынка (145 миллионов долларов) просто невозможный -- настолько сильно он завышен. Завышены и показатели отдельных компаний: EMC/Documentum (не думаю, что они зарабатывают они 14 миллионов на лицензиях и консалтинге), «Мотив» (они явно не могут зарабатывать 7+ миллионов долларов) и некоторых других упомянутых в анонсе отчета лидеров. (http://www.cnews.ru/news/top/index.shtml?2007/04/13/245691)Меня резанула фраза, что «Наибольших успехов из россиян добились компании «Ланит», ЭОС, «Мотив» и «Когнитивные технологии» – на долю каждой из систем, разработанных ими, приходится более 5% рынка в денежном выражении.».«Мотив», например, интересная система, но сколько нужно внедрить рабочих мест, чтобы получить 5 миллионов долларов при цене рабочего места 2000 руб ($70)? Да всю страну нужно заставить! Ситуация с другими упомянутыми вендорами менее однозначна, но думаю, что их доход также не столь высок. Опять же вопрос, а что считают? Может сюда еще и оборудование включают?Посмотрим реальные цифры об объеме рынка . В крайне выгодном проекте внедрение одного рабочего места -- лицензии ПО + консалтинг -- редко достигает $1000 (за исключением системы Documentum). Обычно цифра даже ниже $500. Для справки: стоимость лицензии типичной российской системы (на которые приходится 50% рынка по данных CNews) варьируется в диапазоне $50-150 и еще примерно столько же стоят работы по внедрению. Типичный средний проект -- до 100 рабочих мест, чаще 20-50, реже порядка 200. Проектов 1000 рабочих мест в год по всей стране делается несколько штук. Вот и считайте сами...

Мы здесь не затрагиваем вопрос про правильность определения границ рынка или его сегментирования на «российские платформы» и «западные». Хотя, по большому счету -- почти все внедрения делаются именно на западных платформах (и оплачиваются лицензии за Lotus, Oracle, SQL Server и т.п., которые включаются в стоимость проектов), с российскими «надстройками».
Я поговорил с несколькими своими хорошими знакомыми, которые, как оказалось, придерживаются примерно таких же оценок рынка как и я. Вот и не пойму я, как свои цифры получают аналитики CNews?
Влад Боркус

Published 15 апреля 2007 г. 16:40 by Vlad Borkus
Filed under: Мысли, Документооборот, Аналитика

Comments

DMS-2005-EPRESSXX-Web-Dialog

(C)Владислав Боркус

Дата актуальности: май 2005

!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.



Протокол экспресс анализа системы Web-Dialog фирмы Web-Segment


Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.


Система производится небольшой фирмой из Санкт-Петербурга и базируется на технологиях MySQL/PHP. Предпочтительной платформой исполнения является Linux. Разработчик декларирует, что в принципе возможно и использование MS SQL.

Спискок возможностей модуля управления документами включает: создание карточек документов, присваивание автоматических реквизитов, присоединение к карточке файла документа, добавление комментария, сортировка документов в списке -- само по себе наводит на мысль об скромности общего функционала системы.

Есть процесс визирования документа, возможность писать комментарии и просматривать комментарии предыдущих визировавших лиц. Процесс визирования документа несколькими пользователями может быть как одновременным, так и поэтапным, а при необходимости и с ограничением и контролем срока визирования. Но как указывает производитель «осуществление контроля за сроками и за прохождением документов возможно организовать в рамках дополнительного программного модуля.... WEB-Dialog является очень гибкой системой, которую можно настроить или дописать практически под любые бизнес-задачи».

Есть также «управленческий модуль», позволяющий руководителю создавать задачи -- в виде прикрепленного файла и/или текста, присваивания задачам комплекса идентифицирующих параметров (срок исполнения задачи, исполнители, порядок исполнения и т.д.), а также составления дополнительного комментария к каждой задаче. Каждая из задач и прикрепленных файлов имеет индивидуальный адрес в системе. Доступ к ним распределяется на основании списка исполнителей задачи.

Администратор может создавать шаблоны заполнения задач, содержащие идентифицирующие параметры, сценарии исполнения и получения отчетов по задачам, а также вид формы создания задачи с необходимыми атрибутами.

Создавать задачи в системе может только руководитель, обладающий данным правом, которое назначается индивидуально. У задачи может быть несколько исполнителей. Руководитель имеет возможность просматривать информацию о ходе исполнения задачи на ее различных стадиях, исполнитель имеет возможность сортировки поставленных задач по дате, названию или ФИО руководителя. Все задачи могут быть отсортированы по принадлежности к тематическим папкам, перечень и названия которых задает администратор. Исполнитель имеет право просматривать содержание задач, открывать и сохранять у себя на компьютере копии прикрепленных файлов, отметить задачу как исполненную и, при необходимости, написать комментарий или отчитаться о результатах исполнения, отчитаться о неисполнении задачи в указанные сроки с объяснением причин. Существует возможность поиска задач по любой комбинации идентифицирующих признаков задач. Существует возможность связывать задачи с документами и/или обменом информации через систему ссылок.

Вся текстовая информация, заносимая в систему, хранится в XML формате, за счет чего может быть обеспечена совместимость с другими программными продуктами.

У сотрудников есть ежедневники на каждый день с периодом 2 часа, на неделю, на месяц и на год, с системой напоминания, с возможностью самостоятельно создавать напоминания и автоматическим внесением крайних сроков поставленных руководством задач.

Система малораспространенная. Стоимость базовой конфигурации системы WEB-Dailog составляет 5000$.

Стоимость полной версии системы составляет 15000$.

DMS-2005-EPRESSXX. Визуальный слой DocFlow фирмы Банковский бизнес

(С) Владислав Боркус

Дата актуальности: май 2005

!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.



Экспресс-анализ продукта "Визуальный слой DocFlow" фирмы "Банковский бизнес"

Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.

Содержание [убрать] 1 Общее описание 2 Протокол обследования по направлениям 3 Анализ референтных внедрений 4 Профиль компании и проекты 5 Выводы

Общее описание

Визуальный слой DOCFLOW -- это часть более глобального решения, «Системы оперативного управления», предлагаемого фирмой в разных модификациях для банковской сферы ("Система оперативного управления BANK BUSINESS"), предприятий и коммерческих организаций ("Система оперативного управления CORPORATE BUSINESS"), государственных учреждений ("Система оперативного управления GOVERNMENT").

Помимо него в эту систему входят модули:

• STAFF -- управление информацией о сотрудниках,взаимодействие сотрудников друг с другом);


• DOCFLOW -- управление потоком документов (учет,согласование, архивное хранение и т.д.);


• CRM -- управление взаимоотношениями с клиентами;


• BUDGET -- управление финансами;


• TUNING -- настройка системы оперативного управления.

Система ориентированна на маршрутную обработку карточек документов, к которым присоединяются файлы. В целом предлагает небогатые, довольно традиционный функционал по работе с документами, движимыми вдоль жестких предопределенных маршрутов.

Протокол обследования по направлениям

Название	Выявленные свойства или отсутствие важных свойств
Делопроизводство и управленческий документооборот
- Регистрационные формы	Нет готовых Возможно создание, редактирование, удаление учетных карточек документов и поручений;
- Работа с входящими, исходящими, внутренними документами	- Все документы равноценны, описаний готовых настроек не найдено
- Особенности нумерации документов	+- Есть возможность вводить шаблон номера. Нумерация относительно простая -- это комбинация даты, типа карточки и порядкового номера типа документа, с любыми дополнительными буквами.
- Поддержка словарей и справочников (классификаторы)	- Только классификатор документов и справочник пользователей.
- Ведение журналов документов	нет
Ведения «дел» и архивов	нет
Хранилище электронных документов
- Организация хранилища	Хранение в реляционной СУБД MS SQL 2000 Server атрибутов и электронных версий документов. - Шаблоны документов располагаются в виде папок в файловой системе. +- Используются папки. Структура папок соответствует структуре предметной области (классификатору документов) и настраивается при установке системы или в начале отчетного периода (год). + Документ может быть в любом формате +- Есть возможность архивирования электронных карточек в другое хранилище через деление базы документов по годам.
- Управление версиями, связями, историей	+- Поддержка одноуровневых связей различных документов: документ-документ. +- По большей части версии документов связываются с этапами делового процесса-- промежуточных версий документов (сохранение истории), не управление контентом + К карточке можно прикреплять любое число дополнительных (сопроводительных) файлов, которые располагаются на карточке вспомогательных документов. + Быстрая навигация по любым типам связей: документ-поручение, документ-основание, документ-документ + Коллективная работа с файл-документами (автоблокировка) + Протоколирование времени наложения подписи, отклонения, создания, редактирования, рассылки копий, ознакомления с копией, выдачи поручения, исполнения поручения;
Поисковые возможности	+- Поиск производится при помощи индексатора SQL Server. Осуществляется по не очень сложной форме по основным реквизитам документа и полнотекстовый по всем остальным полям, включая вложения. + Представление документов и поручений в разрезах структуры организации, типов документов, состояний документов и клиентов (при использовании Визуального слоя CRM). - Других нет
Ввод/вывод документов
- Внесение готовых документов, создание на базе шаблонов, экспорт	+ Прозрачное для пользователя взаимодействие с офисными пакетами + Есть возможность генерации документов с заполнением шаблонов реквизитами (для Microsoft Office) + Возможность отсылки по э-почте поддерживается
- Сканирование	+ Есть возможность вызвать сканер и прикрепить отсканированный документ
- E-mail-сервер	- E-mail сервер не поддерживается, но отправить почту можно. Для отправки файл-документов, прикрепленных к учетной карточке необходимо установить фокус на учетную карточку и нажать кнопку "Отправить письмо" на левой управляющей панели. Создается форма электронного письма того почтового клиента, который установлен на станции пользователя "по умолчанию": Microsoft Outlook, Microsoft Express, The Bat, Lotus Notes и другие. К созданной форме автоматически прикрепляются актуальные редакции документов с закладки "Документы" и "Основания" .
- Работа с факс-серверами	- Нет
Исполнительская дисциплина
- Сценарии и особенности выдачи поручений	+ Поручения формируются на базе документов в системе, их список для каждого документа доступен через его карточку. + Поручение можно выдать и так, присоединив к нему любое число файлов. Но основание всегда будет одно. + Можно также от поручения в списке перейти на связанную с ним карточку. + Для поручения есть состояния "На составлении", "Выполняется", "Выполнено", "В архиве". + Есть дата исполнения поручения. Можно назначить исполнителя и соисполнителей. + Можно создавать дочерние поручения. -- Других возможностей не найдено
- Уведомления, напоминания	- частично (уведомления), в том числе и по электронной почте
- Контроль исполнения поручений	через списки выданных заданий
Движение документа по организации
- Регистрация изменения состояния документа	"Карточка документа" имеет четыре состояния: "На составлении", "На подписи", "В действии", "В архиве". "Карточка документа" может быть отклонена из любого состояния и иметь несколько циклов обработки. Для любого типа "Карточки документа" может быть задан либо "гибкий", либо "жесткий" маршрут. Учетная карточка, которая прекращает своё действие отправляется в состояние "В архиве".
- Маршруты, определяемые пользователем (листы согласования)	+ Поддерживаются простые последовательные маршруты, с уведомлением другим участникам Маршруты можно определять + Установка списка подписывающих /согласующих и приоритета наложения подписи /установка списка рассылки Можно расширять стандартный набор подписывающих, включать кого-то в копию. Подписанты в списке по настройкам системы имеют роли -- инициатор, руководитель подразделения, ответственный куратор. Можно задавать порядок, в котором они подписывают документ, а также время в часах и минутах, отведенное на подписание. На этапе согласования можно отредактировать документ, отклонить или подписать его, а также добавить резолюцию в поле комментарий.
- Workflow-подобная обработка документа (программирование деловых процессов)	- Программируются жестко администратором Многостадийная обработка карточек документов; Возможность использования различных маршрутов обработки и рассылки документов
Отчеты	Есть возможность формирования реестров учетных карточек документов и поручений через функцию вывода текущего содержимого фрейма "Реестр" в Microsoft Excel по кнопке "Вывод в Excel" на левой управляющей панели.
Проектные площадки	нет
Функции Enterprise Content Management	нет
Готовые «контуры»	CRM, Бюджетирование,
Ролевые механизмы и оргструктуры	Есть механизм заместителей одного пользователя другим
Безопасность
- Контроль доступа	+ Используется смешанная аутентификация -- SQL Server и Windows. + Есть механизм заместителей, но каждый пользователь всегда использует только свою ЭЦП. + Использование «ролевого» администрирования.
- Применение ЭЦП	+ есть возможность использования самых разных СЗКИ от сертифицированных до PGP + Использование любого типа носителя информации для хранения "Авторского ключа" и закрытого ключа средства криптографической защиты информации;
Рабочие места системы	система ориентирована на работу через толстого клиента
Сквозной документооборот холдинга, особенности репликации данных	репликация осуществляется средствами SQL Server, т.е. требует очень надежных каналов
Архитектура и технологичность системы
- Технологическая основа и ограничения	Используется SQL Server и «толстый» клиент
- Открытость системы и средства интеграции	//нет доступной информации
- Производительность и надежность	//нет доступной информации
Лицензионная политика	//нет доступной информации
Свойства поставщика	небольшая компания, мало проектов
Косвенные оценки сложности внедрения	не оценивались

Анализ референтных внедрений

Внедрение системы, насколько известно, произведено в одном банке, где она запущена в промышленную эксплуатацию в КБ "ФУНДАМЕНТ-БАНК". Деталей его не известно.

Профиль компании и проекты

"Банковский бизнес" -- российская компания, специализирующаяся на разработке программных продуктов и банковском IT-консалтинге. Основана в марта 2003 года. Продекларированная цель компании -- предложить комплексный программный продукт, который позволит сэкономить потребителям значительные средства, затрачиваемые на ведение дел и управление серьезной организацией; максимально удобный программный продукт для пользователей и оптимальный для решения задач оперативного управления организациями, банками, холдингами и государственными учреждениями.

Выводы

Продукт ориентирован больше на документопоток в банках (например, предусматривается быстрая -- в течении часов реакция пользователей), где прежде всего требуется жесткая маршрутизация карточек.

В целом он достаточно приятен на вид, хотя совершенно без изысков в области документооборота. Возможно, есть какие-то очень полезные особенности в модулях CRM, бюджетирования, но они не рассматривались в рамках данного проекта.

«Визуальный слой DOCFLOW» не предлагает готовых средств ведения канцелярии, хотя его, вероятно, можно настроить на решение этой задачи. В продукте много пробелов -- слабые средства настройки нумерации, нет средств ведения дел, средства согласования очень незатейливые, не найдено возможности задавать графически сложные маршруты workflow, репликация -- через средства SQL Server, т.е. не надежная и не удобная.

Что не менее существенно, нет достаточного числа крупных внедрений, а также молодость (нестабильность) компании. При том, что продукт не предлагает для структуры масштаба большого промышленного холдинга никаких особенно привлекательных характеристик -- все основные его преимущества ориентированы на другой сектор.

DMS-2005-EPRESSXX. ЦМД-Софт DocOffice

Автор: Владислав Боркус

Дата актуальности: май 2005

!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.


Протокол экспресс-анализ продукта DocOffice фирмы «ЦМД-Софт»

Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы носят весьма не универсальный характер.

Содержание [убрать] 1 Общее описание 2 Состав продуктовой линейки (основные модули решения) 3 Протокол обследования по направлениям 4 Анализ референтных внедрений 5 Профиль производителя (профиль производителя, партнеры) 6 Выводы

Общее описание

DocOffice предназначен для автоматизации регистрации, учёта, контроля движения и хранения документов, входящих, внутренних или исходящих из организации. Вендор рекомендует его организациям, документооборот которых составляет от 200 до 10 тысяч документов в месяц и более.

Продукт обеспечивает унифицированный учёт всех входящих и исходящих документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, поиск места нахождения любого документа по реквизитам, а также наложение резолюций и контроль исполнения поручений. Обеспечивается учет взаимосвязей и взаимозависимостей между документами, хранение документов частого обращения в электронном (отсканированном или ином) виде. Он обеспечивает выдачу отчётов о регистрации, движении или нахождении на рабочих местах документов, отобранных по различным критериям.

Все документы учитываются в единой базе данных продукта (централизованный учет) и имеют стандартный набор атрибутов, независимо от типа, доступных для заполнения с любого рабочего места (унифицированный учет).

Поддерживается поиск документов по атрибутам карточки, составление отчетов, печать журналов, актов и т.п., контроль доступа к документам, наложение и контроль резолюций, определение возможных маршрутов обработки документов определенного типа.

DocOffice может интегрироваться с другими системами, ориентированными на обработку документов, благодаря открытому интерфейсу.

Связь удаленных филиалов реализуется через почтово-криптографическую подстстему, обеспечивающую защиту информации с применением Системы криптографической защиты информации (СКЗИ) "Верба", сертифицированной ФАПСИ России. Масштабируемость достигается параллельной обработкой электронных документов различных типов, а также документов, поступающих от разных групп отправителей.

Функция хранилища электронных документов и архива реализуется отдельным продуктов, интегрируемым с системой ДО, «Информационно-справочной системой» (ИСС). Она позволяет хранить иерархически-структурированные документы, набор полей которых проектируется администратором. Используя электронный каталог, пользователь получает возможность не только находить документы, просматривать их содержание и сканированные образы, но и видеть взаимную обусловленность и семантическую связь различных документов и сведений.

Пользователь самостоятельно, без участия программистов, может уточнять структуры данных, создавать новые типы документов. Система без дополнительной настройки обеспечит возможность редактирования уточненных и новых структур информации за счет использования динамических форм и отчетов. ИСС позволяет структурно хранить не только формализованное содержание документов и сведений, но и файлы любых форматов, включая сканированные изображения документов.

Система опирается на MS SQL Server.

Состав продуктовой линейки (основные модули решения)

Модуль	Функция
Комплекс документооборота (КДО) “DocOffice ”	Автоматизации регистрации, учёта, контроля движения и хранения документов, входящих, внутренних или исходящих из организации.
Почтово-криптографическая система	Передача от географически удаленных клиентов и филиалов электронные формализованные документы для последующей автоматизированной обработки в центральном хранилище данных.
Информационно-справочная система (ИСС)	Программный комплекс, предназначенный для создания и ведения структурированных архивов документов и сведений. Имеет аналитический компонент, позволяющий выявлять типовые связи между документами

Протокол обследования по направлениям

Название	Выявленные свойства или отсутствие важных свойств
Регистрационные формы делопроизводства	+- использование унифицированной карточек для всех документов + возможность редактировать карточку (проектировать новые) - наличие в РКК выбора маршрута согласования документа
Готовые контуры делопроизводства и документооборота	+ для вхоящих/исходящих + документы банковско-финансовой сферы - протоколы заседаний и т.п - другие
Гибкость нумерации документов	+автоматическая нумерация документов +- возможность настройки нумерации - ручная нумерация - номера документов не могут могут содержать номера дел
Поддержка словарей и справочников (классификаторы)	+ справочник пользователей + справочник контрагентов (одноуровневый) + категории по видам деятельности + оргструктура + формы документов + носители информации + стандартные сроки обработки документов + категории документов + маршруты + подшивки + помощники + справочник эмитентов + справочник типов связей между документами + справочник принадлежности сотрудников подразделениям + справочник поручений по резолюциям +справочники по оргструктуре компаний, где используется продукт
Гибкость ведения журналов документов	+ для каждого документа заводится «архивная папка» (аналог журнала) + ведение и регистрация описи документов в папке + распечатка актов приема-передачи документов из папки + наличие карточки для архивной папки + настройка списка журналов (категории документов по номенкулатуре)
Качество поддержки регистрации основных типов делопроизводственных документов	+ входящие/исходящие полнофункуиональны + поддержка справочника типовых с одержаний документа + простановка резолюций на документе + регистрация создаваемых документов + для исходящих отчет об отправке документа + фиксация даты ожидаемого ответа для исходящих + удаление ошибочно зарегистрированного документа + поддержка средств генерации заявок на формирования исходящих (заявка на доставку)
Возможности ведения «дел» и архивов	+ для документов можно формировать «подшивку» (аналог дел) + справочник по видам деятельности - справочник номенкулатыры дел - выбор название дел по номенкулатуре - иерархичность папок - типовая номенклатура для отраслей
Организация хранилища	Все документы хранятся в СУБД Оптимизация хранилища не доступна
Управление документами и связями	*как таковое хранилище реализуется продуктом ИИС и позволяет хранить как структурированные по полям документы, так и не структурированные + отслеживаются произвольные связи между документами, они указываются в РКК; фиксируется тип связи + поддержка средств поиска документов при установлении связей + учет статуса документа + учет местоположения документа в организации + наложение резолюций на документы + управление копиями документа и слежения за их движением + категории документа + поддержка бумажных и электронных документов (хранящихся в ИСС)
Поисковые возможности	+ поиск по реквизитам -+ полнотекстовый поиск через ИСС
Сканирование	- нет возможности вызова сканера +- сканированные образы могут храниться в ИСС
Внесение документов, создание на базе шаблонов	+ в ИСС. Можно создавать документ на базе заполняемых экранных форм + Внесение в систему готовых документов
Полнота использования возможностей E-mail	- не используется нигде, только как дополнительный шлюз к входящим/исходящим
Взаимодействие по факсу	- автоматического взаимодействия нет + для исходящих документов фиксировать попытки ручной отсылки и сбоев отсылки факса
Сценарии и особенности выдачи поручений	+ формирование списка поручений при простановке в карточке документа выданных резолюций (постановка на контроль), причем выбор типа поручения по резолюциям + создание копий документа для исполнителей + индивидуальные поручения каждому в списке + простановка резолюции силами помощника руководителя (по справочнику помощника) - этапы выполнения поручения - только абсолютные даты исполнения поручений - нет промежуточных контрольных точек исполнения поручения - документ допускает изменение (редактирование) выданной резолюции без фиксации факта ее изменения - временная передача исполнения поручений (исполняются подразделениями) - перепоручение исполнения поручения по инстанции вниз
Уведомления, напоминания и контроль исполнения поручений	+ список поручений пользователя + список входящих документов на обработку + список документов в работе + отчеты о поручениях (статус исполнения, исполненные -- включая статистику об исполнении с задержкой) - сложные контуры перепоручения, отзыва и замещения сотрудников - систематизация контрольной картотеки слабая; - нет промежуточных контрольных точек поручений; +- поручение снимается с контроля руководителем или помощником, но не секретарем - исполненный документ не блокируется никогда - интеграции с почтовым клиентом нет - поручения можно исполнить или нет, нельзя отправить на переделку
Регистрация состояния документа	+ да, полностью
Простые маршруты (листы согласования)	- нет
Workflow-подобная обработка документа	+ маршруты документов, заданные в справочнике список «ожидаемых» к приему документов кнопка «принять документ» кнопка «отправить документ по маршруту» список документа на рабочем месте сотрудника + изменение статуса документа пользователем + возможность передачи документа «в подразделение», с получением его сотрудником у секретаря - возможность настраивать детали шаблонного маршрута пользователем через экранные формы + просмотр (контроль) трассы движения документа - редактор маршрутов
Использование механизма ролей и специализированных АРМ	+ использование «подразделений» как субъектов документооборота - использование должностей как субъектов документооборота - выделенные АРМ
Полнота использования сведений о штатной оргструктуре в системе	+- есть справочник оргструктуры,
Возможности протоколирования и генерации отчетов	+ все действия пользователей протоколируются, есть возможность просмотра этих действий за заданный интервал + возможность распечатки отчетов, журналов + предопределенные отчеты (кол-во принятых документов, кол-во отправленных, кол-во переданных в подшивку и пр.) + выбор параметров отчетов
Проектные площадки	- нет
Функции ECM	- остальных нет
Безопасность	+ гриф ограничения доступа (секретности_ документа + контроль доступа к документам + ЭЦП «Верба» + для сотрудника можно определить может ли он регистрировать входящие/исходящие + контроль доступа к функция системы на базе механизма по уровня доступа, определяемых по принадлежности к группам. Сотрудник может принадлежать нескольким группам. Управление группами осуществляется средствами Windows NT. Администратором системы указывает в справочнике доступа, какие пункты меню должны быть убраны или оставлены для данной группы. +- ролевой доступ на базе групп и маршрутизации документов через субъекты-подразделения
Рабочие места (клиентские компоненты) системы	+ толстый клиент - Web-клиент
Интеграция холдинга, репликация данных	- нет, центральный офис, связь с филиалами через входящие-исходящие +- в системе есть справочник оргструктур всех фирм (контрагентов), развернувших систему
Архитектура, технологическая основа и ее ограничения	* клинет-серверная система + использование списков групп Windows NT +- для хранения картотеки, маршрутов, справочников используется СУБД OpenIngres + для хранилища (ИСС) используется Microsoft SQL Server + нет ограничений на размер базы документов
Открытость системы и средства интеграции	+ Имеется для обращения API к системе - поддержки Web-сервисов, XML и других стандартных технологий - нет поддержки интеграции с R/3
Лицензионная политика	//
Свойства поставщика	поставщик для одного клиента
Производительность и надежность	высокая
Оценки сложности внедрения	система имеет крен в сторону финансового предприятия, с деперсонифицированными механизмами workflow, которые трубно перестраивать

Анализ референтных внедрений

Единственным референтным внедрением является применение системы в "Центральном Московском Депозитарии". Решение развивается начиная с 1996 года и охватывает филиальную сеть из 30 филиалов. Эта же технология обеспечивает взаимодействие с 200 клиентами группы.

На базе ИСС в ЦМД создано отраслевое решение для участников рынка ценных бумаг, в первую очередь, для регистраторов и эмитентов ценных бумаг, классифицированы и формализованы наиболее важные сведения о клиентах компании -- эмитентах и договорных отношениях с ними. За счет внедрения системы достигнута экономия рабочего времени на поиск информации и принятие решения, а также за счет автоматизированной обработки данных. Решены вопросы автоматизированной подготовки типовых документов: договоров, счетов, счетов-фактур, актов выполнения работ с помощью специализированной программы печати документов, использующей функции сервера приложений ИСС для формирования документов.

Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)

ЦМД-Софт, по всей видимости, является компанией для одного клиента -- ее родительского предприятия "Центральном Московском Депозитарии". Это обуславливает ее стабильность, но и некоторую однобокость решения

Выводы

Несмотря на ряд довольно интересных решений и довольно развитого для российских систем функционала в области ДО, DocOffice имеет недостатки, обусловленные ориентацией на одного клиента конкретной отрасли:

• слишком высокая жесткость процессов, обусловленная требованиями финансового сектора;


• отсутствие Web-клиента, вся работа сконцентрирована только в толстом клиенте;


• неразвитость необходимых делопроизводственных контуров;


• пренебрежение к вопросам использования E-mail,исключительная ориентация на работу пользователя только с интерфейсом системы;


• нестандартное наименование и недостаточная функциональность некоторых делопроизводственных компонент («дел» и «номенкулатур дел»);


• отсутствие нужных функций, таких, как проектные площадки и т.п.;


• неразвитость функций поддержки многоструктурности холдинга.

DMS-2005-EPRESSXX. SoftIntegro ДокМенеджер

(C) Владислав Боркус

Дата актуальности: май 2005

!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.



Протокол экспресс-анализа системы «ДокМенеджер» 2.0 фирмы SoftIntegro

Внимание! Экспресс-анализ не ставит целью рассмотреть систему во всех деталях. Обычно единственное его назначение - определить необходимость дальнейшего, более углубленного изучения системы. Экспресс-анализ делается под конкретные проектные условия, поэтому его выводы НЕ носят универсальный характер.

Содержание [убрать] 1 Архитектура системы и ее общее описание 2 Система позволяет решать следующие типовые проблемы: 3 Протокол обследования по направлениям 4 Профиль производителя (профиль производителя, партнеры) 5 Анализ референтных внедрений 6 Выводы о применимости

Архитектура системы и ее общее описание

Система электронного документооборота и делопроизводства «ДокМенеджер» похожа на системы на базе Lotus Domino в том смысле, что она использует ПО класса groupware в качестве среды коммуникации между пользователями. Однако, вместо Domino для базовой маршрутизации и управления документами она опирается на системы Novell и Microsoft -- Novell GroupWise, MS Exchange и MS Sharepoint Portal Services. Благодаря им пользователь получает возможность работать также со средствами электронной почты, планирования личной и коллективной работы и др.

Интерфейс клиентской части «ДокМенеджера» встраивается в интерфейс систем коллективного пользования (GroupWise, Outlook), что теоретически повышает удобство работы конечного пользователя. Все записи о поступивших документах отображаются в стандартном для электронной почты виде.

На клиентских местах устанавливается интерфейсная часть, работающая либо как отдельное приложение, либо в среде почтового клиента. Карточки документов и иная информация хранится в базе данных, управляемой Microsoft SQL Server. Основная логика реализована на сервере Microsoft Transaction Server (MTS), входящем в состав Windows Server. Подобный подход теоретически упрощает установку и администрирование системы, а также приводит к минимизации числа рабочих окон.

Система позиционируется как идеально подходящая для использования в организациях, где важным этапом работы с документами является его регистрация, согласование по заранее установленным регламентам, отслеживание статистики хода документооборота в разных разрезах. Как утверждается система учитывает специфику правил делопроизводства (разделение документации на типы и обработка в зависимости от типа документа), а также иерархическую структуру управления организацией.

Система позволяет решать следующие типовые проблемы:

• регистрация документа;

• контроль ознакомления с документами.

• контроль исполнения заданий, назначаемых по документам;

• сбор статистики о ходе документооборота в организации;

• поиск по параметрам регистрационным карточки документа;

• контекстный поиск по содержанию документа, созданного в приложениях MS Office (при помощи встроенных инструментов используемых систем коллективной работы);

• поиск как по текущим документам, так и (по тем же параметрам) по архивным;

• выполнение с документом работ (пересылка сотрудникам на исполнение, контроль хода исполнения документа, согласование с руководством или же с параллельными подразделениями);

• оперативное оповещение сотрудников разных подразделений и поставленных задачах;

• потоковое сканирование;

Расширенная версия системы «ДокМенеджер+BPMS» решает задачу по управлению бизнес-процессами на предприятии. Эта редакция обладает графическими средствами для визуального описания бизнес-процессов и настройки пользовательских форм.

В рамках подписанного договора о сотрудничестве с российскими компаниями ООО «Новый Адам», «СофтИнтегро» и ЗАО «Цифровая подпись» предлагается возможность интеграции в документооборот электронной цифровой подписи (ЭЦП), юридически значимой на территории РФ. Решение позволяет использовать современные технологии инфраструктуры открытых ключей для подписывания текста задания, назначаемого по документу (резолюции руководителя), отчетов об исполнении задания, пересылаемый исполнителем контролеру, замечаний, внесенные в процессе согласования/визирования организационно-распорядительных документов и пр.

Протокол обследования по направлениям

Название	Выявленные свойства или отсутствие важных свойств
Регистрационные формы делопроизводства	+наличие для входящих, исходящих, создаваемых -? присоединение нескольких документов к РКК + выбор маршрутизации для входящих - обязательные приложения + гриф секретности + базовые реквизиты входящих + средства проектирования РКК в версии «ДокМенеджер+BPMS»
Стандартные контуры делопроизводства и документооборота	+ входящие-исходящие - все остальные
Гибкость нумерации документов	- номера имеют числовой формат -? гибкость задания нумерации
Поддержка словарей и справочников (классификаторы)	+ номенклатура дел + справочники пользователей + справочники контрагентов -? наличие остальных базовых справочников не выявлено + использование справочников из РКК + настройка справочника пользователей в соответствии с оргструкторой
Гибкость ведения журналов документов	+- только журналы регистрации корреспонденции -? другие возможности
Качество поддержки регистрации основных типов делопроизводственных документов	+- регистрация входящих-исходящих - использование шаблонов создаваемых документов + наложение резолюции на входящие, направление подчиненным в работу + регистрация и маршрутизация создаваемых
Особенности процессов регистрации протоколов заседаний	- отсутствует
Возможности ведения «дел» и архивов	+ возможность ведения дел + привязка документов к делам + выбор по номенклатуре дел - стандартные номенклатуры для отраслей - поддержка бумажных дел - все особенности ведения дел
Средства для нахождения информации по реквизитам	+ имеется поиск по реквизитам + имеется полнотекстовый поиск - поддержка картотек -? иерархический рубрикатор
Организация хранилища	+- для хранения документов используются возможности Microsoft Sharepoint Portal Services и Novell GroupWise, которые для этого в общем-то мало пригодны - отдельного хранилища не используется, опора на возможности SharePoint +- атрибуты и реквизиты документов хранятся в отдельной базе SQL Server, что тоже в сумме с первым не здорово
Управление документами и связями	+ электронные документы +- поддержка работы с бумажными документами - управление связями произвольных документов - основные функции хранилища не развиты и перекладываются на слой, не имеющий развитых средств управления хранением + управление связями входящих/исходящих - двуязычность документов - не найдено упоминаний о работе с составными документами - отслеживание версий редактируемых документов - отслеживание связей представлений документов в разных форматах + любые форматы документов - управление ссылками на документы вне системы - разрешение конфликтов редактирования версий + удаление их по истечении срока хранения
Поисковые возможности хранилища	+ поиск по реквизитам +- полнотекстовый поиск по темам Office-документов средствами системы groupware
Внесение в систему готовых документов, создание документов на базе шаблонов	+ ручное внесение электронных + экспорт документов очевиден (они в файловой систем) - создание по шаблонам не поддерживается
Сканирование	+ ручное сканирование + сканирование с одновременным заполнением РКК ы+ потоковое сканирование с выделением массива номеров РКК документов («бронирования») для последующего заполнения РКК
Полнота использования возможностей E-mail	+ очень высокая; вся работа -- через почтовый клиент + (ДокМенеджер+BPMS)Выполнение бизнес-процессов для пользователей выглядит как пересылка по корпоративной почте писем, открыв которое исполнитель сразу получит доступ к диалогу выполнения необходимого задания + папки документов доступны как папки Outlook
Взаимодействие по факсу	- не применяется
Сценарии и особенности выдачи поручений	+ выдача поручений по исполнению документа + назначение контролера задания + исполнитель может отказаться от выполнения поручения + исполнение может быть делегировано на следующий уровень подчинения (число уровней делегирования не ограничено) + возможность коллективной адресации документов в рамках рабочих групп (документ становится доступен всем ее членам), выбор исполнителя вне системы +- принципиальная возможность ограничения назначений заданий для каждого пользователя (но только через редактор форм пользователя) - назначение списка исполнителей - автоматический выбор главного исполнителя и соисполнителей + редактор форм + определение диалогов пользователя для выполнения задания
Уведомления, напоминания и контроль исполнения поручений	+ автоматическая фиксация статуса исполнения на базе информации об активности пользователя (статусы «Работы не начаты», т.е не открывал РКК задания, «В работе», «Исполнитель отправил отчет контролеру», «Контролер принял отчет исполнителя» «Контролер отклонил отчет исполнителя») + просмотр статуса исполнения выданного руководителем задания + возвращение отчета на доработку + использование E-mail для уведомления и контроля поручений - промежуточные контрольные точки исполнения поручения + ведение реестра об исполнении поручений - фиксация промежуточных работ по поручению + присоединение отчета о поручении - автоматическая подшивка в дело при снятии с контроля + возможность возвращения отчета об исполнении на доработку
Регистрация состояния документа	+ поддержка основных этапов жизненного цикла + ролевые субъекты работы с докментом - история работы с документом (вне процесса workflow) + фиксация передачи документа из подразделения в подразделение (при движении через workflow)
Простые маршруты (листы согласования)	+- использование схем согласования как производная от workflow-маршрутов, т.е. без определяемой пользователем маршрутизации + выбор для документа схемы согласования из справочника - отметки о согласовании +- замена участника согласования (через механизм групп пользователей) - генерация сопроводительного листа и пр.
Workflow-подобная обработка документа	+ сохраняется история движения документа + использование должностей в схемах workflow - графические средства построения workflow доступны только в версии ДокМенеджер+BPMS + поддержка простых элементов управления workflow - поддержка сложных элементов управления workflow-потоками +- поддержка BPML (полнота поддержки не ясна) позволяет использовать продукты третьих фирм для создания схем согласования + графический редактор процессов (как представляется очень несложный) + просмотр статуса прохождения документа по цепочке workflow + настройка ветвлений workflow в зависимости от реквизитов РКК (типа документа, контрагента и пр.) + (ДокМенеджер+BPMS) определение исполнителей для выполнения заданий на каждом этапе бизнес-процесса + (ДокМенеджер+BPMS) Исполнители могут назначаться через роль + (ДокМенеджер+BPMS) Исполнители могут назначаться через подразделение/рабочую группу + (ДокМенеджер+BPMS) Исполнители могут назначаться через отношение к предыдущему исполнителю + (ДокМенеджер+BPMS) Редактор бизнес-процессов системы позволяет автоматизировать контроль за ходом бизнес-процесса путем определения точек контроля и «встраивания» их в бизнес-процесс; + В соответствии с заданными параметрами в системе могут быть задействованы альтернативные маршруты. Они будут реализовываться, например, по истечению определенного времени, либо при ошибочных действиях пользователей. + возможность автоматические оповещения для контроля за бизнес-процессом + возможность просмотра всех происходящих на настоящий момент бизнес-процессов, назначенных заданий, задействованных исполнителей + возможность привязки процессам к некоторым системным событиям -? проектирование создание маршрутов пользователем, а не администратором
Использование механизма ролей и специализированных АРМ	+ роли активно используются на разных уровнях + Встроенный редактор форм позволяет настроить пользовательский интерфейс для каждого пользователя в соответствие с выполняемыми действиями + (ДокМенеджер+BPMS) редактирование диалогов пользователя для выполнения задания -- определения необходимых полей, ограничения назначений, справочники и автоматически заполняемые поля, специфические для данного задания, назначение необходимых действий по системным событиям (нажатиям кнопок). Существует пополняемая библиотека действий.
Полнота использования сведений о штатной оргструктуре в системе	+ штатная оргструктура активно используется в системе
Возможности протоколирования и генерации отчетов	+ основные действия пользователя протоколируются + учитываются реальное время исполнения задания, общее время нахождения документа на определенном этапе, общее время, затраченное на исполнение всего бизнес-процесса и другие параметры +имеется встроенный отчет «контроля ознакомления исполнителей» (в нем указывается, когда и какому пользователю был направлен тот или иной документ); + возможность изучения статистики документооборота +- теоретическая возможность программировать свои отчеты за счет открытости (документированности) базы данных статистики + открытость базы позволяет подключать внешние средства генерации отчетов типа CrystalReports +- стандартные отчеты журналы регистрации корреспонденции, сводки учета объема документооборота за период, сведения об исполнении документов, поставленных на контроль и др.
Проектные площадки	+- средствами SharePoint Services - не найдена привязка к систем ДО (вызов схем координации, привязка к управлению документов, привязка к правам доступа к площадке и т.п.)
Функции ECM	- отсутствуют
Безопасность	+ для пользователя определяются права на выполнение типовых операций (регистрация, просмотр документов, редактирование документов) + разграничение прав доступа на базе понятия уровня секретности + разграничение прав доступа на базе доступа к определенным разделам + разграничение на базе понятия доступа пользователя к документам тех или инфх подразделений - разграничение доступа к отдельным документам + кадровый справочник интегрируется с ActiveDirectory + применение ЭЦП X509 при помощи продукта «ИнегаТМ» фирмы «Цифровая подпись», сертифицированной ФАПСИ + применение ЭЦП на базе PKI-инфраструктуры Microsoft и Novell +- сервер сертификатов третьей стороны, компания «Новый Адам» + применение средств, сертифицированных в РФ на производство ЭЦП + подписывание не только документа, но и поручений исполнителю и контролеру - использование смаркт-карт и токенов - делегирование полномочий в ходе процесса работы + сокрытие неразрешенных пользователю документов (средствами системы groupware) -? грануляция доступа к отдельным документам
Рабочие места (клиентские компоненты) системы	+ работа через почтовый клиент + отдельный клиент - работа через браузер (в данной конфигурации почти ненужная функция) +- выбор языка системы для пользователя через среду разработки «ДокМенеджер+BPMS» (для каждого пользователя можно создать свой набор рабочих форм) +- поддержка специализированных АРМ (возможно, но нет готовых -- нужна разработка через инструмент разработки) - интеграция с офисными программами через ODMA и подобные вещи
Интеграция холдинга, репликация данных	+- ни о каких специальных средств репликации данных и справочников в материалах по системе упоминаний нет, в части данных -- опора на папки Exchange. Есть статьи в прессе, где говорится о средствах ДокМенеджер, с помощью которых можно отслеживать документы, направляемые в удаленные подразделения, и передавать только нужную информацию о них (регистрационные параметры, историю исполнения, протокол действий пользователей с документом и др.). Как утверждается, вся дополнительная информация по реплицируемым документам также передается и синхронизируется с главным предприятием. Эти средства базируются на технологиях репликации Microsoft SQL Server. +- возможна репликация кадровой информации (кадрового справочника) средствами Active Directory или Novell eDirectory, в которых он хранится. При этом сохраняется возможность ведения независимых кадровых справочников в разных филиалах. - работа мобильных пользователей в систему не вписывается (она по большей части онлайновая)
Архитектура, технологическая основа и ее ограничения	* Применяется трехзвенная архитектура. (СУБД+система groupware)-Microsoft Transaction Server-почтовый клиент все настройки, метаданные, атрибуты документов хранятся в реляционной СУБД Microsoft SQL Server 2000 - документы хранятся в папках файловой системы, где в идеале им не место - атрибуты документов и поручения доступны через папки Exchange + интегрированность с Microsoft Exchange 2000 Server и SharePoint Portal Services платформа исполнения: Microsoft Windows 2003 Enterprise Server, Microsoft Windows 2000 Server - опора на потенциально ненадежную технологию MTS/COM+ Для работы системы необходимо наличие в сети: Системы коллективной работы Novell GroupWise или MS Exchange или MS Sharepoint Portal Services; Справочной службы Novell eDirectory или Microsoft Active Directory. Сервер базы данных SQL Server Microsoft Transaction Service (входит в MS Windows 2000). Требования к техническим средствам сервера, где хранится база данных: Windows 2000 Server + MS SQL Server 7.0 или Oracle 8.0
Открытость системы и средства интеграции	- интеграция с R/3 + наличие API + наличие инструмента разработки + открытая структура таблиц базы данных системы - поддержка Web-сервисов - поддержка XML - доступность исходных кодов
Лицензионная политика	стандартная редакция -- $69 на одно рабочее место, редакция BPMS стоит дороже
Свойства поставщика	компания из сферы сетевой интеграции, пытающаяся диверсифицировать бизнес в область производства ПО документооборота
Производительность и надежность	опора на MTS позволяет задуматься о надежности системы, хотя использование транзакционного механизма гарантирует сохранность базы документов и картотеку от сбоев
Оценки сложности внедрения	+ настройка под клиента возможна -отсутствие опыта внерений и готовых контуров говорит о том, что внедрение будет непростым +- демонстрационная версия по заказу

Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)

Основное направление деятельности компании -- предоставление услуг создания и поддержания сетевой инфраструктуры компании-заказчика, включая консалтинг и пуско-наладочные работы. Разработка и внедрение систем ДО финансово менее значимое для нее направление, оно существует с 1997 г. и последние два года компания довольно активна в рекламе своего продукта.

Большая часть проектов, выполненных компанией связана с модернизации сетевой инфраструктуры, разработке корпоративных сайтов. Среди заказчиков по этим двум направлениям ОАО «ГМК «Норильский Никель», «Ланит», «Motorola», «Samsung», «Мострансавто», «ЮНИ», «Унилан», «Сибирско-Уральская Алюминиевая компания», Банк «Общий», Банк «Солидарность», «Комптек».

Фирма существует с 1993 и основана выпускниками и преподавательским составом МИФИ.

Анализ референтных внедрений

О внедрениях системы довольно мало информации, вероятно, ввиду того, что самих внедрений почти нет. Открыто сообщено только о двух.

Первый осуществлен в 2003 г. вместе с сарапульской фирмой «Кварц» и включал установку системы у одного из заказчиков «Кварца». Было сообщено только о начале пилотного проекта по внедрению всего на десять рабочих мест. В дальнейшем это число предполагалось увеличить, но было ли это сделано не ясно.

В январе 2005 «СофтИнтегро» заключила договор с ОАО «КАМАЗ» на внедрение там «ДокМенеджер». На первом этапе внедрения будет осуществлена автоматизация канцелярий головного и афилированных предприятий ОАО «КАМАЗ»; обеспечена аппаратная поддержка процесса согласования и контроля исполнения организационно-распорядительных документов. В целом проект по внедрению системы «ДокМенеджер» подразумевает автоматизацию работы с документами для 2000 пользователей, что предположительно требует высокую производительность системы. Для этого «КАМАЗ», как было объявлено, закупил через «СофтИнтегро» трех серверов Hewlett-Packard на базе платформы Intel Xeon.

Последние два года компания активно популяризировала свою систему на Украине в рамках выдвинутой ею программы «Электронный документооборот для ВУЗов», однако о конкретных внедрениях в ВУЗах заявлено не было.

Скудость проектной базы указывает на то, что система не прошла обкату практикой, особенно на больших предприятиях.

Выводы о применимости

Информация по продукту довольно однобокая. Производитель подчеркивает его позитивные стороны, но не приводит в открытом доступе документы, по котором можно было бы сделать выводы об отсутствующих возможностях. Хотя вендор предлагает специальную программу в рамках которой можно получить на время демо-версию продукта.

В архитектуре системы есть интересные решения. Ее состав свидетельствует о хорошем понимании разработчиками требований к удобству работы, маршрутизацией документов и безопасности. Однако, отсутствие стандартных процессов и наборов форм для типовых контуров документоорота большой минус. Кроме того, часть требований делопроизводства в ней никак не отражены.

Есть сомнения в возможности надежной реализации выбранного технологического решения. Необходимо состыковать четыре продукта Microsoft Outlook (на клиентском уровне), Microsoft Exchange и SQL Server на базовом, Transaction Server на промежуточном. Использование Transaction Server означает опору на не очень надежную модель COM+.

Совершенно ясно, что внедрения продукта -- единичные. Кроме того, понятно, что нет наработанных библиотек отраслевых шаблонных деловых процессов. Например, нет готовых средств подготовки решений правления и поддержки работы заседаний и комиссий.

Вендор указывает на следующие предпочтительные сфера применения продукта: банковская деятельность, страхование, производство и продажи промышленного оборудования, сервис, услуги, консалтинг (бытовые, юридические, бух.учет, аудит и т. п.), хотя единственное потенциально крупное внедрение началось на промышленном предприятии.

Что касается размеров целевых компаний, то в разных местах вендор утверждает противоположные вещи. В одних, что -- это средние организации (что похоже на правду), в других -- что система предназначена для больших корпораций, в которых число пользователей исчисляется тысячами и десятками тысяч.

Анализ системы говорит, что она скорее подходит для средних компаний, не имеющих широкой филиальной структуры. В официальных описаниях системы отсутствуют упоминания о механизмах репликации данных. Это значит, что филиалы могут работать только с документами, размещенными на центральной площадке, что потребовало бы скоростных линий связи с ними. Другой вариант -- должна осуществляться пересылка полных текстов документов, присоединенных к поручению, в виде почтовых вложений. Такой подход также не эффективен.

Кроме того, система не имеет сколько-нибудь развитых функций хранения документов, отсылая по этому направлению к продуктам SharePoint Portal Services и Groupwise. Фактически это означает, что документы располагаются в обычной файловой системе.

Высказанные соображения позволяют заключить, что масштабируемость системы возможна только в пределах одной территориальной площадки.

Также вызывает сомнения возможность обеспечить высокую безопасность документов в системе.