(С)Олег Фоминов, Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа DocuShare 4.0 фирмы Xerox
Xerox DocuShare – это программная система для обеспечения совместной работы групп пользователей над документами и публикации их в Интернет или корпоративной сети.
Изначально DocuShare создавалась как средство групповой работы (более 1000 одновременно работающих пользователей на сервер) для проектировщиков, рабочих групп и функциональных подразделений, имеющих выход в интранет и испытывающих необходимость в совместном использовании документов различного формата в разных режимах, на разных рабочих местах с разными операционными платформами. В настоящее время позиционирование системы несколько изменилось – в частности, DocuShare также предлагается как средство организации интранет с максимально быстрым возвратом начальных инвестиций, а также как система управления текущей и архивной информацией в сети интранет.
DocuShare позволяет рабочим группам обмениваться документами любого формата (редактируемые файлы, текстовые, графические, звуковые, цифровое видео и т. д. Документы, отсканированные на устройствах Xerox Document Centre и сохраненные при помощи ПО PaperPort, записываются в виде многостраничных TIFF изображений или в любом другом формате, поддерживаемом программой PaperPort.
В системе исторически принято придерживаться достаточно лояльного отношения к безопасности – в частности, принято самостоятельно управлять правами доступа к своим данным, при этом имеется механизм разграничения полномочий, применяемый как для отдельных файлов и документов, так и для папок и баз данных. Пользователи могут присваивать различные права доступа на чтение и запись для рабочих групп и отдельных сотрудников, при этом пользователи могут видеть только те файлы, к которым они имеют доступ. Хотя подобный метод обмена информацией сокращает загруженность и обязанности централизованной системы администрирования, он подходит далеко не для всех типов информационного обмена.
DocuShare способна управлять совместным доступом к документам, блокируя одновременное внесение изменений несколькими пользователями.
DocuShare поддерживает различные редакции документов всех типов, включая отсканированные изображения. Она может производить поиск в различных редакциях документов, поддерживая полный архив редакций документа или внесенных изменений.
Документы в DocuShare хранятся в файловой системе, а РКК помещаются в базу данных DocuShare BSD, являющейся собственной разработкой Xerox и хранящей данные в закрытом формате. Имеются версии DocuShare, где РКК хранятся в базе данных , однако это не дает почти никаких преимуществ с точки зрения открытости решения – репозитарий в СУБД при этом блокируется и доступ к нему со стороны любых других прикладных программ запрещается.
Многоязычность не поддерживается, хотя допускается совместное хранение данных на нескольких языках. Учета морфологических особенностей русского языка при поиске нет. Имеется выбор языка интерфейса, при этом также происходит переключение языка системных сообщений и подсистемы помощи/подсказки. Если ранее DocuShare являлась лишь средством обеспечения совместной работы над документами, с выходом версии DocuShare превращается в систему ECM, основном благодаря появлению средств маршрутизации сообщений и подсистеме Record Manager, базирующейся на технологиях IBM DB2 Records Manager.
В новой версии обеспечены следующие новые функции управления документами:
Стандартным способом взаимодействия с DocuShare является работа через Интернет/интранет сервер на следующих платформах (для DocuShare 4.0):
Поддерживаются следующие типы Web-серверов:
Возможно использование служб каталогов на базе
Кроме Интернет-клиента, имеется и «толстый клиент» Windows Client, интегрирующийся в «Навигатор» Windows и позволяющий представить хранилище DocuShare в качестве локальных дисков компьютера. Также поддерживается протокол ODMA, что позволяет для публикации и доступа к документам DocuShare использовать непосредственно ODMA-совместимые приложения, в частности, MS Office. Для их работы требуется Microsoft Windows 2000 Professional SP4 или Microsoft Windows XP Professional SP2, а также Microsoft Office 2000 SP2, Microsoft Office XP SP3 или Microsoft Office 2003 SP1.
Возможно использование протокола WebDAV для прямого доступа к файлам на сервере с компьютера пользователя (необходимы клиентские компьюетры с Microsoft Windows 2000, XP, 2003 или Apple Mac OS X).
С помощью дополнительных программных средств возможно использование интернет-факсов и Xerox WorkCentre в качестве терминальных устройств DocuShare (без PC).
Предлагаются различные редакции DocuShare, отличающиеся по цене, количеству подключаемых пользователей и возможностям.
Имеется демо-версия DocuShare с ограничением на объем базы.
Подробный анализ не проводился вследствие наличия у системы нескольких существенных недостатков.
Найти случаи полноценного внедрения в России достаточно крупных решений на базе DocuShare не удалось. Анализ западных проектов на базе DocuShare показывает, что все крупные заказчики Xerox рассматривают DocuShare как не более чем способ быстро и удобно оцифровать большие объемы накопленной «бумажной» документации и затем хранить ее в достаточно удобном электронном хранилище. При этом подавляющее большинство таких решений использует еще прежнюю версию ПО, DocuShare 3.x, в котором функции системы документооборота отграничивались лишь зачатками, а подсистемы управления циклом жизни документов вообще не было.
Xerox Corp. является одной из крупнейших компаний в области информационных технологий в мире, занимающейся целым рядом различных направлений деятельности.
Одним из важнейших является направление принтеров, сканеров и устройств копирования документов. Среди сканеров компании преобладают устройства, предназначенные для ввода больших объемов документальной информации. Большая часть производимого ПО компании имеет служебный характер и призвана скорее повысить привлекательность производимой Xerox аппаратуры.
В России имеется головное московское представительство компании Xerox, а также несколько региональных офисов и целая сеть дилеров, дистрибуторов и сервисных центров. Однако практически вся деятельность Xerox в СНГ ограничена продажей и обслуживание аппаратуры, направление продажи и поддержки ПО компании практически не функционирует (так, на российском сайте отсутствует информация о DocuShare 4.0, вышедшем в сентябре 2004 г.). Отсутствуют на территории СНГ и независимые компании, предлагающие решения на базе DocuShare.
Система DocuShare 4.0 компании Xerox имеет ряд свойств, ограничивающих ее применимость:
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа DocuShare 4.0 фирмы Xerox
Архитектура системы и ее общее описание
Xerox DocuShare – это программная система для обеспечения совместной работы групп пользователей над документами и публикации их в Интернет или корпоративной сети.
Изначально DocuShare создавалась как средство групповой работы (более 1000 одновременно работающих пользователей на сервер) для проектировщиков, рабочих групп и функциональных подразделений, имеющих выход в интранет и испытывающих необходимость в совместном использовании документов различного формата в разных режимах, на разных рабочих местах с разными операционными платформами. В настоящее время позиционирование системы несколько изменилось – в частности, DocuShare также предлагается как средство организации интранет с максимально быстрым возвратом начальных инвестиций, а также как система управления текущей и архивной информацией в сети интранет.
DocuShare позволяет рабочим группам обмениваться документами любого формата (редактируемые файлы, текстовые, графические, звуковые, цифровое видео и т. д. Документы, отсканированные на устройствах Xerox Document Centre и сохраненные при помощи ПО PaperPort, записываются в виде многостраничных TIFF изображений или в любом другом формате, поддерживаемом программой PaperPort.
В системе исторически принято придерживаться достаточно лояльного отношения к безопасности – в частности, принято самостоятельно управлять правами доступа к своим данным, при этом имеется механизм разграничения полномочий, применяемый как для отдельных файлов и документов, так и для папок и баз данных. Пользователи могут присваивать различные права доступа на чтение и запись для рабочих групп и отдельных сотрудников, при этом пользователи могут видеть только те файлы, к которым они имеют доступ. Хотя подобный метод обмена информацией сокращает загруженность и обязанности централизованной системы администрирования, он подходит далеко не для всех типов информационного обмена.
DocuShare способна управлять совместным доступом к документам, блокируя одновременное внесение изменений несколькими пользователями.
DocuShare поддерживает различные редакции документов всех типов, включая отсканированные изображения. Она может производить поиск в различных редакциях документов, поддерживая полный архив редакций документа или внесенных изменений.
Документы в DocuShare хранятся в файловой системе, а РКК помещаются в базу данных DocuShare BSD, являющейся собственной разработкой Xerox и хранящей данные в закрытом формате. Имеются версии DocuShare, где РКК хранятся в базе данных , однако это не дает почти никаких преимуществ с точки зрения открытости решения – репозитарий в СУБД при этом блокируется и доступ к нему со стороны любых других прикладных программ запрещается.
Многоязычность не поддерживается, хотя допускается совместное хранение данных на нескольких языках. Учета морфологических особенностей русского языка при поиске нет. Имеется выбор языка интерфейса, при этом также происходит переключение языка системных сообщений и подсистемы помощи/подсказки. Если ранее DocuShare являлась лишь средством обеспечения совместной работы над документами, с выходом версии DocuShare превращается в систему ECM, основном благодаря появлению средств маршрутизации сообщений и подсистеме Record Manager, базирующейся на технологиях IBM DB2 Records Manager.
В новой версии обеспечены следующие новые функции управления документами:
- развитая система workflow (в том числе маршрутизация сообщений), в том числе последовательная и параллельная маршрутизация с циклами и подмаршрутами, с возможностью задания временных и внешних событий, изменяющих процесс исполнения workflow, ролями пользователей и динамическим редактированием маршрутов;
- графическое средства разработки workflow с возможностью экспорта/импорта бизнес-процессов в виде XML;
- роли пользователей в системе разграничения доступа;
- объединение документов в классы по особенностям их организации или хранения;
- возможность указания времени устаревания документа;
- архивирование утративших актуальность документов;
- интеграция с факс-приложениями (Kofax);
- интеграции с постовыми клиентами (Microsoft Outlook 2000, Outlook XP, Outlook 2003 c DocuShare PaperPort Link или ScanSoft PaperPort Deluxe 8 and Pro 9 Office), позволяющие отправлять почтовые сообщения непосредственно в DocuShare, сохранять переписку в DocuShare, а также получать доступ к почтовым сообщениям посредством функций поиска и доступа к документам DocuShare;
- некоторые средства класса Collaboration, позволяющие вести дискуссии по конкретном документу или заданной теме, а также групповые дискуссии;
- поддержка локальных или распределенных проектных площадок;
- улучшились средства разграничения доступа, архивирования данных и обеспечения восстановления в случае сбоя.
Стандартным способом взаимодействия с DocuShare является работа через Интернет/интранет сервер на следующих платформах (для DocuShare 4.0):
- Windows 2000 Server SP4, Windows 2003 Server SP1 или Windows Small Business Server 2003
- Red Hat Linux Enterprise AS или ES version 3, SUSE Linux Standard Server или SUSE Enterprise Server version 8.
Поддерживаются следующие типы Web-серверов:
- IIS 5 для Windows 2000 Server, IIS 6 для Windows 2003 Server или Windows Small Business Server 2003
- SunONE/Sun Java System Web Server 6.1 для Windows 2000 Server, Solaris 8 и 9, Linux 2.1 и 3, SUSE Linux Server v.8
- Apache Web Server 1.3.31 для Solaris 8 и 9, Red Hat Linux Enterprise Server 2.1 и 3, SUSE Linux Server v.8
- Apache Web Server 2.0.50 для Windows 2000 Server
- Поддерживается следующие базы данных:
- MS DE 2000 SP3, SQL Server 2000 SP3
- Oracle 8, 9i or 10g
- PostgreSQL 7.4.3
Возможно использование служб каталогов на базе
- SunONE/Sun Java Directory Server 5.2 и 5.1 SP1
- Microsoft Active Directory для Windows 2000 Server SP3 и 2003 Server.
Кроме Интернет-клиента, имеется и «толстый клиент» Windows Client, интегрирующийся в «Навигатор» Windows и позволяющий представить хранилище DocuShare в качестве локальных дисков компьютера. Также поддерживается протокол ODMA, что позволяет для публикации и доступа к документам DocuShare использовать непосредственно ODMA-совместимые приложения, в частности, MS Office. Для их работы требуется Microsoft Windows 2000 Professional SP4 или Microsoft Windows XP Professional SP2, а также Microsoft Office 2000 SP2, Microsoft Office XP SP3 или Microsoft Office 2003 SP1.
Возможно использование протокола WebDAV для прямого доступа к файлам на сервере с компьютера пользователя (необходимы клиентские компьюетры с Microsoft Windows 2000, XP, 2003 или Apple Mac OS X).
С помощью дополнительных программных средств возможно использование интернет-факсов и Xerox WorkCentre в качестве терминальных устройств DocuShare (без PC).
Предлагаются различные редакции DocuShare, отличающиеся по цене, количеству подключаемых пользователей и возможностям.
Имеется демо-версия DocuShare с ограничением на объем базы.
Протокол обследования
Подробный анализ не проводился вследствие наличия у системы нескольких существенных недостатков.
Анализ референтных внедрений
Найти случаи полноценного внедрения в России достаточно крупных решений на базе DocuShare не удалось. Анализ западных проектов на базе DocuShare показывает, что все крупные заказчики Xerox рассматривают DocuShare как не более чем способ быстро и удобно оцифровать большие объемы накопленной «бумажной» документации и затем хранить ее в достаточно удобном электронном хранилище. При этом подавляющее большинство таких решений использует еще прежнюю версию ПО, DocuShare 3.x, в котором функции системы документооборота отграничивались лишь зачатками, а подсистемы управления циклом жизни документов вообще не было.
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
Xerox Corp. является одной из крупнейших компаний в области информационных технологий в мире, занимающейся целым рядом различных направлений деятельности.
Одним из важнейших является направление принтеров, сканеров и устройств копирования документов. Среди сканеров компании преобладают устройства, предназначенные для ввода больших объемов документальной информации. Большая часть производимого ПО компании имеет служебный характер и призвана скорее повысить привлекательность производимой Xerox аппаратуры.
В России имеется головное московское представительство компании Xerox, а также несколько региональных офисов и целая сеть дилеров, дистрибуторов и сервисных центров. Однако практически вся деятельность Xerox в СНГ ограничена продажей и обслуживание аппаратуры, направление продажи и поддержки ПО компании практически не функционирует (так, на российском сайте отсутствует информация о DocuShare 4.0, вышедшем в сентябре 2004 г.). Отсутствуют на территории СНГ и независимые компании, предлагающие решения на базе DocuShare.
Выводы
Система DocuShare 4.0 компании Xerox имеет ряд свойств, ограничивающих ее применимость:
- отсутствие на территории России организации, способной разработать решение на базе DocuShare, а также обеспечить его установку и сопровождение;
- отсутствие проектов реализации систем документооборота или ECM на базе DocuShare 4.0 в России;
- отсутствие поддержки российской специфики документооборота;
- использование западных стандартов работы с документами.
