(С)Олег Фоминов, ред. Владислав Боркус
Дата актуальности: май 2005
!Данный материал защищён авторским правом и любое его копирование не допускается.
Протокол экспресс-анализа cистемы “ДЕЛО-Предприятие” фирмы «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)
|
Общие сведения
Согласно утверждению производителя семейство продуктов “ДЕЛО-Предприятие” позволяет создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами, что в целом соответсвует действительности лишь во второй половине утверждения.
В стандартном “коробочном” варианте система позволяет:
- автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;
- реализовать электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов;
- осуществлять контроль за движением и исполнением документов;
- масштабировать систему от установки на одном компьютере,в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством;
- поддерживать централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства.
- “Коробочный” вариант предусматривает: поставку программного обеспечения системы, поставку комплекта документации, техническую поддержку, обследование и настройку системы, внедрение, обучение персонала.
Заказной вариант поставки дополнительно предусматривает проведение обследования объекта автоматизации, разработку спецификации (технического задания) на заказную версию, создание заказной версии, внедрение разработанной системы.
Семейство продуктов «ДЕЛО» поставляется в трех основных вариантах – «ДЕЛО-Предприятие», «ДЕЛО-Секретарь» и «ДЕЛО-Старт». Варианты «ДЕЛО-Секретарь» и «ДЕЛО-Старт» для хранения документов используют базу данных на основе MSDE (Microsoft Data Engine) и имеют существенные ограничения по функциональности, и по сути являются отдельными продуктами, с ограниченной совместимостью с «ДЕЛО-Предприятие». «ДЕЛО-Предприятие» базируется на СУБД Microsoft SQL или Oracle.
Базовым требованиям рассматриваемого проекта удовлетворяет лишь вариант «ДЕЛО-Предприятие».
Ее функции включают:
- Распределенная обработка документов в локальной сети;
- Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
- Ведение нескольких картотек документов;
- Работа с проектами документов;
- Интеграция с подсистемой «АРХИВНОЕ ДЕЛО»;
- Возможность взаимодействия с криптосервером;
- Регистрация документов;
- Ввод резолюций к документам;
- Распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и др.;
- Контроль исполнения документов;
- Многокритериальный поиск документов;
- Формирование стандартных отчетов;
- Обмен документами по электронной почте;
- Списание документов в дело;
- Отслеживание перемещений бумажных оригиналов икопий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
- Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
- Редактирование шаблонов выходных печатных форм;
- Ведение реестров внешней рассылки документов;
- Необходимо отметить, что архивное хранение документов реализуется в рамках отдельного продукта той же компании. Имеется возможность использования сертифицированных ФАПСИ криптографических средств «КриптоПро CSP» (компания «Крипто-Про»).
Очень серьезное внимание в системе уделено вводу «бумажных» документов, в том числе и с использованием экзотических типов портативных сканеров (C-Pen). Имеется развитая подсистема поточного ввода «бумажных» документов в систему (предусматривающей независимый ввод РК документов, их сканирование и распознавание), в том числе и полученных и получивших входящий регистрационный номер ранее. Также имеется развитая подсистема рассылки «бумажных» версий документов с контролем их прохождения.
Для взаимодействия между несколькими площадками «ДЕЛО-Предприятие» предполагается использовать электронную почту.
Основные возможности системы по направлениям
| Выявленные свойства или отсутствие важных свойств | |
Стандартные контуры делопроизводства и документооборота | + входящие-исходящие + информирование (списки рассылки с уведомлением о получении) + согласование и утверждение + справка-напоминание - все остальные |
Регистрационные формы делопроизводства | + наличие для входящих, исходящих, создаваемых + присоединение нескольких документов к РКК + выбор маршрутизации для входящих - обязательные приложения + разграничение доступа + грифы секретности + базовые реквизиты входящих + расширяемые реквизиты входящих + средства проектирования РКК |
Гибкость нумерации документов | + номера имеют сложный формат -? гибкость задания нумерации |
Поддержка словарей и справочников (классификаторы) | + номенклатура дел + группы документов + подразделения + рубрикатор + грифы доступа + виды доставки + кабинеты + пользователи +контрагенты (граждане, организации) -? другие |
Гибкость ведения журналов документов | + журналы регистрации корреспонденции + журналы исполнения поручений + различная статистика -? другие возможности |
Качество поддержки регистрации основных типов делопроизводственных документов | +- регистрация входящих-исходящих + использование шаблонов создаваемых документов + наложение резолюции на входящие, направление подчиненным в работу + визирование документов + регистрация, маршрутизация, визирование и подписание вновь создаваемых проектов документа и регистрация каждого из документов проекта |
Особенности процессов регистрации протоколов заседаний | - отсутствует |
Возможности ведения «дел» и архивов | + возможность ведения дел + привязка документов к делам + выбор по номенклатуре дел - стандартные номенклатуры для отраслей + поддержка бумажных дел -? все особенности ведения дел +- для ведения архивов используется дополнительный продукт |
Управление документами и связями | +- для хранения документов используются возможности Microsoft SQL или Oracle Database + электронные документы + поддержка работы с бумажными документами +- управление связями некоторых документов + управление связями входящих/исходящих - двуязычность документов + возможна работа с составными документами - отслеживание версий редактируемых документов - отслеживание связей представлений документов в разных форматах + любые форматы документов +- управление ссылками на документы вне системы - разрешение конфликтов редактирования версий |
Поисковые возможности хранилища | + имеется поиск по реквизитам + имеется полнотекстовый поиск - поддержка картотек -? иерархический рубрикатор + поиск по реквизитам +- полнотекстовый поиск |
Оптимизация хранилища | + хранилище достаточно эффективно, имеются инсталляции с более чем 4 млн. активных документов и 500 одновременно работающими пользователями +- для ведения архивов дел используется отдельный продукт, при этом обеспечивается достаточно неплохая интеграция |
Функции ECM | -+ |
Сканирование | + ручное сканирование + сканирование с одновременным заполнением РКК + потоковое сканирование с выделением массива номеров РКК документов («бронирования») для последующего заполнения РКК + использование бар=кодов для сопоставления РКК и сканов документов |
Создание документов на базе шаблонов | + создание шаблонов + выбор шаблона для документа |
Внесение в систему готовых документов | + ручное внесение электронных + экспорт документов + интеграция с MS Office (импорт-экспорт) |
Полнота использования возможностей E-mail | - достаточно низкая – только как один из способов доставки документов |
Взаимодействие по факсу | - не применяется |
Сценарии и особенности выдачи поручений | + выдача поручений по исполнению документа + возможность коллективной адресации документов (групповой рассылки) |
Уведомления, напоминания и контроль исполнения поручений | + автоматическая фиксация статуса исполнения + просмотр статуса исполнения выданного руководителем задания - промежуточные контрольные точки исполнения поручения + ведение реестра об исполнении поручений, сбор и отображение статистики - фиксация промежуточных работ по поручению + генерация напоминаний о истечении срока исполнения + задание базовых сроков исполнения в зависимости от типа поручения |
Регистрация состояния документа | + поддержка основных этапов жизненного цикла + ролевые субъекты работы с документом + история работы с документом даже при передаче его «во внешний мир» |
Простые маршруты (листы согласования) | +- использование схем согласования без определяемой пользователем маршрутизации + выбор для документа схемы согласования - отметки о согласовании - замена участника согласования - генерация сопроводительного листа и пр. |
Workflow-подобная обработка документа | - крайне примитивна, то что в системе называется workflow по факту ей не является. + сохраняется история движения документа -+ использование должностей в схемах workflow (только через групповые рассылки) - графические средства построения workflow + поддержка простых элементов управления workflow - поддержка сложных элементов управления workflow-потоками - поддержка BPML -+ возможность автоматического оповещения для контроля над бизнес-процессом -+ возможность просмотра всех происходящих на настоящий момент бизнес-процессов, назначенных заданий, задействованных исполнителей |
Использование механизма ролей и специализированных АРМ | - роли практически не применяются |
Полнота использования сведений о штатной оргструктуре в системе | + штатная оргструктура активно достаточно используется в системе для описания прав доступа и при выдаче поручений |
Возможности протоколирования и генерации отчетов | + основные действия пользователя протоколируются + учитываются реальное время исполнения задания, общее время нахождения документа на определенном этапе, общее время, затраченное на исполнение всего бизнес-процесса и другие параметры +имеется встроенный отчет «контроля ознакомления исполнителей» (в нем указывается, когда и какому пользователю был направлен тот или иной документ); + возможность изучения статистики документооборота +- теоретическая возможность программировать свои отчеты за счет открытости (документированности) базы данных статистики +- открытость базы позволяет подключать внешние средства генерации отчетов +- стандартные отчеты журналы регистрации корреспонденции, сводки учета объема документооборота за период, сведения об исполнении документов, поставленных на контроль и др. |
Проектные площадки | - задача не уровня такой системы |
Безопасность | + для пользователя определяются права на выполнение типовых операций (регистрация, просмотр документов, редактирование документов) + разграничение прав доступа на базе понятия уровня секретности + разграничение прав доступа на базе доступа к определенным разделам («картотекам») +- разграничение на базе понятия доступа пользователя к документам тех или иных подразделений – только через разные «картотеки» - разграничение доступа к отдельным документам -? кадровый справочник интегрируется с ActiveDirectory + применение ЭЦП X509 при помощи продукта «КриптоПро CSP» компания «Крипто-Про», сертифицированной ФАПСИ + применение средств, сертифицированных в РФ на производство ЭЦП - использование смарт-карт и токенов -? делегирование полномочий в ходе процесса работы - грануляция доступа к отдельным документам |
Рабочие места (клиентские компоненты) системы | + работа через специальное клиентское ПО («кабинет пользователя») + отдельный клиент + работа через браузер - выбор языка системы для пользователя (только при заказе специальной версии) +- поддержка специализированных АРМ (возможно, но нет готовых -- нужна разработка через инструмент разработки) +- интеграция с офисными программами – достаточно хорошо интегрирован только с программами пакета MS Office |
Интеграция холдинга, репликация данных | - ни о каких специальных средств репликации данных и справочников в материалах по системе упоминаний нет. -+ теоритически возможна интеграция посредством репликации Microsoft SQL Server. +- работа мобильных пользователей в систему возможна только через Web-интерфейс |
Архитектура, технологическая основа и ее ограничения | * Применяется трехзвенная архитектура. СУБД + «ДЕЛО» + клиент или Web-браузер * место хранения документов нигде не упоминается * платформа исполнения: Microsoft Windows 2003 Enterprise Server, Microsoft Windows 2000 Server, по утверждения разработчика, существуют варианты для Novel NetWare и UNIX. Для работы системы необходимо наличие в сети сервера базы данных MS SQL Server 7.0 или 2000, Oracle 8.x или 9.x |
Открытость системы и средства интеграции | - интеграция с R/3 + наличие API + наличие инструмента разработки + открытая структура таблиц базы данных системы - поддержка Web-сервисов +- поддержка XML (новые версии ПО) - доступность исходных кодов |
Лицензионная политика | лицензии предоставляется пакетами, причем стоимость каждого следующего пакета меньще, чем предыдущего; при использовании СУБД MS SQL цена за первое рабочее место составляет 7000 руб, за сотое -- 5250 руб, далее вводятся специальные цены; при использовании СУБД Oracle цена за первое рабочее место составляет 11200 руб, за сотое -- 7000 руб, далее вводятся специальные цены; при разработке адаптированной системы цены могут оказаться заметно выше; ежегодная стоимость поддержки составляет 20% от общей стоимости системы; |
Свойства поставщика | компания ЭОС специализируется в области разработки ПО для автоматизации офисной деятельности, в частности, ПО документооборота |
Производительность и надежность | система строится по принципу строго централизованной системы, что может привести в серьезному падению производительности и доступности системы при создании распределенной сети филиалов; при работе локального офиса на базе «ДЕЛО» надежность и производительность обещают быть достаточными |
Оценки сложности внедрения | + настройка под клиента возможна + опыт внедрения в большом количестве организаций (около 600) с развертыванием заметного числа рабочих мест (около 70 тыс. суммарно) +- подавляющее большинство организаций – непрофильные, но имеется некоторый опыт внедрения в профильной организации («Татнефть»), однако число мест в ней невелико (около 2 тыс.) - демонстрационная версия с ограниченным сроком работы * по утверждению производителя, внедрения «коробочного» варианта системы возможно на несколько недель, цикл адаптации «заказного» варианта системы под спецификации заказчика займет 2-3 месяца |
Профиль производителя (профиль производителя, партнеры)
«Электронные офисные системы» (ЭОС) - российская компания, основанная в 1994 году командой выходцев из «Госплана», осуществляет разработку и сопровождение проектов в области документооборота и смежных с нем областях. Основной продукт – семейство программ для ведения документооборота в компаниях разного уровня «ДЕЛО».
Компания занимает очень заметную долю рынка отечественных систем автоматизации документооборота, но сейчас ее постепенно утрачивает.
Анализ референтных внедрений
Компания изначально ориентировалась на автоматизацию крупных учреждений, преимущественно органов государственной власти.
Сегодня в числе организаций, использующих различные версии «ДЕЛА», значатся: Совет Федерации, Государственная Дума, Конституционный Суд РФ, Счетная палата РФ, Центральном Банке России (около 10 тыс. рабочих мест), Минэкономразвития, Госатомнадзор, Судебный департамент ВС РФ, Госнаркононтроль, Федеральная служба по финансовому мониторингу, «Росавиакосмос», Минкультуры РФ, Главный радиочастотный центр, Администрация Республики Башкортостан, Администрация Московской области, Администрация Алтайского края, ФОМС, ГАС «Выборы», ГАС «Правосудие», «Татнефть» (2 тыс. раб. мест), «Мосэнерго», «Мосгортранс», «Мострансгаз».
Среди крупных профильных заказчиков достаточно крупным является лишь проект «Татнефть». Проект длится около 10 лет, и лишь недавно вошел в фазу полноценной работы. Реализованная схема – сеть филиалов, к каждом из которых установлено офис «ДЕЛО», состоящий их сервера и рабочих мест. Филиалы обмениваются между собой сообщениями электронной почты, при этом многие функции системы реализуются лишь внутри филиала.
Вплоть до настоящего времени многие проблемы документооборота в «Татнефте» остаются нерешенными – в первую очередь, сложности с синхронизацией данных между филиалами и создания единого домена документооборота, а также интеграции с приложениями других фирм (в частности, планируется интеграция системы документооборота на базе «ДЕЛО» с ERP-системами).
(Заметим, что по нашим данным, «Татнефть» переходит сейчас на Documentum)
Выводы о применимости
Система «ДЕЛО-Предприятие» представляет собой достаточно сложную и гибкую систему документооборота, обладающую, однако, целым рядом особенностей. «ДЕЛО-Предприятие» хорошо применима в организациях, имеющих следующие особенности:
- большой поток внешних входящих и исходящих документов;
- преобладание или хотя бы заметная часть «бумажных» документов;
- работа с большим числом внешних корреспондентов, в том числе являющихся физическими лицами;
- единственный узел обработки документов или несколько узлов, взаимодействие между которым ведется в соответствии с принципами взаимодействия независимых компаний;
- организации, где не требуется сложной маршрутизации, а достатояно прямого назначения исполнителя по поручению.
Все это превращает «ДЕЛО-Предприятие» в одну из естественных систем для органов гос. управления, особенно непосредственно работающих с населением, однако слабо подходит для крупного распределенного холдинга, требующих сложных схем движения документации (процессов) и связанной с ней активности, а также привлечения ролевых методов описания адресатов.
Вместе с тем, возможность адаптации «ДЕЛО-Предприятие» под нужды заказчика допускает использование этой системы и в рамках холдинга, но при этом стоимость доработок системы обещает возрасти до неконкурентных величин.
